Konflik di Tempat Kerja: Contoh dan 7 Cara HR Mengatasinya

Setengah dari pekerja HR menghabiskan satu sampai lima jam seminggu untuk menyelesaikan konflik di tempat kerja, yang menunjukkan betapa seriusnya hal itu. Manajer dan karyawan akan selalu berpaling kepada HR ketika mereka membutuhkan bantuan untuk menangani dan menyelesaikan konflik di tempat kerja.

Banyak hal yang dipertaruhkan, karyawan dapat mengancam untuk berhenti atau bahkan menuntut lewat jalur hukum. Perusahaan harus menggunakan strategi penyelesaian konflik yang efektif untuk mengurangi ketegangan, membuat pihak yang berlawanan dapat berkompromi, dan memperbaiki hubungan karyawan.

Dalam bab Panduan HR kali ini, kita akan membahas strategi manajemen konflik sehingga HR dapat meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan, menghilangkan gangguan, serta mendukung budaya kerja yang sehat.

Secara khusus, panduan ini akan membahas cara membuat strategi yang jelas untuk mencegah konflik dan rencana penyelesaian konflik untuk memberdayakan HR dalam bertindak tegas dan konsisten saat situasi konflik muncul.

Panduan ini juga membahas langkah-langkah yang harus diambil saat menengahi konflik antar karyawan sekaligus cara membangun budaya pemahaman yang jelas, komunikasi terbuka, dan kolaborasi. Terakhir, membahas juga mengenai pelatihan manajer dan karyawan untuk meningkatkan keterampilan resolusi konflik mereka.

Mengembangkan keterampilan resolusi konflik akan membuat semua orang merasa aman dan diperhatikan di perusahaan. Ketika konflik muncul, kita ingin karyawan percaya bahwa mereka didengarkan dan bahwa seseorang akan mengatasi masalah tersebut.

Contoh konflik di tempat kerja

Robi adalah karyawan tambahan baru untuk tim penjualan. Di perusahaan sebelumnya, Robi menjadi customer service dan hal ini membuat manajemen terkesan dengan kemampuannya berinteraksi dengan pelanggan. Kegembiraan atas posisi barunya dan dorongan untuk mencapai target ternyata menyebabkan munculnya  beberapa kesalahan dengan tim barunya.

Meskipun akun yang masuk biasanya diberikan melalui sistem yang sudah diterapkan di perusahaan, ada aturan tidak tertulis di tim tentang akun baru dari industri tertentu yang masuk ke perwakilan penjualan tertentu. Robi memahami ini lebih sebagai saran daripada aturan dan tidak menyerahkan beberapa leads kepada rekan setim yang tepat. Akibatnya, anggota tim lainnya mulai menimbun leads dan menghentikan Robi karena mereka merasa sikapnya sudah tidak sesuai.

Kekesalan kian meningkat, tiga orang dari tim penjualan mengeluh kepada manajer penjualan tentang apa yang mereka lihat sebagai perilaku rakus dari Robi. Saat dihadapkan dengan keluhan mereka, Robi merasa diserang dan difitnah. Ia memberi tahu manajer bahwa ia hanya berusaha melakukan yang terbaik. Perselisihan membuat semua orang merasa tidak diinginkan dan cemas. Manajer berpikir ia tidak akan objektif karena ia secara pribadi berteman dengan beberapa staf penjualan dan pada akhirnya meminta perwakilan HR untuk menemukan solusi dari konflik ini.

Menghadapi masalah ini atau yang serupa, HR harus bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan seperti:

• Apa peran HR dalam memfasilitasi percakapan yang sehat dan efektif? Bagaimana HR dapat mendukung resolusi yang efektif bersama dengan karyawan dan manajer yang terlibat?
• Apa akar dari konflik ini? Apakah perilaku individu dipermasalahkan atau apakah ada masalah di kedua sisi yang perlu ditangani?
• Apakah ada kebijakan atau undang-undang yang relevan dengan situasi atau perlu ditangani?
• Apa yang akan menjadi respon yang tepat atau strategi resolusi konflik?
• Apa yang dapat dilakukan HR atau manajemen untuk mencegah timbulnya konflik semacam ini sejak awal?
• Bagaimana karyawan dapat berkontribusi pada tempat kerja yang lebih positif? Apa aspek budaya perusahaan yang perlu ditangani?

