8 Langkah Penerapan Metode Just in Time (JIT) yang Efisien

Pendahuluan

Just in Time (JIT) adalah salah satu dinding yang membentuk House of Lean Production. Just in Time (JIT) menjadi strategi untuk menyesuaikan antara permintaan dengan persediaan perusahaan sehingga produksi tidak berlebihan (overproduction).

Source: Dennis, P. (2017); Lean Manufacturing Simplified; House of Lean Production.

Overproduction menjadi salah satu permasalahan pada industri manufaktur, salah satunya yaitu sektor fashion. Sistem inventaris Just in Time menjadi salah satu strategi yang sering digunakan.

Pada tahun 2018, Burberry dikabarkan membakar produk yang tidak terjual dengan nilai mencapai US$ 36 juta. Selain itu, brand H&M pada Maret 2018 juga dilaporkan memiliki stok yang tidak terjual sebanyak US$ 4,3 miliar. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk dapat menerapkan strategi lain seperti Just in Time (JIT) dalam inventarisnya agar lebih efisien.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai definisi, prinsip, hingga keuntungan Just in Time.

Just in Time (JIT) adalah

Just in Time (JIT) adalah strategi untuk memproduksi barang yang tepat pada waktu yang tepat serta dalam jumlah yang tepat.

JIT membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan dengan memproduksi barang hanya sesuai kebutuhan dalam proses produksi. Pendekatan ini dirancang untuk meminimalkan inventaris dan merampingkan proses manufaktur, serta menghasilkan penghematan biaya yang signifikan bagi produsen.

Toyota memperkenalkan JIT pada tahun 1950-an sebagai tanggapan atas masalah yang sangat konkret yaitu:

• Pasar yang terfragmentasi menuntut banyak produk dalam volume rendah
• Persaingan yang ketat
• Harga tetap atau turun
• Teknologi yang berubah dengan cepat
• Biaya modal tinggi
• Pekerja yang capable menuntut tingkat keterlibatan yang lebih tinggi

Di Toyota, JIT harus didukung oleh seluruh sistem Lean Manufacturing. Toyota hingga kini terus menyempurnakan penerapan JIT. JIT lalu diperkenalkan ke Amerika Utara pada 1980-an bersama dengan lingkaran kualitas, Statistical Process Control (SPC), dan inovasi Jepang lainnya.

Alasan penerapan Just in Time adalah

Produsen konvensional “mendorong” produk melalui sistem yang tidak menggambarkan permintaan sebenarnya dan master schedule dibuat berdasarkan permintaan yang diproyeksikan. Pesanan harian juga diserahkan kepada masing-masing departemen untuk membuat perakitan akhir suku cadang yang dibutuhkan. Waktu pergantian (changeover) yang lama dan batch yang besar adalah hal yang biasa.

Hal tersebut kemudian mempersulit dalam melacak tingkat inventaris aktual. Kekurangan suku cadang tidak jarang terjadi dan persediaan “just in case” disimpan untuk melindunginya.

Akibatnya, perusahaan membutuhkan ruang atau fasilitas yang lebih besar dan membutuhkan pekerja yang lebih banyak. Fasilitas dan batch yang besar mengisolasi pekerja dan menghambat komunikasi.

Beberapa permasalahan tersebut kemudian mendorong inovasi yang lebih efisien melalui penerapan Just in Time yang memproduksi barang sesuai dengan jumlah permintaan pelanggan.

Selain itu, terdapat beberapa sistem yang dapat membantu penerapannya yaitu tahun 1970-an metode penjadwalan manual digantikan oleh Material Requirements Planning (MRP) yang terkomputerisasi.

Sistem MRP yang baik dapat melacak inventaris (kurang lebih), memesan bahan, dan mengirim instruksi ke setiap departemen tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Namun, masih terdapat beberapa masalah yaitu cacat produk, waktu henti peralatan, pergantian yang tidak terjadwal, dan peristiwa acak lainnya. Akibatnya, operasi hilir seringkali memiliki bagian yang terlalu banyak atau terlalu sedikit untuk memenuhi jadwal produksi.

Kemudian, pada 1990-an berkembang menjadi Enterprise Resource Planning (ERP) yang kompleks dan dapat melayani seluruh aktivitas perusahaan, termasuk produksi, logistik, pemeliharaan, kualitas, dan sumber daya manusia.

