Cara Membuat Jurnal Umum Akuntansi dan Contohnya

Pengelolaan laporan keuangan yang baik adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan. Setiap arus kas yang keluar atau masuk harus dapat diidentifikasi dan dicatat secara benar sehingga tidak menimbulkan kerugian.

Salah satu kegiatan akuntansi yang menjadi dasar dari pembuatan laporan keuangan adalah jurnal umum akuntansi. Jurnal umum mencatat transaksi perusahaan secara kronologis (tanggal, nama transaksi, nominal, dan keterangan) sehingga laporan keuangan dapat lebih teratur.

Agar Anda dapat memahami lebih lanjut mengenai pengertian jurnal umum akuntansi mulai dari definisi, manfaat, hingga cara membuatnya, Anda dapat membaca artikel berikut.

Apa itu jurnal umum akuntansi?

Jurnal umum akuntansi adalah catatan keuangan tahap pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi dalam periode tertentu berdasarkan tanggal transaksi, termasuk informasi tentang nama transaksi, jenis akun, dan jumlah saldo dalam kolom debit atau kredit. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pelacakan transaksi keuangan secara teratur.

Jurnal umum atau general journal disebut juga dengan chronological book atau daybook karena mencatat semua transaksi berdasarkan kronologinya.

Biasanya, jurnal umum digunakan pada perusahaan jasa. Sementara itu, perusahaan dagang umumnya menggunakan jurnal khusus yang mengidentifikasi jumlah dan transaksi serupa dengan intensitas tinggi. 

Lebih lanjut, jurnal ini biasanya digunakan untuk mengakumulasikan catatan transaksi yang terdapat pada jurnal khusus. 

Manfaat Jurnal umum pada akuntansi

Pembuatan jurnal umum bertujuan untuk mengidentifikasi, menilai, dan mencatat dampak dari adanya transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Selain itu, manfaat lain dari jurnal umum adalah untuk memudahkan pemindahan dampak dari transaksi tersebut sesuai dengan akun yang tersedia.

Lebih lanjut, beberapa manfaat penting dari penggunaan jurnal umum perusahaan yaitu memudahkan penghitungan pertambahan atau pengurangan suatu perkiraan, mengetahui jumlah transaksi yang harus dicatat pada satu atau lebih perkiraan.

Selain itu jurnal umum membantu memastikan bahwa jumlah yang didebit atau dikredit harus seimbang agar neraca akhir sesuai, dan dengan menggunakan referensi (tanda), dapat dipastikan bahwa setiap jumlah transaksi telah terposting dengan benar ke perkiraan yang tepat di buku besar.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian dan Contohnya, Lengkap!

Fungsi jurnal umum

Secara umum, jurnal umum akuntansi memiliki lima fungsi utama, yaitu:

1. Fungsi historis, yaitu mencatat setiap transaksi secara sistematis dan kronologis sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi, sehingga dapat menggambarkan aktivitas perusahaan secara berurutan dan terus menerus.
2. Fungsi pencatatan, yaitu setiap perubahan pada kekayaan, modal, biaya, dan pendapatan harus dicatat terlebih dahulu dalam jurnal umum untuk memastikan laporan keuangan perusahaan tercatat secara lengkap.
3. Fungsi analisis, yaitu pencatatan dalam jurnal umum mencerminkan hasil analisis transaksi, dengan penggolongan nama akun dan catatan dalam kolom debit dan kredit.
4. Fungsi instruksi, yaitu catatan dalam jurnal umum memberikan petunjuk untuk mendebit dan mengkredit akun sesuai dengan catatan dalam jurnal, sehingga membantu memasukkan data ke dalam buku besar dengan benar.
5. Fungsi informatif, yaitu catatan dalam jurnal umum memberikan penjelasan tentang bukti pencatatan transaksi yang terjadi, sehingga memudahkan dalam pemahaman terhadap aktivitas keuangan perusahaan.

Komponen jurnal umum akuntansi

Komponen yang terdapat pada jurnal umum pada dasarnya cukup sederhana. Berikut format atau komponen yang biasanya tercantum pada jurnal umum akuntansi:

• Kolom tanggal: diisi dengan tanggal dan bulan saat transaksi terjadi.
• Nomor akun: nomor akun yang ada di debet dan kredit
• Nama akun: nama akun kategori debet dan kredit sesuai nomor akun.
• Keterangan transaksi: diisi dengan ayat-ayat jurnal dan jumlah transaksi yang didebit. Anda dapat membuat catatan pendek pada setiap transaksi.
• Kolom referensi: berisi nomor ayat-ayat jurnal yang sudah dipindahkan ke buku besar.
• Kolom debit: catatan jumlah transaksi yang harus didebit. Perlu dicatat pada setiap transaksi.
• Kredit: berisi jumlah transaksi yang harus dikredit.
• Aktiva: jika aset bertambah, catat transaksi di kolom debit. Namun, jika aset berkurang, catat transaksi di kolom kredit. Saldo normal pada akun aktiva berada di posisi debit.
• Kewajiban: jika utang bertambah, catat transaksi di kolom kredit. Namun, jika kewajiban berkurang, catat transaksi di kolom debit. Saldo normal pada akun kewajiban berada di posisi kredit.
• Modal: jika modal bertambah, catat transaksi di kolom kredit. Namun, jika modal berkurang, catat transaksi di kolom debit. Saldo normal pada akun modal berada di posisi kredit.
• Pendapatan: jika pendapatan bertambah, catat transaksi di kolom kredit. Namun, jika pendapatan berkurang, catat transaksi di kolom debit. Saldo normal pada akun pendapatan berada di posisi kredit.
• Beban: pencatatan sama dengan akun aset. Jika beban bertambah, catat transaksi di kolom debit. Namun, jika beban berkurang, catat transaksi di kolom kredit. Saldo normal pada akun beban berada di posisi debit.