Kapan HR harus terlibat?

Pertama, penting untuk memahami perbedaan antara konflik dan perselisihan. Meskipun ketidaksepakatan pasti muncul dalam bisnis apa pun yang memiliki lebih dari satu karyawan, ini biasanya tidak memerlukan intervensi karena itu adalah tanda kolaborasi dan komunikasi. Orang-orang masih berbicara dan bersedia bekerja sama dalam perselisihan.

Tetapi ketika perselisihan melampaui pendapat profesional dan melibatkan serangan pribadi, kekasaran, atau kebencian (baik yang dilontarkan secara terbuka atau pasif secara agresif), hal ini menjadi konflik tempat kerja yang tidak dapat diterima. Konflik dapat mengganggu pekerjaan dan membuat kolaborasi menjadi tidak memungkinkan sehingga membutuhkan strategi manajemen konflik.

Meskipun ketidaksepakatan terkadang melibatkan diskusi yang intens, hal itu dapat memicu kreativitas dan pemecahan masalah dengan menghadirkan berbagai kemungkinan solusi yang layak. Keragaman perspektif ini juga mengarah pada pertimbangan yang cermat terhadap masalah dan solusi yang bijaksana.

Perusahaan dengan lebih banyak keragaman memiliki pendapatan yang lebih tinggi, dewan eksekutif dengan campuran gender menghasilkan keuntungan lebih tinggi, dan tim yang beragam membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih fokus pada fakta dan mendorong satu sama lain untuk berinovasi. Jadi, jangan membungkam suara-suara yang tidak setuju hanya karena mereka tampak seperti pemicu konflik.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri dalam menentukan apakah perusahaan sedang menghadapi konflik atau hanya perselisihan:

• Apa pengaruh situasi terhadap pihak-pihak yang terlibat? Apakah hal itu secara negatif mempengaruhi suasana hati atau kinerja mereka dalam aspek di pekerjaan? Atau apakah mereka masih menunjukkan rasa hormat satu sama lain?
• Apakah perselisihan antara pihak menyebabkan stres atau secara negatif mempengaruhi moral karyawan lain? Atau apakah rekan satu tim dan bawahan merasa terdorong untuk berbicara dan menentang status quo?
• Apakah ada masalah pribadi yang mewarnai argumen? Atau apakah pihak-pihak yang terlibat hanya berbeda dalam pendapat profesional mereka?

Seharusnya sudah jelas sekarang bahwa dalam contoh sebelumnya, masalah antara Robi dan anggota tim lainnya benar-benar merupakan konflik di tempat kerja dan bukan hanya perselisihan. Hal tersebut telah melampaui perbedaan pendapat dan telah memengaruhi cara tim beroperasi.

Penyelesaian konflik adalah bagian yang sulit dari pekerjaan HR karena sulit untuk mengukur tingkat profesional dalam prosesnya. Sekelompok orang dapat dengan bersemangat memperdebatkan suatu masalah dan keluar dengan perasaan seolah-olah mereka telah bekerja sama untuk menyelesaikan tugas yang sulit tetapi bermanfaat.

Sementara itu, jika terdapat satu komentar yang buruk atau kesalahpahaman, dapat mengubah satu interaksi menjadi hubungan kerja yang berbahaya. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan batasan yang jelas untuk apa yang dapat dan tidak dapat diterima di tempat kerja.

Baca juga: Konflik itu Sehat: 5 Manfaatnya di Tempat Kerja

Apa peran HR dalam resolusi konflik di tempat kerja?