Baca juga: Lean Manufacturing adalah: Pengertian dan 3 Pemborosannya

Prinsip dasar Just in Time

Salah satu prinsip utama Just in Time (JIT) adalah konsep produksi “pull” (pull production) yaitu produksi yang didasarkan pada permintaan pelanggan aktual, bukan berdasarkan perkiraan atau prediksi. Hal ini memungkinkan produsen untuk merespon dengan cepat perubahan permintaan, mengurangi risiko kelebihan produksi dan biaya terkait penyimpanan, serta dapat mengelola kelebihan persediaan.

Produksi JIT mengikuti beberapa aturan sederhana, yaitu:

1. Jangan menghasilkan sesuatu kecuali pelanggan telah memesannya.
2. Tingkatkan permintaan agar pekerjaan dapat berjalan lancar di seluruh pabrik.
3. Hubungkan semua proses dengan permintaan pelanggan melalui alat visual sederhana (disebut kanban).
4. Memaksimalkan fleksibilitas orang dan mesin.

Womack dan Jones juga telah mendefinisikan konsep pendukung aliran (flow) dan tarikan (pull) yang berkelanjutan. Berikut penjelasan mengenai konsep continuous flow dan pull:

Continuous Flow

Bagaimana perusahaan dapat membuat sesuatu mengalir (flow)? Inilah cara yang baik untuk memulai:

1. Tentukan nilai dari sudut pandang pelanggan.
2. Memindahkan mesin dan orang secara berdekatan sehingga dapat memberikan nilai secara terus menerus.
3. Subordinasi semuanya ke 1 dan 2.

Just in Time (JIT) adalah salah satu dinding yang membentuk House of Lean Production. Just in Time (JIT) menjadi strategi untuk menyesuaikan antara permintaan dengan persediaan perusahaan sehingga produksi tidak berlebihan (overproduction).

Pull

Tarik (pull) adalah keadaan ketika produsen di hulu tidak boleh menghasilkan barang atau jasa sampai pelanggan di hilir memintanya. Dengan kata lain, perusahaan tidak dapat memproduksi ketika tidak ada pelanggan yang memesan produk atau jasa perusahaan.

Misalnya, Anda mencadangkan Toyota Camry 2000 biru Anda ke dalam sebuah pos. Anda pergi ke dealer Toyota lokal Anda yang memasang bemper Toyota Camry 2000 biru. Ini menciptakan “lubang” di area toko dealer. Lubang tersebut menghasilkan sinyal ke Toyota Parts Distribution Center (PDC) setempat: “Tolong kirimkan kami bumper Toyota Camry 2000 biru (untuk menggantikan yang kami pasang di mobil pelanggan).”

PDC mengirimkan bemper pengganti ke dealer dan memberikan informasi ke hulu ke Parts Redistribution Center (RRC), tempat pemasok Toyota mengirimkan suku cadang mereka. RRC mengirimkan bemper Toyota Camry 2000 biru ke PDC dan menginformasikan ke produsen bemper: “Tolong buatkan kami bemper Toyota Camry 2000 biru.” Produsen bumper menjadwalkan slot waktu produksi untuk membuat bemper biru. Tabel berikut menunjukkan tiga “pull loops” antara pabrikan bemper dan dealer.

Tanpa sistem pull, dealer harus membawa banyak toko suku cadang. RRC dan PDC harus membawa gudang yang sangat besar dengan biaya yang relatif muda dan tinggi. Semakin besar gudang, semakin sulit melacak suku cadang. Jika bemper Anda adalah pesanan khusus, Anda mungkin harus menunggu beberapa minggu sampai produsen bemper membuatnya dan sistem mengirimkannya ke dealer.

Uang yang dibebaskan oleh sistem tarik dapat digunakan oleh dealer untuk berinvestasi untuk lebih banyak tempat perbaikan, peralatan diagnostik yang lebih baik, atau pelatihan untuk memperkuat kemampuan mekanik toko. Demikian pula, uang yang dihemat oleh PDC dan RRC dapat digunakan untuk memperkuat perusahaan lebih lanjut, atau untuk meningkatkan keuntungan.

