KPI dan OKR: Perbedaan, Cara Menetapkan & Contohnya

Mengukur progres perusahaan adalah tugas kompleks yang melibatkan banyak variabel data. Semua aspek operasional, dari penjualan hingga produktivitas tim, harus dipantau secara rutin untuk memastikan arah perusahaan masih sesuai target yang ditetapkan.

Perusahaan membutuhkan alat untuk mengukur kinerja, seperti KPI dan OKR. Kedua metrik ini memiliki pendekatan berbeda dan pemilihan yang tepat bergantung pada kebutuhan serta tujuan bisnis Anda.

Apa itu KPI

KPI adalah singkatan dari key performance indicator, yaitu ukuran kuantitatif untuk menilai kinerja terhadap tujuan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Dari keuangan dan HR hingga pemasaran dan penjualan, KPI membantu setiap area bisnis bergerak maju secara strategis dengan memantau perkembangan terhadap target yang telah ditetapkan.

KPI menetapkan target, menandai pencapaian, dan memberikan wawasan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Tujuannya adalah mengukur efektivitas strategi dan memastikan seluruh perusahaan bergerak menuju tujuan yang sama.

Jenis metodologi KPI

KPI dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan aspek yang diukur dan cara pengukurannya. Berikut adalah beberapa jenis KPI yang umum digunakan:

• Indikator Kuantitatif: KPI ini diukur dengan angka, memberikan data yang jelas seperti jumlah penjualan atau pendapatan. 

• Indikator Kualitatif: Mengukur aspek subjektif seperti kualitas layanan dan kepuasan pelanggan. 

• Indikator Leading: Berfungsi sebagai sinyal awal tentang kinerja masa depan, membantu perusahaan membuat keputusan proaktif. 

• Indikator Lagging: Mengukur hasil akhir dari proses yang telah selesai, memberikan gambaran tentang pencapaian. 

• Indikator Input: Mengukur sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan hasil tertentu, seperti waktu, uang, atau tenaga kerja.

Contoh KPI

​Berikut adalah lima contoh KPI yang umum digunakan perusahaan untuk memantau kinerjanya:

• Monthly Sales Revenue
  Mengukur total pendapatan dari penjualan dalam satu bulan. KPI ini membantu perusahaan memahami tren penjualan dan efektivitas strategi pemasaran.

• Customer Satisfaction Rate
  Diukur melalui survei atau feedback, KPI ini menilai kepuasan pelanggan terhadap produk atau layanan. Tingkat kepuasan yang tinggi berhubungan dengan loyalitas dan rekomendasi positif.

• Project Completion Time
  Mengukur durasi penyelesaian proyek dari awal hingga akhir. KPI ini penting untuk manajemen proyek dan efisiensi tim dalam memenuhi tenggat waktu.

• Customer Retention Rate
  Mengukur persentase pelanggan yang tetap menggunakan produk atau layanan dalam periode tertentu. KPI ini menunjukkan seberapa baik perusahaan mempertahankan pelanggan dan membangun hubungan jangka panjang.

• Operating Cost to Revenue Ratio
  Mengukur total biaya operasional dibandingkan dengan total pendapatan. KPI ini memberikan wawasan tentang efisiensi biaya dan profitabilitas perusahaan, serta membantu dalam pengambilan keputusan untuk penghematan biaya.

Cara menetapkan KPI

1. Tentukan tujuan bisnis yang jelas

Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan mendefinisikan tujuan bisnis dengan jelas. Tujuan ini harus selaras dengan strategi jangka panjang perusahaan dan mudah dipahami oleh seluruh anggota tim, seperti meningkatkan penjualan sebesar 20% dalam satu tahun.

2. Identifikasi indikator yang relevan

Setelah menetapkan tujuan, identifikasi indikator kunci untuk mengukur kemajuan. Pilih metrik yang mencerminkan kinerja dan berdampak langsung pada tujuan, seperti tingkat kepuasan pelanggan atau waktu respon layanan.

Misalnya, jika tujuan Anda adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, fokuslah pada indikator seperti tingkat kepuasan pelanggan. Hal ini akan membantu Anda menilai seberapa efektif upaya Anda dalam mencapai tujuan tersebut.

3. Pastikan KPI spesifik dan terukur

Setiap KPI yang ditetapkan harus bersifat spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART). Contohnya, alih-alih menggunakan KPI umum seperti “meningkatkan penjualan,” ubah menjadi “meningkatkan penjualan produk A sebesar 15% dalam tiga bulan ke depan.” 

4. Tentukan cara pemantauan dan evaluasi

Langkah terakhir adalah menetapkan metode untuk memantau dan mengevaluasi KPI secara berkala. Tentukan frekuensi pemantauan, penanggung jawab, serta alat atau sistem yang digunakan untuk mengumpulkan data.

Dengan cara ini, KPI akan tetap relevan dan mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data akurat. Pemantauan yang teratur membantu memastikan bahwa organisasi dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan yang terjadi.