Pertimbangkan manajemen konflik dengan lensa yang luas

Penting bagi HR untuk memiliki pandangan yang luas dan sistematis tentang manajemen konflik. Jika hanya membatasinya pada mediasi antara karyawan, perusahaan akan kehilangan banyak kesempatan untuk membantu karyawan. Apa yang dikatakan dan dilakukan perusahaan dan tim HR mempengaruhi cara karyawan memandang satu sama lain, perusahaan, dan perannya,  yang kemudian berdampak pada konflik.

Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu HR mengambil pandangan yang komprehensif tentang resolusi konflik secara lebih luas dan mendalam:

• Apa prinsip panduan sebagai tim HR dan sebagai suatu perusahaan? Meskipun tidak setiap perusahaan memiliki nilai-nilai terbuka dalam komunikasi atau kerja tim, tapi mungkin memiliki standar seputar prinsip-prinsip ini yang bisa menjadi fondasi dasar untuk jenis tempat kerja yang dibuat dan sistem yang diterapkan.
• Bagaimana HR membuat keputusan? Cara mengambil tindakan dan berkomunikasi dengan karyawan akan memiliki efek gabungan pada persepsi mereka tentang tempat kerja dan reaksi mereka terhadap keputusan tersebut.
• Bagaimana HR mengelola kebijakan secara keseluruhan? Peran HR adalah untuk memastikan perlakuan yang adil di semua kebijakan.
• Apakah karyawan memahami alasan mengapa ada kebijakan? Komunikasi yang jelas dan jujur adalah kuncinya. Kebingungan dan kesalahpahaman dapat dengan cepat memburuk dan berubah menjadi konflik.
• Seberapa sering HR dan departemen lain mengevaluasi ulang dan mengubah proses? Proses menjaga konsistensi, tetapi juga dapat rusak seiring waktu sehingga perusahaan harus tetap fleksibel dalam beradaptasi dengan kebutuhan baru yang muncul.
• Ketika proses atau komunikasi terputus, seberapa sering hal ini terjadi dan apa tanggapan sebelumnya? HR harus lebih terlibat untuk melihat penyebab dan memastikan solusi yang adil dan berkelanjutan dalam setiap situasi.
• Di mana dan bagaimana konflik diukur dalam kinerja? Mengukur dan memperhitungkan dampak konflik di tempat kerja pada pekerjaan karyawan akan membantu menemukan tren dan mencari kemungkinan penyebabnya. Hal ini juga menunjukkan kepada karyawan bahwa perusahaan menganggap serius konflik di tempat kerja.
• Apa kata-kata atau singkatan dalam perusahaan untuk komunikasi yang efektif atau tidak efektif? Ini dapat membantu karyawan untuk lebih mudah memberi sinyal ketika situasi memburuk, baik dengan satu sama lain maupun dengan HR.

Memikirkan penyelesaian konflik di setiap aspek mungkin terasa berlebihan, tetapi itu juga dapat memengaruhi perubahan di semua area dan membangun tempat kerja yang sehat dan positif.

Biarkan manajer melakukan pekerjaan mereka, kecuali mereka terlibat dalam konflik

HR tidak harus selalu menjadi penengah argumen karena tidak setiap argumen bersifat tidak profesional. Dengan panduan karyawan dan kode etik yang jelas, perusahaan juga dapat mengandalkan manajer tim untuk berkontribusi dalam penyelesaian konflik di tempat kerja dengan memantau perilaku karyawan dan mendorong interaksi yang sehat. Untuk memastikan manajer memiliki keterampilan resolusi konflik yang memadai, perlu diberikan pelatihan.

Namun, jika insiden terjadi antara manajer dan bawahannya langsung, HR harus bertindak sebagai pihak netral karena terdapat ketidakseimbangan otoritas yang melekat sehingga penyelesaian konflik menjadi lebih rumit. Seorang manajer seringkali menentukan tugas karyawan, di mana dan kapan mereka bekerja, berapa banyak kompensasi mereka, dll. Ketika ada konflik, mudah bagi manajer untuk membalas dendam terhadap karyawan atau tindakan manajer dianggap oleh karyawan sebagai pembalasan.

Jangan pernah menunggu untuk mengintervensi atau menyelidiki pelanggaran serius

Beberapa konflik membutuhkan strategi manajemen konflik yang lebih kompleks. Jika insiden tersebut sangat merugikan, seperti ancaman kekerasan, tuduhan pelecehan seksual, intimidasi, dll., HR perlu turun tangan untuk melindungi karyawan dan segera menghentikan perilaku tersebut. HR juga disarankan untuk terlibat langsung ketika karyawan mengancam untuk berhenti bekerja, terdapat ketidaksepakatan, atau konflik yang mempengaruhi moral dan kinerja perusahaan.

Saat terjadi konflik kepentingan, libatkan pihak ketiga yang netral

HR membantu menjaga proses penyelesaian konflik tetap adil, jadi penting untuk tetap netral. Seperti yang dijelaskan oleh pakar HR yaitu Suzanne Collins, “tidak masalah bahwa HR tidak pernah menjadi pembuat keputusan akhir dalam hal perekrutan, pemecatan, promosi, dll. Anda tidak dapat menjadi mitra bisnis sejati jika Anda tidak dapat memberikan nasihat yang baik.”

Jika karyawan datang ke HR untuk meminta bantuan terkait konflik, pertimbangkan bagaimana hal itu terlihat dari sudut pandang mereka. Dalam contoh hipotesis dari kasus sebelumnya, manajer Robi mungkin tidak terlibat langsung dalam konflik, tetapi ada anggapan bias di sana karena persahabatannya dengan anggota tim penjualan lainnya.

Jika perwakilan HR terlalu dekat dengan situasinya, perusahaan perlu menugaskan kasus tersebut kepada orang lain di tim HR atau menyewa pihak ketiga. Jika perusahaan tidak mendapatkan seseorang yang netral, setiap upaya penyelesaian konflik pada dasarnya bisa diperdebatkan. “Tidak peduli seberapa adil Anda dan tidak peduli seberapa baik Anda telah mendeskripsikan alasan atas keputusan Anda,” tegur Collins, “jika Anda berteman (atau lebih buruk lagi, terlibat asmara) dengan seorang karyawan, setiap keputusan di sekitar karyawan itu akan tercemar.”

Hal ini mungkin menjadi tantangan pada bisnis kecil di mana kedekatan sangat berpengaruh. Tetapi perlu ditegaskan bahwa mendapatkan bantuan tidak berarti kompetensi dipertanyakan. Faktanya, itu menunjukkan dedikasi pada keadilan dan integritas yang ada.

Memunculkan kode etik

Perusahaan perlu memiliki alat dan sistem lain yang lebih proaktif seperti buku panduan untuk karyawan. Buku panduan akan mengomunikasikan prinsip dan nilai, menjadikannya bagian dari strategi manajemen konflik, dan dengan memasukkan kode etik didalamnya, perusahaan akan memberitahu karyawan tentang ekspektasi dasar untuk perilaku di tempat kerja.

HR harus bekerja sama dengan pemimpin, manajer, dan bahkan karyawan, tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan untuk membuat buku panduan karyawan yang komprehensif. Keuntungan lainnya adalah ini akan membantu karyawan bergabung lebih cepat dengan memberi mereka panduan tentang bagaimana perusahaan melakukan sesuatu.

Berikut adalah beberapa contoh apa yang dapat disertakan dalam kode etik buku panduan karyawan:

• Kebijakan komunikasi: Beritahu mereka bagaimana karyawan perusahaan berkomunikasi satu sama lain, dengan HR, dengan pelanggan, dan di saluran tertentu, seperti media sosial dan email. Apakah perusahaan memiliki lingkungan kerja informal atau kebijakan ketat, berikan  gambaran yang sama tentang kesopanan, nada bicara, dan rasa hormat.
• Kebijakan anti diskriminasi dan anti pelecehan: Jangan berasumsi bahwa karyawan mengetahui apa artinya ini, bahkan jika mereka sudah lama bekerja. Perusahaan harus sangat jelas tentang konsekuensi dan protokol komunikasi untuk kebijakan ini. Karyawan harus mengetahui kepada siapa harus berbicara jika mereka harus melaporkan suatu masalah, bagaimana masalah itu akan ditangani, dan bahwa mereka akan dilindungi dari pembalasan.
• Aturan untuk penggunaan ruang kantor yang tepat: Hindari pertengkaran kecil tentang siapa yang mencuri alat tulis atau siapa yang memakan makanan sisa dengan memberikan aturan yang jelas kepada karyawan. Jika perusahaan berbagi ruangan, seperti dapur, pastikan semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk membersihkannya (karyawan atau staf luar), apakah mereka perlu memberi label wadah, dll.
• Aturan berpakaian: Jika peraturan mengharuskan penggunaan alat pelindung, itu perlu disertakan agar karyawan merasa aman dalam menjalankan tugasnya. Apakah itu seragam formal atau kaos dan jeans casual akan bergantung pada aturan dari perusahaan. Penting juga untuk mengklarifikasi ekspektasi kode berpakaian bagi pekerja jarak jauh agar mereka siap bertemu secara virtual.

Baca juga: Strategi Menentukan Kompensasi dan Tunjangan untuk HR

Faktor penyebab konflik di tempat kerja

Manusia adalah makhluk kompleks dengan berbagai jenis stres dan kekhawatiran. Mulai dari kesehatan pribadi, keuangan, keluarga, sekolah, hingga perumahan. Hal tersebut diperparah dengan adanya pemicu stres dan kendala di tempat kerja. Dengan kata lain, konflik muncul karena berbagai alasan, dan beberapa ada di luar kendali HR.

Artikel Harvard Business Review tentang konflik menjelaskan bahwa “kepentingan orang mungkin benar-benar bertentangan; peran dan tingkat otoritas mungkin tidak didefinisikan atau digambarkan dengan benar; mungkin ada insentif nyata untuk bersaing daripada berkolaborasi; dan mungkin hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada akuntabilitas atau transparansi tentang apa yang orang lakukan atau katakan.” Dengan kata lain, resolusi konflik yang bermakna harus mengatasi masalah yang kompleks ini.

Itu tidak berarti bahwa karyawan yang memberi tahu bahwa kepribadian mereka tidak cocok mencoba mengaburkan alasan sebenarnya dari konflik mereka. Seperti yang disebutkan HBR, “Jauh lebih mudah bagi mereka untuk membayangkan bahwa mereka akan bekerja lebih baik bersama jika mereka hanya memahami kepribadian satu sama lain daripada menyadari bahwa mereka harus bersatu.” Alasan lain untuk konflik dapat meliputi:

• Prioritas (misalnya, pemasaran menganggap pelanggan sebagai kelompok sementara penjualan memikirkan pelanggan sebagai individu)
• Persaingan terkait anggaran atau sumber daya
• Perbedaan tingkat pengalaman (apakah terkait pekerjaan atau usia)
• Keyakinan pribadi (agama, politik, dll.)
• Interpretasi komunikasi dan kebijakan perusahaan
• Asumsi tentang niat, perilaku, dll.

Kurangnya komunikasi tentang aturan untuk tim penjualan akan mempersulit orang baru untuk memahami saat mereka melanggar aturan tersebut. Jika tim membuat aturan resmi dan memberikan orientasi Robi dengan tim, kecil kemungkinannya dia akan melampaui batas secara dramatis. Selain itu, rekan satu timnya akan dapat mengarahkannya ke aturan, memberinya kesempatan untuk mengubah perilakunya daripada membuatnya merasa diserang.

HR tidak dapat membaca pikiran, tetapi bagian dari tugas HR dalam menyelesaikan konflik adalah menguraikan apa yang dikatakan karyawan dari apa yang mereka alami. Akibatnya, strategi resolusi konflik harus mencakup tinjauan menyeluruh terhadap perspektif unik karyawan bersamaan dengan empati yang besar.

7 langkah menyelesaikan konflik di tempat kerja

1. Terlibat lebih awal

Tidak ada alasan untuk menunda campur tangan dalam penyelesaian konflik meskipun itu bukan pelanggaran yang serius. Nyatanya, produktivitas dan keterlibatan berkorelasi dengan sedikitnya waktu antara mengidentifikasi masalah dan mendiskusikannya. Keterlibatan saat  sebelum menjadi masalah yang lebih serius dapat memperbaiki kinerja  bagi mereka yang terlibat. Dampaknya juga dapat mengurangi stres bagi karyawan lain yang merasakan dampak negatif, meskipun mereka bukan pelaku utama dalam konflik.

Selain itu, jika berurusan dengan karyawan yang agresif, mungkin ada baiknya karyawan tersebut mengambil libur sebelum mencoba menyelesaikan konflik. Penting untuk segera meredakan situasi dan melindungi pihak yang menerima agresi. Akhiri dulu konfliknya , lalu pahami mengapa itu terjadi.

2. Temui semua orang yang terlibat

Langkah kunci dalam penyelesaian konflik adalah memahami situasi dengan melakukan penyelidikan yang tepat. HR perlu mewawancarai mereka yang terlibat langsung dan kemungkinan saksi. Bergantung pada situasinya, mungkin perlu untuk bertemu terlebih dahulu dengan setiap individu secara terpisah sebelum menyatukan mereka untuk mediasi atau memutuskan tidak mempertemukan pihak-pihak yang berkonflik sama sekali.

Dalam kasus tuduhan yang lebih serius, seperti pelecehan fisik atau seksual, yang menjadi prioritas adalah melindungi karyawan dan menjaga kerahasiaan sehingga tidak pantas untuk mempertemukan semua pihak yang terlibat.

3. Tetapkan aturan dasar untuk rapat

Rangkaian pertemuan dalam rangka penyelesaian konflik dapat dilakukan dengan menentukan beberapa aturan khusus untuk membantu karyawan merasa aman mengungkapkan keluhan mereka. Aturan ini juga berfungsi untuk mengingatkan mereka tentang peran HR sebagai mediator. Berikut aturan yang disarankan:

• Mintalah individu menggunakan pernyataan “Saya” saat berbicara. Saat bertemu bersama, ini membantu mereka merasa lebih berdaya tanpa menempatkan orang lain dalam posisi defensif. Misalnya, “Saya merasa…” atau “Kekhawatiran saya adalah…” daripada “Anda (atau mereka) membuat saya merasa…” Saat bertemu secara individu, hal itu membantu mereka memahami akar emosi mereka.
• Mintalah setiap peserta mencatat sementara karyawan lain mengambil giliran berbicara. Ini membantu peserta lain mendengarkan lebih aktif daripada menyela dan membenarkan setiap keluhan.
• SHRM juga menyarankan agar orang yang mencatat harus menyatakan kembali apa yang dikatakan orang lain untuk membangun empati dan memvalidasi kekhawatiran.

4. Lakukan brainstorming bersama untuk menemukan solusi

Rangkum kembali pemahaman yang didapat tentang masalah kepada karyawan untuk membangun gambaran dan landasan yang sama untuk menemukan solusi. Mintalah karyawan mengarahkan percakapan tentang cara memperbaiki konflik yang biasanya cenderung disertai dengan rencana. HR harus memastikan bahwa karyawan menyarankan tindakan positif atau bukan bersifat menghukum dan bahwa semua pihak menyetujui rencana tindakan yang diusulkan.