8 langkah penerapan Just in Time

Berikut langkah-langkah dalam menerapkan sistem manajemen persediaan Just in Time pada perusahaan secara umum:

1. Design: Proses Just in Time (JIT) dimulai dengan review dari hal penting pada manufaktur yaitu desain produk, desain proses, personil, dan perencanaan manufaktur. Rencana tersebut dibuat untuk menghilangkan pemborosan dan membangun sistem yang fleksibel.
2. Manage: Pada tahap ini terdapat tinjauan Total Quality Management (TQM) untuk memastikan adanya perbaikan berkelanjutan di seluruh proses. Tinjauan tersebut meliputi peran dan tanggung jawab pekerja, menentukan dan mengontrol kualitas produk, menstabilkan jadwal, dan memeriksa jadwal serta kapasitas mesin.
3. Pull: Memberikan pemahaman kepada tim mengenai metode produksi dan metode withdrawal dengan menggunakan Kanban. Selain itu, perusahaan juga harus meninjau ukuran lot dan menguranginya.
4. Establish: Hubungan dengan pemasok menjadi hal penting untuk keberhasilan Just in Time (JIT). Oleh karena itu, perusahaan perlu menentukan pemasok yang sesuai, menegosiasikan kontrak, mendiskusikan waktu tunggu dan pengiriman, serta metrik dan ukuran penggunaan. Perusahaan juga harus mampu mempelajari bagaimana cara terbaik untuk memanfaatkan pemasok dalam rantai pasokan.
5. Fine-tune: Perusahaan menentukan kebutuhan inventaris, kebijakan, kontrol, dan kurangi pergerakan inventaris.
6. Build: Perusahaan menginformasikan kepada tim mengenai keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses produksi. Hal tersebut dilakukan melalui sesi pelatihan dan pemberdayaan sehingga tim memiliki skil yang sesuai.
7. Refine: Perusahaan mengurangi jumlah komponen dan langkah produksi yang tidak diperlukan dengan cara menstandarkan, meninjau, dan menyempurnakan proses produksi.
8. Review: Perusahaan menetapkan dan menerapkan ukuran kinerja dan metrik kualitas, serta melakukan analisis terhadap akar penyebab masalah.

Komponen sistem Just in Time

Di Toyota, esensi dari Just in Time (JIT)adalah untuk membuat nilai mengalir sehingga pelanggan dapat memesan produknya. Komponen sistem JIT adalah:

1. Kanban: Sistem alat visual (biasanya berbentuk kartu sinyal) yang menyinkronkan dan memberikan instruksi kepada pemasok dan pelanggan, baik di dalam maupun di luar pabrik.
2. Product leveling atau heijunka: mendukung standardized work dan kaizen. Tujuannya adalah untuk menghasilkan produk dengan kecepatan yang sama setiap hari sehingga meminimalkan beban kerja. Paradoksnya, heijunka juga mendukung adaptasi cepat terhadap permintaan yang berfluktuasi

Kanban dan heijunka dalam penerapannya bergantung pada:

• Pergantian mesin cepat (quick machine changeover), yang memungkinkan respons cepat terhadap pesanan pelanggan harian dan meminimalkan waktu menunggu.
• Manajemen visual melalui sistem 5S, yang membuat kondisi produksi transparan ke seluruh tim dan mengkoordinasikan tindakan.
• Proses yang capable, yaitu menggunakan metode, pekerja, dan mesin yang capable:

1. Metode yang capable berarti menerapkan standardized work, yang memberikan dasar untuk kaizen. Hal ini juga berarti menerapkan jidoka untuk meminimalkan dan menghilangkan cacat.
2. Pekerja yang capable berarti pekerja yang dapat menjadi pemecah masalah, multi-skilled yang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, dan terlibat dalam aktivitas perbaikan.
3. Mesin yang capable berarti penggunaan aktivitas TPM dan 5S yang menghilangkan enam kerugian besar (kerusakan peralatan, penundaan penyetelan dan penyesuaian, penghentian kecil, penurunan kecepatan, cacat proses, dan penurunan hasil).

