Laporan Stok Barang Gudang: Fungsi, Cara Membuat & Contoh Praktis

Salah satu aspek vital yang sering kali menjadi tantangan bagi pelaku bisnis adalah pengelolaan stok barang. Memiliki stok yang berlebih dapat membebani keuangan perusahaan, sementara kekurangan stok dapat menyebabkan hilangnya peluang penjualan.

Oleh karena itu, pengelolaan stok yang tepat adalah kunci kesuksesan dalam bisnis ritel, manufaktur, dan sejumlah sektor lainnya. Salah satu cara untuk mengelola stok barang adalah dengan membuat laporan stok barang dengan rinci.

Dalam artikel ini, kita akan mendalami mengapa laporan stok barang menjadi instrumen yang sangat penting dan bagaimana cara efektif dalam menyusunnya agar operasional bisnis berjalan lancar. 

Apa itu laporan stok barang?

Laporan stok barang atau persediaan adalah laporan yang dibuat untuk mengetahui jumlah stok atau persediaan produk. Laporan stok barang biasanya dibuat secara harian dan berkala. 

Laporan stok barang gudang adalah pembukuan yang diperoleh dari kegiatan stock opname. Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang secara fisik di gudang dan memastikan jumlahnya sama dengan di catatan.

Laporan stok barang sangat penting pada perusahaan, karena berfungsi untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia serta menilai selisih kelebihan atau kekurangan dari persediaan barang di gudang.

Pembuatan laporan stok barang cenderung membutuhkan waktu lama jika dilakukan manual. Banyaknya barang gudang juga menjadi kendala perusahaan untuk menghitung secara akurat.

Guna memudahkan penghitungan dan melacak barang gudang dengan efisien, Anda dapat menggunakan sistem barcode pada aplikasi inventory untuk mempermudah pencatatan arus barang dan dapat diakses dengan lebih mudah.

Baca juga: Mengenal Sistem Inventory: 5 Jenis, Manfaat, dan Contohnya

Manfaat laporan stok persediaan barang

Setelah mengetahui apa itu laporan stok barang, berikut manfaat laporan stok barang untuk bisnis Anda:

1. Mengetahui arus kas

Kasih alesan yang jelas, misalnya karena di dalamnya ada keterangan banyaknya stok barang dari tahun ke tahun, kalo arus keluar masuk stoknya gede berarti usahanya makin berkembang 

Laporan stok barang memberikan gambaran tentang jumlah barang yang dibutuhkan oleh perusahaan dan memainkan peran penting dalam manajemen arus kas perusahaan dengan memberikan informasi yang diperlukan.

Laporan  ini juga memberikan informasi arus kas melalui jumlah  stok barang dari tahun ke tahun, sehingga pengusaha dapat melihat perkembangan usaha dari arus keluar masuk stok barang. Jika arus keluar masuk barangnya semakin besar, maka usaha Anda juga semakin besar. 

2. Mencocokkan kuantitas barang yang tersedia

Laporan stok barang yang dibuat akan menentukan kecocokan jumlah stok yang tersedia di gudang dengan pembukuan. Hal ini juga tentunya penting untuk mengetahui Minimum Order Quantity (MOQ). 

MOQ adalah jumlah minimum produk atau barang yang harus dipesan oleh pembeli dari pabrik atau supplier tertentu dalam satu pesanan. Biasanya, MOQ digunakan dalam konteks bisnis dan perdagangan, terutama ketika Anda bekerja dengan produsen atau distributor.

Dengan pemantauan yang baik, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi kekurangan stok maupun overstock sehingga dapat diambil tindakan cepat untuk mengatasi masalah tersebut. 

3. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

Dengan memanfaatkan informasi dari laporan stok barang, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan berbasis data. Hal ini membantu dalam mengurangi ketidakpastian, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. 

Misalnya, laporan stok barang membantu dalam mengidentifikasi barang yang rusak atau mendekati kedaluwarsa. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan untuk menghindari kerugian dan melindungi reputasi merek.

4. Meminimalisir kelalaian

Kelalaian dan human error tidak dapat dihindari dalam operasional perusahaan. Adanya laporan keluar masuk barang membantu perusahaan mengidentifikasi jumlah barang dengan baik sehingga terhindar dari kehilangan atau kerusakan yang lebih banyak. 

Tips membuat laporan stok barang yang tepat

Berikut tips mudah membuat laporan stok barang untuk bisnis Anda:

1. Kelompokkan barang sesuai jenis atau kategori

Apabila Anda memiliki usaha dengan barang yang bermacam jenisnya, maka sortir dan kelompokkanlah barang-barang tersebut berdasarkan jenisnya. Pengelompokkan bertujuan untuk mempermudah saat mencari produk di tengah banyaknya barang yang ada. 

Sebagai contoh, dalam industri makanan, kategori barang bisa mencakup daging, sayuran, buah-buahan, produk susu, dan lain sebagainya. Dalam setiap kategori, kuantitas, harga satuan, dan nilai stok dicatat. 

2. Kumpulkan nota penjualan atau pembelian perusahaan

Kumpulkan semua nota penjualan dan pembelian yang terkait dengan stok barang. Pastikan bahwa nota-nota ini mencakup informasi yang mencukupi, seperti tanggal transaksi, deskripsi barang, jumlah yang terjual atau dibeli, harga satuan, dan total nilai.

Dengan mencatat data ini dan menghitung stok awal, pembelian, penjualan, dan stok akhir, perusahaan dapat membuat laporan stok barang yang memberikan gambaran yang jelas tentang perubahan dalam stok selama periode yang telah dipantau.