Kembali ke contoh sebelumnya, salah satu solusi yang mungkin untuk konflik Robi adalah dengan melakukan kompromi baru tentang aturan distribusi prospek dalam tim, menempatkan semua orang kembali pada pemikiran yang sama dan menghilangkan aspek tersembunyi atau eksklusif dari budaya tim. Tim kemudian dapat menyebarkan aturan baru di suatu tempat yang mudah dilihat oleh semua orang di ruang kantor.

5. Bertemu lagi, jika dibutuhkan

Resolusi konflik tidak akan menjadi proses yang singkat. HR mungkin perlu bertemu beberapa kali jika satu pertemuan tidak cukup bagi setiap orang untuk menyampaikan pendapatnya, jika memerlukan lebih banyak waktu untuk memahami akar masalah, atau jika memerlukan kepemimpinan untuk menyetujui tindakan tertentu.

6. Pantau kemajuan

Pastikan rencana penerapan solusi melibatkan mekanisme pelaporan kepada tim HR. Mekanisme ini dapat berupa karyawan mengirimkan laporan, HR mengadakan pertemuan dengan manajer untuk meninjau peningkatan sehari-hari dalam interaksi karyawan, dan cara lainnya untuk mengukur serta mendorong kemajuan.

Misalnya, ketika stereotip generasi membuat perbedaan antara dua pekerja lab dari generasi yang berbeda di sebuah perusahaan riset klinis, HR menyarankan untuk menyiapkan checklist untuk memberikan kejelasan tentang kontribusi dan pencapaian masing-masing rekan kerja.

7. Tingkatkan tanggapan jika tidak ada kemajuan

Jika ada karyawan yang mengingkari kesepakatan mereka dan gagal mengubah perilaku mereka, HR harus memutuskan langkah selanjutnya. Hal ini akan tergantung pada tingkat keparahan konflik dan apa yang layak di perusahaan.

Jika perusahaan memiliki lebih dari satu lokasi atau tim yang berbeda, HR dapat menawarkan kesempatan kepada karyawan untuk dipindahkan jika mereka tidak dapat menyelesaikan perbedaan mereka. Jika karyawan tidak memperbaiki perilaku mereka meskipun telah dilakukan upaya terbaik, bantuan dari luar, mediasi, dan rencana tindakan, HR mungkin perlu mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja.

Bagaimana cara membangun tempat kerja yang bebas konflik?

Sulit untuk sepenuhnya mencegah konflik di tempat kerja, tetapi perusahaan dapat menciptakan suasana yang meminimalkan konflik dengan mendorong keterbukaan, kebijaksanaan, dan kepercayaan pada niat baik rekan kerja. Karyawan juga dapat dilatih untuk memiliki keterampilan resolusi konflik yang lebih baik sehingga terbangun budaya kerja yang positif.

Bangun budaya komunikasi yang terbuka

Salah satu cara untuk menjaga agar masalah tidak meningkat adalah dengan membangun budaya yang dapat dengan mudah diterapkan oleh seluruh lapisan. HR bisa menjadi pendorong yang kuat untuk membangun budaya yang ideal bagi para manajer dan karyawan. Berikut beberapa saran untuk memulai budaya keterbukaan di tempat kerja:

• Dapatkan umpan balik yang jujur dari karyawan tentang kinerja perusahaan, bagaimana perasaan mereka di tempat kerja, dan bagaimana kinerja manajer mereka. Tanggapi umpan balik itu dengan serius.
• Mintalah pimpinan dan manajemen untuk berkomunikasi secara terbuka juga tentang bagaimana kinerja perusahaan, rencana masa depan, atau inisiatif lain yang akan mempengaruhi karyawan.
• Evaluasi proses penilaian kinerja dan lakukan cukup sering untuk mengatasi masalah yang muncul dan berfokus untuk membangun kekuatan karyawan.
• Diskusikan proses orientasi dengan pimpinan dan manajer untuk memutuskan cara terbaik mengkomunikasikan nilai transparansi perusahaan dan melatih mereka untuk menyaring keterampilan komunikasi selama wawancara dengan kandidat.
• Sertakan pelatihan untuk nilai dan budaya perusahaan selama orientasi.