Baca juga: Apa itu Manufaktur? Pengertian, Jenis, dan Tantangannya

Keuntungan dan kerugian penerapan Just in Time

Penggunaan Just in Time (JIT) pada perusahaan menghasilkan efisiensi pada proses produksi. Namun dibalik keuntungan tersebut, JIT juga memiliki beberapa kerugian jika diterapkan. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai keuntungan dan kerugian pada penerapan JIT:

Keuntungan Just in Time

• Jangka waktu produksi singkat sehingga produsen dapat dengan cepat berpindah dari satu produk ke produk lainnya untuk meningkatkan produktivitas.
• Mengurangi biaya karena kebutuhan gudang berkurang.
• Menghabiskan lebih sedikit uang untuk bahan mentah karena pembelian sumber daya dilakukan dalam jumlah yang cukup dan tidak berlebihan.
• Memiliki production flow yang lebih singkat karena JIT mengeliminasi proses-proses yang tidak diperlukan

Kerugian Just in Time

• Ketergantungan pada pemasok karena jika pemasok tidak mengirimkan barang tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat maka seluruh proses produksi dapat terganggu.
• JIT terlalu mengandalkan prakiraan sehingga sulit beradaptasi dengan lonjakan atau penurunan mendadak karena ketergantungan pada prakiraan.
• Kekurangan dan kehabisan stok sehingga dapat mengganggu sistem inventaris. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan inventory Impact yang memungkinkan perusahaan Anda untuk secara cepat melakukan proses fulfillment demand.
• Tekanan waktu akibat adanya penjadwalan pada produksi JIT dapat meningkatkan harga pokok penjualan karena tidak adanya kepastian harga dari pemasok. Penjadwalan pada proses produksi kini juga dapat Anda lakukan secara otomatis dengan fitur Master Production Planning (MPS) dari Impact manufacture sehingga proses produksi dapat terjadwal secara otomatis dan dapat dipantau melalui satu dashboard.

Contoh perusahaan yang menerapkan Just in Time

Sistem persediaan Just in Time banyak digunakan pada perusahaan kecil dan besar karena dapat meningkatkan arus kas dan mengurangi modal. Beberapa jenis industri yang menerapkan JIT dalam proses produksinya yaitu umumnya berkaitan dengan perusahaan manufaktur. Adapun beberapa sektornya meliputi perusahaan mobil, pakaian, dirgantara, otomotif, konstruksi, makanan cepat saji, perawatan kesehatan, penerbit, hingga retail.

Berikut beberapa contoh perusahaan dunia yang telah menerapkan sistem Just in Time dalam proses bisnisnya:

• Amazon.com: Menggunakan JIT dengan cara menyiapkan ruang khusus pada gudang pemasok utama. Karyawan Amazon kemudian mengemas, memberi label, dan mengirimkan produk langsung ke konsumen yang memesannya. Amazon dapat memenuhi waktu pengiriman dalam waktu 24 jam.
• Apple: Dengan satu gudang pusat di Amerika dan sekitar 150 pemasok global, Apple memiliki hubungan dengan pemasok yang kuat. Apple membuat proses produksi lebih ramping dengan cara menyimpan sebagian besar stok pada toko retail sehingga tidak terjadi kelebihan produksi. Sistem ini mendorong Apple menjadi perusahaan teknologi dengan keuntungan terbesar di dunia.
• Dell Technologies: Dell mengadopsi JIT ada 1980-an dengan cara melakukan penjualan langsung kepada konsumen. Perusahaan akan memesan suku cadang ketika telah melakukan penjualan ke pelanggan. Dell mengurangi biaya dan waktu tunggu dengan JIT sehingga tidak terjadi penimbunan pada gudang.

Kesimpulan

Just in Time (JIT) adalah strategi produksi dengan jumlah yang tepat pada waktu yang tepat sesuai dengan permintaan pelanggan. Tujuan dari penerapan JIT adalah untuk menghasilkan continuous flow yang kemudian berdampak pada efisiensi perusahaan.

Hingga kini, JIT banyak diterapkan pada perusahaan-perusahaan kelas dunia seperti Dell hingga Apple dan terbukti dapat mengefisiensikan proses produksi.

Ada beberapa komponen pada JIT yaitu Kanban dan Product Leveling yang akan dibahas lebih lanjut pada chapter selanjutnya.

Referensi

Dennis, P. (2017). Lean production simplified: a plain-language guide to the world’s most powerful production system. Crc press.