Cara Kerja Prinsip Kaizen & Contoh Penerapannya dalam Bisnis

Kaizen adalah salah satu filosofi pada dunia bisnis yang merupakan bagian dari lean manufacturing. Filosofi ini dikembangkan sekitar tahun 1950-an dan telah diadaptasi oleh berbagai perusahaan dunia. Penerapan pendekatan ini umumnya berdampak pada perbaikan-perbaikan kecil dalam proses bisnis perusahaan.

Terdapat berbagai keuntungan dan kerugian dalam penerapannya. Simak artikel berikut untuk memahami lebih jauh mengenai definisi, keuntungan, metode, hingga contoh penerapannya.

Apa itu kaizen?

Kaizen atau continuous improvement adalah istilah yang berasal dari Jepang dan merupakan bagian dari pendekatan lean. Istilah ini menjadi salah satu istilah populer pada bidang manufaktur dan menjadi salah satu faktor penting yang mendasari kebangkitan Toyota. Filosofi bisnis ini bertujuan untuk menghilangkan pemborosan dan limbah dari proses manufaktur melalui perbaikan kecil yang berkelanjutan.

Adapun perbaikan tersebut meliputi perbaikan pada langkah-langkah manufaktur, inventaris, produktivitas, hingga quality control. Perbaikan tersebut didukung dengan adanya standar yang ditetapkan oleh perusahaan untuk dipatuhi dan dikuasai seluruh karyawan.

Guna menanamkan standar dan memperoleh karyawan dengan kemampuan yang sesuai, perusahaan memberikan pelatihan, meninjau, dan merevisi standar secara berkala.

Pelatihan karyawan pada perusahaan Anda juga dapat dilakukan dengan mudah dan efisien melalui penggunaan HCM Impact. Dengan software tersebut, berbagai proses pengembangan sumber daya perusahaan mulai dari rekrutmen, pelatihan, hingga keluarnya karyawan dapat dilakukan secara otomatis.

Tujuan penerapan kaizen pada bisnis

Tujuan utama dari penerapan kaizen yaitu melakukan perbaikan secara terus-menerus pada proses produksi sehingga lebih efisien dan memenuhi standar. Beberapa bidang yang menjadi fokus utama dalam perbaikan meliputi kontrol kualitas, pengiriman tepat waktu, pekerjaan yang terstandarisasi, peralatan efisien, serta menghilangkan pemborosan.

Dalam melakukan perbaikan tersebut, dibutuhkan peran seluruh karyawan pada perusahaan. Setiap karyawan memiliki andil dalam kesuksesan penerapannya. Oleh karena itu, dibutuhkan pemahaman, kerja keras, dan dukungan setiap karyawan dalam membantu perbaikan proses manufaktur.

Cara kerja dan prinsip kaizen

Kaizen seringkali dimaknai sama dengan budaya organisasi sehingga erat kaitannya dengan karyawan dalam perusahaan. Ide dasarnya berawal dari pemahaman bahwa setiap karyawan pada organisasi merupakan orang yang paling mengetahui mengenai bidang mereka. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk melibatkan seluruh karyawan.

Dalam penerapannya, terdapat lima prinsip utama pada kaizen yang dapat meningkatkan kualitas, produktivitas, dan hubungan karyawan dalam perusahaan. Prinsip-prinsip tersebut yaitu:

Source image: Kaizen Institute; What Is Kaizen?

1. Know your customer: Identifikasi value dan minat pelanggan sehingga dapat meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan.
2. Let it flow: Semua karyawan dalam perusahaan harus memiliki value dan tujuan yang sama untuk menghilangkan pemborosan.
3. Go to Gemba: Lakukan strategi produksi sesuai dengan perencanaan dan value yang telah ditetapkan perusahaan.
4. Empower people: Tetapkan tujuan yang sama dalam tim dan sediakan sarana atau alat untuk dapat meningkatkan hubungan yang baik dengan tim.
5. Be transparent: Segala bentuk data mengenai peningkatan performa perusahaan harus mudah dilihat oleh seluruh karyawan.

Metode penerapan kaizen

Dalam menerapkan continuous improvement, terdapat tiga metode atau teknik yang dapat digunakan. Penggunaan metode-metode tergantung pada kesesuaian lingkungan perusahaan. Berikut ketiga metode yang dapat digunakan untuk menerapkannya:

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Model Plan-Do-Check-Act (PDCA) adalah model yang paling populer digunakan untuk mencapai kaizen atau continuous improvement. Model ini seringkali disebut dengan “Lingkaran Deming” karena ditemukan oleh insinyur Amerika bernama William Edwards Deming. Model ini merupakan siklus tanpa akhir dengan tujuan untuk meningkatkan perbaikan lebih jauh berdasarkan hasil yang dicapai.

