Mengenal Inventory Management System untuk Pengelolaan Stok

Inventory menjadi salah satu sumber pemborosan pada perusahaan jika tidak dikelola dengan baik. Dilansir melalui Bloomberg, setiap tahunnya sekitar $163 miliar persediaan perusahaan menjadi limbah dan terbuang dengan sia-sia. 

Oleh karena itu, penting bagi Anda pemilik bisnis untuk dapat mengelola inventory dengan bijak. Salah satu yang dapat Anda lakukan yaitu dengan cara mengimplementasikan sistem inventory. Sistem ini membantu mengotomatiskan proses pengelolaan inventory sehingga lebih efisien. 

Berikut penjelasan lengkap mengenai apa itu inventory management system, manfaat, jenis, hingga contohnya. 

Apa itu inventory?

Inventory adalah kata yang merujuk pada bahan baku yang digunakan untuk membuat produk, produk yang masih work in progress, dan produk jadi yang siap dijual. Inventory perusahaan menjadi aset penting yang menjadi sumber pendapatan perusahaan. 

Inventory adalah salah satu aset lancar pada neraca perusahaan dan menjadi penyangga antara produksi dan pemenuhan pesanan. Jika inventaris terjual, biaya penyimpanannya berpindah menjadi Harga Pokok Penjualan (HPP) pada laporan laba rugi. 

Jenis inventory

Pada dasarnya inventory utama terdiri dari 3 jenis yaitu bahan mentah atau bahan baku, barang jadi, dan work in progress. Namun, terdapat 2 jenis inventory pendukung lain yaitu stok pengaman dan barang MRO. Berikut penjelasannya masing-masing:

1. Barang jadi (Finished good): barang yang telah melewati semua tahapan produksi dan siap untuk dijual ke pelanggan. Misalnya, roti yang ada pada etalase toko dan tas pada toko. 
2. Bahan baku (Raw materials): semua persediaan yang digunakan untuk memproduksi barang. Misalnya, kain, baja, atau bahan lain untuk membuat barang jadi. Biasanya, bahan baku ditemukan pada industri manufaktur yang membutuhkan banyak material. 
3. Work in Progress (WIP): barang setengah jadi dan menunggu untuk diselesaikan. WIP terdiri atas bahan baku, biaya overhead, dan tenaga kerja yang dikeluarkan dalam tahap produksi. 
4. Stok pengaman: persediaan yang bertujuan untuk menghadapi naik turunnya permintaan sesuai dengan perkiraan. 
5. Barang Maintenance Repairing and Operating supplies (MRO): persediaan yang digunakan untuk mendukung perbaikan, pemeliharaan, dan perawatan alat-alat produksi. Misalnya, baut, pelumas, sarung tangan, dan sekrup.

Apa itu inventory management system?

Manajemen inventory adalah proses pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan inventory perusahaan. Di dalamnya termasuk pengelolaan bahan mentah, komponen, dan barang jadi hingga pergudangan. Jika tidak dikelola dengan baik, inventory akan hilang, rusak, atau terlalu banyak di gudang. Oleh karena itu, manajemen inventory sangat dibutuhkan. 

Oleh karena itu, Inventory Management System (IMS) adalah solusi otomatis yang dapat membantu perusahaan mengelola dan melacak persediaan secara otomatis, terintegrasi dan real-time. IMS mencegah kehilangan, kerusakan, atau kelebihan stok, sehingga pengelolaan inventory menjadi lebih efisien, terstruktur, dan akurat.

Tantangan dalam Inventory Management

1. Ketepatan Data Persediaan

Menjaga data persediaan yang akurat merupakan tantangan terbesar dalam manajemen inventaris. Perbedaan antara catatan sistem dan stok fisik dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan barang, yang berdampak pada operasional dan layanan pelanggan.

2. Permintaan yang Tidak Terduga

Fluktuasi permintaan pasar sering kali sulit diprediksi. Permintaan yang tiba-tiba melonjak atau menurun dapat mengganggu perencanaan persediaan dan menyebabkan ketidakseimbangan antara stok dan kebutuhan.

3. Pengelolaan Barang yang Beragam

Bisnis yang memiliki banyak jenis produk memerlukan pengelolaan inventaris yang lebih kompleks. Setiap produk memiliki karakteristik berbeda, seperti masa kadaluarsa, rotasi stok, dan tingkat permintaan yang beragam.