Organisasikan data dari nota penjualan dan pembelian menggunakan spreadsheet atau software akuntansi untuk memasukkan informasi dari nota-nota tersebut secara teliti

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat

3. Membuat forecast persediaan barang dan jadwal stok

Forecast persediaan dan jadwal stok barang akan memudahkan perusahaan untuk  menghitung budget persediaan dalam periode tertentu.

Ada berbagai metode untuk membuat forecast, seperti metode rata-rata bergerak, eksponensial smoothing, atau metode regresi. Pilih metode yang paling sesuai dengan jenis bisnis Anda dan kompleksitas data yang Anda miliki.

Cara membuat laporan stok barang 

Langkah-langkah dalam membuat laporan stok barang gudang dapat Anda lihat pada penjelasan berikut:

1. Siapkan data

Kumpulkan semua data yang diperlukan untuk membuat laporan stok barang. Ini termasuk data dari nota pembelian, nota penjualan, catatan stok awal, dan catatan penyesuaian stok.

Dari data tersebut, Anda bisa mengetahui data transaksi penjualan produk dari periode fiskal sebelumnya.selain itu Anda juga bisa menentukan target pasar dan perkiraan penjualan untuk periode selanjutnya.

2. Buat data perkiraan atau forecasting

Forecast bertujuan untuk mencatat semua persediaan yang Anda butuhkan untuk periode ini. Data historis dan metode forecasting yang Anda pilih akan mempengaruhi keakuratan perkiraan. 

Oleh karena itu, penting untuk memonitor dan mengevaluasi hasil aktual dan siap untuk melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

3. Cek kondisi barang 

Penting untuk menjalankan pemeriksaan kondisi barang secara konsisten dan menjaga catatan yang akurat. Hal ini akan membantu Anda dalam menjaga kualitas persediaan Anda dan menghindari kerugian akibat barang yang rusak atau kadaluarsa.

4. Berikan kode tiap barang

Sistem pemberian kode tiap barang mempermudah manajemen stok, meminimalkan kesalahan, dan memudahkan pelacakan setiap barang dalam persediaan Anda. Itu sangat berguna dalam mengoptimalkan operasi dan pengambilan keputusan terkait persediaan.

5. Pisah stok lama dan baru

Membuat laporan stok barang dengan memisahkan stok lama dan baru adalah cara efektif untuk memantau pergerakan persediaan serta mengelola stok yang berusia lama. 

Selain itu juga berfungsi untuk memudahkan Anda ketika menghitung jumlah stok barang lama yang sudah terjual dan stok barang lama yang belum terjual dan memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang sesuai.

Baca juga: 7 Jenis Software Manufaktur Terbaik untuk Efisiensi Bisnis

Cara membuat laporan stok barang di excel

Excel merupakan alat yang amat berguna dalam menyusun dan mengelola data, termasuk dalam pembuatan laporan stok barang. Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk membuat laporan stok barang di Excel:

1. Input data barang

Pertama-tama, Anda perlu mengumpulkan semua data barang yang perlu dicatat. Ini bisa termasuk nama barang, kode barang, jumlah awal, pemasukan, pengeluaran, dan saldo akhir.

2. Beri header sesuai ketentuan perusahaan beserta tanggal

Berikut cara membuat header excel beserta tanggal:

• Buka Excel dan buat dokumen baru.
• Pada baris pertama, ketik judul laporan, misalnya “Laporan Stok Barang PT. XYZ, Tanggal: [tanggal hari ini]”.
• Anda bisa menggunakan fitur ‘Merge & Center’ untuk menggabungkan dan memasukkan judul pada beberapa kolom.
• Pada baris kedua, tuliskan periode laporan stok, misalnya “Periode: 1 Januari 2023 – 31 Januari 2023”.

3. Buat tabel dengan judul kolom

Mulai dari baris keempat atau kelima (tergantung apakah Anda ingin memberi jarak), buat judul kolom untuk tabel Anda. Beberapa judul kolom yang umum digunakan dalam laporan stok barang adalah:

• No – Untuk penomoran.
• Kode Barang – Kode unik untuk setiap jenis barang.
• Nama Barang – Deskripsi atau nama barang.
• Jumlah Awal – Stok awal barang pada periode laporan.
• Pemasukan – Jumlah barang yang masuk selama periode laporan.
• Pengeluaran – Jumlah barang yang keluar selama periode laporan.
• Saldo Akhir – Jumlah sisa stok barang setelah dikurangi pemasukan dan pengeluaran (Jumlah Awal + Pemasukan – Pengeluaran).

Setelah membuat judul kolom, Anda dapat mulai menginput data ke dalam setiap kolom sesuai dengan informasi yang Anda miliki.

Kesimpulan

Dalam pengelolaan stok barang, metode manual atau penggunaan Excel masih rentan terhadap kesalahan dan human error. Faktanya, berdasarkan penelitian, lebih dari 90% dari penggunaan Excel terindikasi mengalami kesalahan. 

Sebagai solusi yang lebih canggih dan minim kesalahan, penggunaan software inventory otomatis sangat disarankan. Sistem ini tidak hanya memberikan laporan stok barang dengan otomatisasi, namun juga dilengkapi dengan fitur-fitur tambahan yang mendukung efisiensi pengelolaan stok, seperti barcode, stock opname, hingga manajemen gudang.

Software ini adalah salah satu dari modul sistem ERP Impact yg terdiri atas banyak modul lain yang berguna untuk bisnis Anda. Mulai dari akuntansi, gudang, manufaktur, hingga inventory. 

Bagi perusahaan atau individu yang tertarik, tersedia opsi untuk konsultasi atau demo gratis bersama Impact. Tunggu, apalagi? Kembangkan bisnis dengan Impact. 

Baca juga: Apa itu ERP? Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macam Modul ERP