Source image: Kanbanize

Berikut penjelasan untuk masing-masing fase pada model PDCA:

• Plan: Menetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk mencapai target. Tujuan menjadi kunci keberhasilan dalam kaizen, jika tujuannya telah akurat maka keberhasilan dapat tercapai. Guna menguji keakuratan tujuan perusahaan, maka disarankan untuk menerapkan dalam skala kecil terlebih dahulu.
• Do: Melakukan pekerjaan atau proses sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
• Check: Memeriksa dan membandingkan pencapaian dan tujuan perusahaan. Dalam proses ini dibutuhkan data sebanyak mungkin sehingga perbandingan dapat akurat dan dapat menjadi bahan evaluasi.
• Act: Jika hasil perbandingan menunjukkan bahwa pencapaian telah melampaui target atau tujuan, maka target harus diperbarui agar perbaikan dapat lebih meningkat. Jika perbandingan menunjukkan hasil yang buruk, maka standar atau tujuan akan tetap seperti sebelumnya.

Root Cause Analysis (RCA)

Root Cause Analysis (RCA) adalah model untuk menerapkan kaizen dengan cara menganalisis akar penyebab masalah pada proses bisnis perusahaan. Pada metode ini, perusahaan harus menganalisis masalah secara berulang dan mencapai akar penyebab hingga efek negatifnya. Dapat dikatakan sebagai akar penyebab jika efek negatif terakhir dari penyebab tersebut dapat dicegah dan dihilangkan dari perusahaan.

Penerapan RCA membutuhkan analisis masalah secara menyeluruh. Jika telah ditemukan satu penyebab, maka perusahaan harus mampu menganalisis sebab dari adanya hal tersebut. Guna mencapainya, sebaiknya perusahaan harus menganalisis setiap akar penyebab masalah dengan bereksperimen melalui solusi-solusi dan memperdalam literasi.

Lean Kanban

Lean kanban menjadi salah satu cara dalam mencapai kaizen. Penggunaan lean kanban mendorong perusahaan untuk meningkatkan efisiensi alur kerja dari proses produksi. Lean kanban diadaptasi untuk mencapai perbaikan berkelanjutan dengan mengandalkan enam proses inti.

Adapun enam proses tersebut meliputi (1) Visualisasikan alur kerja Anda, (2) Hilangkan interupsi atau gangguan dalam proses produksi, (3) Kelola flow produksi, (4) Terapkan kebijakan proses secara eksplisit, (5) Buat loop umpan balik, (6) Tingkatkan proses perbaikan secara kolaboratif.

Baca juga: Kanban adalah: Definisi, 6 Aturan, dan Manfaatnya

Keuntungan dan kerugian penerapan kaizen

Penggunaan continuous improvement pada perusahaan berdampak pada perbaikan proses produksi. Namun dibalik keuntungan tersebut, pendekatan ini juga memiliki beberapa kerugian. Lebih lanjut, Anda dapat memahami mengenai keuntungan dan kerugiannya pada penjelasan berikut:

Keuntungan kaizen

• Proses produksi yang lebih cepat akibat adanya perbaikan berkelanjutan menyebabkan produk cepat sampai pada konsumen. Hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Peningkatan loyalitas pelanggan juga dapat dilakukan melalui perbaikan komunikasi perusahaan dan pelanggan dengan penerapan CRM Impact pada perusahaan Anda.
• Proses yang lebih efisien dan singkat menyebabkan biaya produksi menjadi lebih rendah dan harga jual produk juga dapat lebih murah.
• Visibilitas proses kerja yang lebih baik menyebabkan seluruh karyawan lebih mudah memahami pekerjaannya sehingga kepuasan staf dapat meningkat.
• Adanya perencanaan yang matang dan perbaikan berkelanjutan mendorong perusahaan menjadi lebih adaptif terhadap perubahan dan kemungkinan resiko yang akan terjadi.

Kerugian kaizen

• Inovasi perusahaan dapat terhambat akibat lambatnya perubahan dan pembatasan terhadap jenis pengembangan tertentu.
• Perlu dukungan dari seluruh komponen perusahaan untuk memastikan keberhasilannya. Jika terdapat karyawan yang menolak, maka penerapannya dapat terhambat sehingga dibutuhkan komunikasi dan motivasi karyawan. Anda dapat memperbaiki koordinasi dan komunikasi dengan karyawan dengan HCM Impact yang menawarkan berbagai solusi otomatis.
• Membutuhkan waktu dan dana yang tidak sedikit untuk melatih karyawan agar sesuai dengan standar penerapan kaizen.

Contoh perusahaan yang menerapkan Kaizen

Hingga kini terdapat banyak perusahaan yang berhasil menerapkan kaizen dalam kegiatan produksinya dan berhasil mengurangi pemborosan. Contoh paling populer dari kesuksesan kaizen pada perusahaan yaitu yang terjadi di Toyota. Toyota telah menggunakan pendekatan ini dalam jangka waktu yang lama dan berhasil meningkatkan proses manufaktur serta karyawan dalam perusahaannya.

Selain Toyota, perusahaan lain yang menerapkan kaizen yaitu Ford sejak tahun 2006. Selanjutnya pada bidang makanan dan minuman, Nestle menjadi salah satu perusahaan yang menerapkan pendekatan ini. Penerapannya pada Nestle dilakukan melalui value stream mapping yang memetakan pembotolan baru sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan.