Penerapan Kanban dalam Bisnis dan Manfaatnya

Apa itu Kanban

Kanban adalah metode manajemen alur kerja visual yang berasal dari sektor manufaktur dan telah diadaptasi untuk berbagai industri. Sebagai salah satu tools lean manufacturing, metode ini berfokus pada memvisualisasikan pekerjaan, membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, dan memaksimalkan efisiensi aliran.

Istilah “Kanban” berasal dari kata Jepang yang berarti “papan nama” atau “papan reklame”. Metode ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur Toyota, pada akhir tahun 1940-an sebagai sistem untuk meningkatkan efisiensi produksi.

Manfaat penggunaan Kanban

Menghemat waktu 

Kanban Board menyederhanakan visualisasi alur kerja, memungkinkan tim dengan cepat mengidentifikasi status tugas dan hambatan. Alas visual ini terdiri dari kolom yang mewakili berbagai tahapan pekerjaan (misalnya, To Do, In Progress, Done). 

Dengan membatasi work in progress (WIP), tim bisa fokus untuk menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru, sehingga mengurangi peralihan konteks dan mempercepat penyelesaian. Pendekatan sistematis ini memastikan waktu dikelola secara efisien dan efektif.

Menghemat pengeluaran dan sumber daya

Kanban memastikan bahwa pekerjaan hanya dilakukan ketika ada kapasitas untuk menanganinya, mencegah komitmen berlebihan terhadap sumber daya. 

Hal ini menghasilkan pemanfaatan yang lebih baik dan mengurangi pemborosan, memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi inefisiensi dan meningkatkan proses guna menghemat biaya operasional serta memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien.

Mengurangi downtime

Dengan manajemen visual dan optimalisasi alur kerja, tim dapat bergerak secara lancar antar tugas. Visualisasi yang jelas dan status tugas membantu mengidentifikasi dan mengatasi hambatan dengan cepat, meminimalkan downtime. 

Dengan menjaga alur kerja stabil dan memastikan keterlibatan setiap anggota tim dalam tugas-tugas yang bermakna, Kanban secara signifikan mengurangi waktu menganggur.

Siapa yang dapat memanfaatkan Kanban

Kanban adalah alat yang serbaguna dan relevan untuk berbagai industri dan struktur tim:

• Business Owner/Manager: Mendapatkan gambaran umum aktivitas tim untuk pengambilan keputusan strategis.
• Marketing: Mengelola kampanye, membuat konten, dan merencanakan media sosial.
• Sales: Melacak prospek, mengelola jalur penjualan, dan menindaklanjuti klien.
• Gudang: Mengawasi manajemen inventaris, pemrosesan pesanan, dan logistik.
• Production: Menangani proses manufaktur, jadwal produksi, dan quality control.
• Software Development: Mengatur sprint pengembangan, lacak bug, dan mengeelola permintaan fitur.
• Human Resources: Menyeederhanakan rekrutmen, onboarding, tinjauan kinerja, dan pelatihan.

Kanban vs. Scrum

Meskipun Kanban dan Scrum keduanya termasuk dalam metodologi Agile, mereka memiliki perbedaan yang signifikan, sebagaimana ditunjukkan dalam tabel berikut:

Agile Kanban

Agile Kanban adalah pendekatan hybrid yang menggabungkan fleksibilitas Kanban dengan prinsip Agile. Pendekatan ini menekankan:

• Pengiriman Berulang: Mengutamakan pengiriman pekerjaan kecil dan bernilai secara teratur.
• Kolaborasi dengan Pelanggan: Memperoleh umpan balik rutin dari pelanggan untuk memastikan produk sesuai dengan kebutuhan mereka.
• Adaptasi yang Cepat: Fleksibilitas untuk mengubah prioritas berdasarkan umpan balik dan persyaratan yang terus berkembang.

Metode Kanban dalam project management

Prinsip dasar

• Visualisasikan Pekerjaan: Gunakan Kanban board untuk memvisualisasikan tugas dan langkah-langkah kerja. Setiap kolom mewakili tahapan, sedangkan setiap kartu mewakili tugas. Hal ini membantu pelacakan tugas, mengidentifikasi bottleneck, dan memprioritaskan pekerjaan.

• Batasi Work in Progress (WIP): Tetapkan batas WIP untuk mendorong fokus pada menyelesaikan tugas sebelum memulai yang baru. Langkah ini menghindari kelebihan beban dan multitasking, memastikan aliran pekerjaan stabil, dan mencegah penundaan.

• Kelola Flow: Pantau dan optimalkan pergerakan tugas melalui alur kerja. Identifikasi dan atasi hambatan untuk menjaga aliran kerja yang lancar. Dengan menganalisis metrik seperti cycle time dan lead time, tim dapat mengoptimalkan proses mereka.

• Buat Prosedur Tertulis: Komunikasikan aturan dan pedoman secara jelas, menetapkan tanggung jawab untuk setiap tugas. Langkah ini memastikan konsistensi, kejelasan, dan keselarasan dalam praktik kerja.

• Kumpulkan Feedback: Dalam Kanban, mendapatkan feedback itu penting untuk perbaikan berkelanjutan. Kumpulkan masukan pelanggan dan tim Anda untuk mengevaluasi kinerja solusi Anda, dan terus komunikasikan dengan tim Anda untuk membuat keputusan berdasarkan data dan meningkatkan proses.