Latih manajer dan karyawan tentang keterampilan resolusi konflik

HR tidak harus memikul beban sendirian. Setiap orang harus bekerja sama untuk membangun tempat kerja yang bebas dari tekanan konflik. Untuk mencapai ini, latih manajer dan karyawan tentang cara mengatasi stres dan konflik dengan tepat di tempat kerja. Berikut adalah beberapa teknik untuk dicoba:

Kemampuan berkomunikasi

Pelatihan komunikasi dapat menjadi alat yang efektif untuk mengajarkan keterampilan baru dan membantu mengatur nada yang tepat untuk apa yang pantas dan tidak pantas. Saat memutuskan bagaimana cara menyesuaikan pelatihan, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Nilai-nilai perusahaan: Apa yang dihargai atau diprioritaskan oleh perusahaan dalam hal komunikasi antar karyawan? Mengikat upaya pada misi atau nilai perusahaan akan membantu memfokuskan upaya pelatihan dan memperkuat budaya.
• Hasil yang spesifik: Keahlian atau serangkaian keterampilan khusus apa yang paling membantu karyawan? Berfokuslah pada hal yang paling relevan daripada melemahkan pelatihan dengan memberikan terlalu banyak informasi.

Mindfulness

Mindfulness atau penuh perhatian adalah tentang hadir pada saat ini daripada membiarkan pikiran dan emosi menghalangi perhatian dan perasaan kita. Psikolog menemukan bahwa karyawan yang penuh perhatian “mungkin lebih kreatif, memiliki wawasan yang lebih luas, dan menyimpan lebih banyak informasi dalam pikiran mereka pada satu waktu.

Alih-alih menjadi reaktif secara emosional, mereka cenderung memiliki perasaan negatif yang lebih jarang, dan ini menghilang lebih cepat.” Mindfulness dapat membantu rekan kerja yang menggantikan agar tidak stres, memiliki empati.

Peneliti telah menemukan bahwa “bahkan jika hanya pemimpin tim atau segelintir anggota tim yang penuh perhatian, tim secara keseluruhan mungkin juga akan lebih penuh perhatian.” Saran untuk mencapai perhatian penuh tim diantaranya:

• Mendorong keterbukaan.
• Fokus pada apa yang terjadi saat ini.
• Berkomunikasi dengan hormat.
• Luangkan waktu untuk memahami apa yang terjadi sebelum melompat ke kesimpulan.

Melakukan hal ini “membantu mengurangi respons emosional, memberikan ruang bagi tim dengan berbagai pengetahuan dan latar belakang fungsional yang berbeda untuk mencapai potensi yang lebih besar.”

Poin-poin penting

Sangat penting untuk memiliki strategi penyelesaian konflik karena tidak ada orang yang sempurna dan karyawan harus merasa aman untuk mengemukakan masalah. Guna membangun tempat kerja yang menyelesaikan konflik, HR perlu:

• Memikirkan manajemen konflik sebagai strategi luas yang harus disertakan dalam semua kebijakan dan proses
• Menetapkan langkah untuk menyelesaikan konflik sesegera mungkin
• Membantu proses mediasi antar karyawan sehingga mereka dapat berkompromi dan bekerja untuk memperbaiki hubungan mereka
• Memberikan pelatihan tentang cara berkomunikasi dengan hormat dan cara membangun budaya kerja yang positif bagi karyawan dan manajer

Baca juga: Memahami Perbedaan Penting antara Kerja Sama dan Kolaborasi