Best practice dalam mengukur KPI

1. Libatkan Tim dalam Penetapan KPI

Ajak anggota tim untuk terlibat dalam penetapan KPI. Dengan keterlibatan ini, mereka akan lebih berkomitmen untuk mencapai target yang ditetapkan. Keterlibatan tim juga memastikan KPI yang ditetapkan relevan dan sesuai dengan kondisi di lapangan. Hal ini akan membantu tim fokus dan termotivasi dalam mencapai tujuan bersama.

2. Komunikasikan Hasil ke Semua Stakeholders

Sampaikan hasil KPI dengan transparan kepada seluruh tim dan pemangku kepentingan. Ini akan menciptakan budaya akuntabilitas dan membantu semua orang memahami tujuan bersama. Komunikasi yang jelas tentang pencapaian dan tantangan juga penting. Hal ini mendorong kolaborasi dan mempermudah upaya mencapai hasil yang lebih baik.

3. Gunakan Software untuk Pemantauan

Pilih alat dan teknologi yang tepat untuk mengumpulkan dan menganalisis data KPI. Dengan software atau dashboard yang sesuai, Anda bisa memantau kinerja secara real-time dan mendapatkan wawasan yang lebih dalam. Software yang tepat mendukung visualisasi data, sehingga tim dapat dengan mudah memahami kinerja. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih akurat dan berdasarkan informasi yang jelas.

Apa itu OKR

Objectives and Key Results (OKRs) adalah kerangka kerja yang membantu bisnis mencapai strategi melalui penetapan tujuan yang sederhana dan kolaboratif. OKRs telah membantu banyak organisasi, termasuk Google, untuk menetapkan prioritas, menciptakan keselarasan internal, meningkatkan akuntabilitas, dan mencapai tujuan mereka.

Tujuan dari OKR adalah memberikan arahan yang jelas dan terukur tentang apa yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu, biasanya setiap kuartal. Setiap OKR terdiri dari dua elemen: “Objectives” (tujuan) yang menjelaskan pencapaian kualitatif, dan “Key Results” (hasil kunci) yang berfungsi sebagai metrik kuantitatif untuk menilai kemajuan.

Jenis metodologi OKR

OKR dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan dan sifatnya. Berikut adalah beberapa jenis OKR yang umum digunakan:

• Aspirational OKR: Jenis ini mendorong tim dan individu untuk melampaui batasan dengan tujuan yang ambisius. Meskipun sulit dicapai, Aspirational OKR menciptakan motivasi untuk mencapai visi yang lebih besar.

• Committed OKR: Fokus pada tujuan realistis dan terukur, Committed OKR mengharapkan pencapaian dalam periode tertentu. OKR ini memberikan kepastian dan kejelasan dalam penilaian kinerja.

• Strategic OKR: Digunakan untuk menetapkan tujuan jangka panjang yang mendukung visi organisasi, Strategic OKR berfokus pada aspek penting bisnis. Tujuan ini memastikan semua inisiatif sejalan dengan strategi keseluruhan.

• Tactical OKR: Jenis ini menekankan tujuan jangka pendek yang mendukung Strategic OKR. Tactical OKR membantu tim fokus pada detail operasional yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang lebih besar.

• Individual OKR: Jenis ini menetapkan tujuan bagi individu dalam organisasi, membantu mereka memahami peran dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan akuntabilitas dan kinerja setiap anggota tim.

Contoh OKR

Tim Marketing

Tujuan: Meningkatkan kesadaran merek di pasar.

• Key Result 1: Meningkatkan jumlah pengunjung situs web sebesar 30% dalam kuartal ini.
• Key Result 2: Meningkatkan pengikut media sosial sebesar 50% di semua platform.
• Key Result 3: Menghasilkan 5 artikel blog yang mendapatkan minimal 1.000 tampilan masing-masing.

Tim Human Resources

Tujuan: Meningkatkan kepuasan karyawan dan retensi.

• Key Result 1: Mencapai tingkat kepuasan karyawan minimal 85% dalam survei tahunan.
• Key Result 2: Mengurangi tingkat turnover karyawan sebesar 15% dalam tahun ini.
• Key Result 3: Mengimplementasikan 3 program pengembangan profesional baru untuk karyawan.

Tim Operations

Tujuan: Meningkatkan efisiensi proses operasional.

• Key Result 1: Mengurangi waktu siklus produksi sebesar 20% dalam enam bulan.
• Key Result 2: Mencapai tingkat kesalahan produksi di bawah 2% dalam kuartal ini.
• Key Result 3: Mengoptimalkan penggunaan bahan baku untuk mengurangi biaya produksi sebesar 10%.

Cara menetapkan OKR

1. Tentukan tujuan yang jelas dan inspiratif

Tujuan untuk Objective Key Results harus jelas dan menggambarkan apa yang ingin dicapai dalam periode tertentu. Menetapkan tujuan yang inspiratif penting untuk memotivasi tim, mendorong anggota untuk bekerja lebih keras, berinovasi, dan menciptakan budaya kerja yang positif.

Pastikan tujuan tersebut selaras dengan visi dan misi organisasi. Dengan demikian, semua anggota tim akan merasa terhubung dengan tujuan yang lebih besar dan berkontribusi secara maksimal.