• Tingkatkan Secara Kolaboratif, Kembangkan Secara Eksperimental: Dalam metode kanban, tugas dibagi dalam kartu sehingga individu dari berbagai tim sering harus bekerja sama untuk menyelesaikan masalah dan mengatur transisi pekerjaan. Perubahan proses harus dikomunikasikan secara luas karena bisa memengaruhi area lain.

Tools yang digunakan

• Kanban Digital Board: Tools seperti Trello, Jira, dan Asana untuk mengelola tugas dan alur kerja.
• Alat Kolaborasi: Slack atau Microsoft Teams untuk komunikasi dan koordinasi. 
• Alat Analisis: Tools seperti Tableau atau Power BI untuk pelacakan dan analisis kinerja.

Metode Kanban dalam manufaktur

Prinsip dasar

• Produksi Just-In-Time (JIT): JIT adalah prinsip utama sistem Kanban dalam manufaktur. Fokus utamanya adalah memproduksi barang hanya saat diperlukan, dalam jumlah yang sesuai dengan permintaan, dan tepat waktu. Dengan cara ini, produksi disesuaikan dengan permintaan pelanggan, yang mengarah pada pengurangan stok barang, penurunan waktu tunggu, serta eliminasi pemborosan yang disebabkan oleh produksi berlebihan dan penimbunan inventaris.

• Sinyal Visual: Sinyal visual, seperti Kanban Card, digunakan untuk menandai kapan perlu tambahan bahan atau komponen dalam proses produksi. Sinyal ini menggerakkan tindakan pengisian ulang, seperti pemesanan bahan mentah atau memulai produksi tambahan, sehingga inventaris terisi kembali dengan cepat dan efisien.

• Manajemen Aliran: Prinsip ini bertujuan untuk memaksimalkan pergerakan material dan komponen dalam proses produksi untuk mencapai aliran yang lancar dan berkelanjutan. Sistem ini membantu mengatur produksi di berbagai tahap alur kerja, mengurangi waktu tunggu dan antrian, serta mengidentifikasi serta mengatasi kemacetan yang mengganggu aliran.

• Perbaikan Berkelanjutan: Pendekatan ini fokus pada upaya berkelanjutan dalam mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, serta meningkatkan efisiensi dan kualitas secara menyeluruh. Dengan mendorong partisipasi karyawan dalam inisiatif perbaikan, seperti acara Kaizen, dan menerapkan umpan balik, organisasi dapat mengembangkan budaya pembelajaran dan inovasi yang terus-menerus.

Tools yang digunakan

• Kanban Card: Kartu fisik atau elektronik untuk menandakan kebutuhan produksi.
• Inventory Management System: Software seperti ERP (Enterprise Resource Planning) atau MRP (Material Requirement Planning) untuk melacak inventaris dan jadwal produksi.
• Lean Manufacturing Tools: Alat dan teknik seperti 5S, Kaizen, dan Value Stream Mapping untuk peningkatan proses.

Best practice untuk Kanban

Project management

• Mulai dari Proses yang Sudah Ada: Saat menerapkan Kanban, disarankan untuk membangun atas dasar yang ada daripada menciptakan sistem baru, untuk kemudian melakukan peningkatan bertahap. Identifikasi tahapan pekerjaan, pemangku kepentingan utama, serta hambatan yang ada, untuk memperkenalkan praktik Kanban secara bertahap dan melakukan perbaikan tanpa mengganggu alur kerja yang ada.

• Hargai Hierarki Pekerjaan: Mulailah dengan memperkuat peran dan hierarki pekerjaan yang sudah ada, dan doronglah tim untuk bekerja sama lebih efisien dalam peran mereka saat ini. Dengan menghormati tanggung jawab yang ada, Anda dapat membangun budaya kerja yang penuh kepercayaan dan akuntabilitas, yang akan membantu memperlancar implementasi Kanban.

• Dorong Aksi Kepemimpinan di Semua Tingkat: Kanban memperkuat pemberdayaan individu dengan mendorong partisipasi dalam perbaikan proses di seluruh organisasi, tidak hanya terpusat pada manajemen puncak. Hal ini mendorong keterlibatan semua anggota dan menghargai kontribusi dari berbagai lapisan organisasi, menciptakan budaya yang dinamis dan adaptif.

Manufaktur

• Terapkan Manajemen Visual: Gunakan kartu berkode warna untuk menunjukkan tingkat inventaris, status produksi, dan tahapan alur kerja. Hal ni mempermudah pekerja dalam memahami kondisi produksi dan mengidentifikasi masalah dengan cepat.

• Implementasi Standardized Work: Standardized work adalah penerapan prosedur yang jelas dalam melaksanakan tugas dan proses. Ini melibatkan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk setiap langkah produksi guna menjaga konsistensi, kualitas, dan efisiensi serta memudahkan cross-training bagi pekerja.

• Libatkan Karyawan: Dorong partisipasi karyawan dalam inisiatif perbaikan operasional manufaktur dengan memberdayakan mereka untuk mengidentifikasi masalah, mengusulkan solusi, dan menerapkan perbaikan. Berikan pelatihan dan apresiasi atas kontribusi mereka untuk memanfaatkan keahlian dan kreativitas mereka dalam meningkatkan kinerja operasional.

• Manfaatkan Teknologi: Sistem ERP dan MRP, berperan vital dalam mengintegrasikan Kanban dengan proses manufaktur, mengotomatisasi tugas-tugas rutin, dan memberikan wawasan real-time terhadap kinerja produksi. Dengan memanfaatkan software ini secara efektif, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi upaya manual, dan mengambil keputusan yang didasarkan pada data dalam operasi manufaktur.