Cara membuat jurnal umum akuntansi

Terdapat empat langkah yang harus dilewati dalam membuat jurnal umum:

1. Pahami konsep persamaan akuntansi

Penting untuk memahami konsep persamaan akuntansi dalam pembuatan jurnal. Konsep ini akan membekali Anda pengetahuan tentang cara pencatatan transaksi dalam jurnal, jenis-jenis akun yang digunakan, dan debit dan kredit yang tepat. Dengan memahami hal ini, proses pembuatan jurnal dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.

Persamaan dasar akuntansi adalah:

yang dapat dikembangkan menjadi:

Dengan memahami konsep dasar akuntansi, Anda akan lebih mudah memahami jenis-jenis akun, seperti persediaan dan piutang usaha, yang termasuk dalam kategori kelompok aset. Selain itu, Anda juga harus memahami saldo normal untuk setiap akun dalam jurnal umum untuk menentukan kategori transaksi dengan lebih mudah dan cepat.

2. Kumpulkan bukti transaksi

Langkah kedua setelah memahami konsep akuntansi adalah menerapkannya dalam praktik, yaitu dengan menuliskan transaksi ke dalam jurnal. Namun, sebelum melakukan pencatatan, Anda harus memiliki bukti transaksi yang menjadi dasar pencatatan.

Tanpa adanya bukti transaksi, pencatatan pada jurnal tidak dapat dilakukan. Oleh karena itu, pastikan Anda memiliki bukti transaksi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan sebelum mencatatnya pada jurnal umum. Contoh bukti transaksi yang dapat digunakan antara lain nota, faktur, kwitansi, invoice, dan sejenisnya.

3. Identifikasi transaksi yang terjadi

Langkah berikutnya dalam membuat jurnal adalah mengidentifikasi transaksi yang dapat dicatat. Harus diingat bahwa tidak semua transaksi dapat dicatat, hanya transaksi yang mengubah posisi keuangan dan dapat diukur dalam satuan uang yang dapat dicatat dalam jurnal.

Penting untuk mengidentifikasi transaksi sebelum mencatatnya untuk memastikan hasil pencatatan yang akurat. Selanjutnya, tentukan pengaruh transaksi tersebut terhadap posisi keuangan menggunakan persamaan dasar akuntansi sebagai alat bantu.

Ingat dalam satu transaksi, sekurang-kurangnya dia akan memengaruhi dua akun. Nilai atas perkiraan tersebut akan berkurang atau bertambah sebagai berikut:

Penambahan modal perusahaan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti investasi, pendapatan, dan laba perusahaan. Sementara itu, pengurangan ekuitas atau modal perusahaan disebabkan oleh adanya pengambilan prive oleh pemilik, pengeluaran beban, dan rugi penjualan.

4. Catat transaksi pada jurnal umum

Untuk tahap akhir, Anda dapat mulai mencatat transaksi yang telah diidentifikasi ke dalam jurnal. Biasanya, pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem double-entry.

Dalam sistem ini, setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal akan mempengaruhi dua posisi keuangan yaitu debit dan kredit, dengan jumlah yang seimbang.

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!

Contoh jurnal umum akuntansi

Dengan skill Microsoft Excel yang baik, Anda dapat membuat jurnal umum secara manual di spreadsheet Ms. Excel dengan membuat kolom tanggal, nomor akun, nama akun, debit, dan kredit. Rumus yang sering digunakan adalah =VLOOKUP dan =SUM.

Kesimpulan

Jurnal umum adalah salah satu aspek penting dalam pencatatan akuntansi. Jurnal ini memuat beberapa informasi transaksi mulai dari tanggal, nama, hingga perubahan posisi akun. Pembuatan jurnal umum terdiri dari beberapa tahapan mulai dari pemahaman akan persamaan dasar akuntansi, pengumpulan bukti transaksi hingga pencatatan pada jurnal.

Proses tersebut cukup rumit dan lama jika masih dikerjakan secara manual. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan adanya software akuntansi terbaik Impact untuk memudahkan proses pembuatan laporan keuangan perusahaan secara otomatis. Software tersebut juga mengotomatiskan proses pembuatan invoice, rekonsiliasi, dan mempertimbangkan budget yang akurat untuk bisnis.