2. Identifikasi hasil kunci yang terukur

Setelah menetapkan tujuan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi hasil kunci (Key Results) yang akan mengukur kemajuan. Hasil kunci harus bersifat kuantitatif dan terukur agar tim dapat mengevaluasi keberhasilan secara objektif.

Sebagai contoh, jika tujuan adalah meningkatkan penjualan, hasil kunci yang tepat bisa berupa persentase pertumbuhan penjualan. Dengan cara ini, tim memiliki indikator jelas untuk menilai pencapaian mereka.

3. Tetapkan rentang waktu

Tentukan rentang waktu yang jelas untuk pencapaian Objective Key Results, biasanya dalam satu kuartal atau satu tahun. Rentang waktu ini membantu tim fokus pada tujuan yang ingin dicapai.

Pastikan semua anggota tim memahami tenggat waktu yang ditetapkan. Dengan pemahaman yang jelas, setiap orang dapat bekerja lebih efisien untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4. Komunikasikan dan tinjau secara berkala

Setelah menetapkan Objective Key Results, sampaikan informasi ini dengan jelas kepada semua anggota tim dan pemangku kepentingan. Lakukan tinjauan berkala untuk memantau kemajuan dan sesuaikan strategi bila diperlukan.

Diskusikan hasil yang telah dicapai serta tantangan yang dihadapi. Ini penting untuk dilakukan agar tim tetap fokus dan termotivasi dalam mencapai tujuan.

Best practices dalam mengukur OKR

1. Tetapkan Objective yang Menantang

Tujuan yang menantang mendorong tim untuk berinovasi dan berpikir kreatif dalam mencapai hasil lebih baik. Namun, pastikan tujuan tetap realistis agar tetap memotivasi tanpa membuat tim merasa kewalahan. Dengan menetapkan objective yang ambisius, perusahaan bisa mendorong pertumbuhan yang lebih cepat. Walaupun tidak semua tujuan tercapai 100%, usaha menuju target tersebut tetap menghasilkan dampak positif.

2. Libatkan Semua Departemen Perusahaan

Melibatkan semua departemen dalam penetapan Objective Key Results memastikan setiap bagian organisasi bergerak menuju tujuan yang sama. Ini menciptakan keselarasan antar tim dan memperkuat kolaborasi. Dengan mengetahui peran dan tujuan masing-masing, setiap departemen dapat bekerja lebih efektif dan saling mendukung. Hal ini juga meningkatkan transparansi dalam organisasi.

3. Fokus pada Kualitas, Bukan Kuantitas

Saat menetapkan Key Results, jangan hanya fokus pada angka atau kuantitas, tapi perhatikan juga kualitas pencapaian. Mengejar target angka itu penting, tapi menjaga kualitas kerja adalah kunci keberhasilan jangka panjang. Dengan fokus pada kualitas, pertumbuhan dan pencapaian yang diraih akan lebih berkelanjutan dan sesuai standar perusahaan. Hal ini membantu memastikan bahwa target yang dicapai tidak hanya besar secara angka, tapi juga memberikan dampak positif yang nyata.

Perbedaan KPI dan OKR

Aspek	KPI	OKR
Fokus	Indikator yang melacak target-target bisnis	Target yang dapat ditindaklanjuti dengan komponen yang terukur
Basis	Berdasarkan hasil masa lalu dan proyek saat ini	Berdasarkan visi dan misi perusahaan
Tujuan	Sebagai alat evaluasi perusahaan	Sebagai alat yang dapat memotivasi
Jenis target	Biasanya kuantitatif, seperti angka penjualan, produktivitas, atau efisiensi.	Kombinasi kualitatif (Objectives) dan kuantitatif (Key Results) yang spesifik dan terukur.
Rentang waktu	Umumnya bersifat jangka panjang atau berkelanjutan (tahunan).	Biasanya diatur dalam periode yang lebih singkat, seperti kuartal atau setengah tahun.

Mana yang patut digunakan?

Baik KPI maupun OKR tidak ada yang lebih baik atau buruk; pilihan tergantung pada kebutuhan Anda. Pahami tujuan utama Anda sebelum menentukan kerangka yang akan digunakan.

KPI cocok untuk memantau perkembangan proyek atau inisiatif yang sudah berjalan, karena metriknya bisa disesuaikan dan diukur langsung. Sebaliknya, OKR lebih tepat untuk mencapai tujuan besar perusahaan dengan membaginya menjadi langkah-langkah konkret yang bisa diikuti oleh seluruh tim.

Kesimpulan

Penilaian kinerja dengan KPI dan OKR bisa tampak sulit karena melibatkan banyak data. Namun, KPI dan OKR dapat memberikan wawasan penting tentang progres perusahaan dan membantu mengidentifikasi masalah, sehingga tim tetap fokus pada tujuan.

KPI dan OKR masing-masing memiliki keunggulan. Pemilihan metode bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Kombinasi keduanya membantu perusahaan menjaga stabilitas operasional sambil mendorong pertumbuhan dan inovasi. Jika Anda tertarik untuk mendalami lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami siap membantu Anda menemukan solusi yang tepat.