4. Efisiensi Penyimpanan

Optimalisasi ruang penyimpanan menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi bisnis dengan kapasitas gudang yang terbatas. Penempatan barang yang tidak teratur dapat menyulitkan proses pengambilan dan pengiriman, serta meningkatkan risiko kerusakan barang.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Inventory management yang efektif memerlukan integrasi dengan sistem lain seperti pembelian, penjualan, dan keuangan. Kurangnya sinkronisasi antar sistem dapat menghambat alur data dan mengurangi efisiensi operasional.

6. Pencatatan dan Pelacakan yang Manual

Banyak bisnis masih mengandalkan pencatatan manual yang rentan terhadap kesalahan manusia. Sistem yang tidak otomatis membuat pelacakan persediaan menjadi lambat dan kurang akurat.

7. Perhitungan Biaya yang Akurat

Menentukan biaya penyimpanan, pengadaan, dan distribusi yang tepat adalah tantangan dalam mengelola inventaris. Biaya yang tidak terkontrol dapat berdampak langsung pada profitabilitas bisnis.

Manfaat inventory management system

Pengelolaan inventaris perusahaan kini lebih mudah dengan adanya inventory management system. Beberapa manfaat inventory management system yaitu:

1. Meningkatkan penjualan

Perusahaan yang memiliki barang dagangan yang lengkap cenderung lebih diminati pelanggan karena dinilai lebih mampu dalam memenuhi kebutuhan. Kelengkapan barang dagangan juga meningkatkan reputasi toko sehingga banyak pelanggan akan datang dan membeli produk yang dibutuhkan. 

Tingginya kepuasan pelanggan kemudian berpengaruh pada loyalitas yang dapat berdampak pada meningkatnya pendapatan perusahaan. 

2. Mencegah kehabisan stok

Inventory management system membantu untuk memperkirakan kapan stok habis berdasarkan demand forecasting yang telah dimiliki sebelumnya. Jika stok menipis dengan jumlah tertentu, maka secara otomatis sistem akan melakukan restock dengan segera. 

Hal ini membantu perusahaan memenuhi semua pesanan pelanggan tanpa kehabisan stok. 

3. Meningkatkan pelayanan

Implementasi inventory management system membantu untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan pengiriman produk jika diintegrasikan dengan sistem penjualan. 

Selain itu, perusahaan juga akan merespon permintaan konsumen dengan cepat karena selalu terhubung dengan stok yang tersedia. 

4. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

Semakin transparan informasi mengenai inventory, maka akan semakin mudah untuk mengambil keputusan yang akurat mengenai pengelolaan persediaan.

5. Meningkatkan efisiensi 

Inventory Management System (IMS) membantu melacak persediaan secara real-time sehingga tidak diperlukan pekerja yang melacaknya secara manual. Hal ini menghindari resiko kehilangan stok, barang rusak atau kedaluwarsa, serta kelebihan stok. 

Baca juga: 4 Manfaat Inventory Forecasting dan Penerapannya pada Bisnis

Metode inventory management system

Perusahaan dapat menggunakan berbagai metode inventory management, tergantung pada tipe bisnis atau produk. Berikut 4 metode yang sering digunakan:

Just-in-Time (JIT)

Just-in-Time (JIT) adalah metode yang digunakan untuk menghemat pengeluaran dan mengurangi pemborosan dengan memproduksi barang sesuai dengan permintaan. 

Metode ini dapat mengurangi ruang penyimpanan dan biaya asuransi. Di sisi lain, JIT juga memiliki kekurangan ketika permintaan tiba-tiba naik dan perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan tersebut. 

Materials Requirement Planning (MRP)

MRP adalah metode manajemen inventory yang bergantung pada perkiraan penjualan dimana produsen harus memiliki catatan akurat tentang penjualan sehingga kebutuhan inventaris dapat sesuai. 

Ketidakmampuan untuk memperkirakan penjualan akan menyebabkan kegagalan dalam pemenuhan pesanan pelanggan.  

Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ adalah metode yang menggunakan penghitungan jumlah unit yang harus ditambahkan pada inventory perusahaan untuk mengurangi jumlah inventaris sehingga tidak overstock. Metode ini juga mempertimbangkan jumlah permintaan konsumen. 

Diasumsikan bahwa terdapat trade-off antara biaya penyimpanan persediaan dan biaya pengaturan persediaan. Selain itu, total biaya persediaan juga diminimalkan ketika biaya pengaturan dan biaya penyimpanan diminimalkan. 

Days Sales of Inventory (DSI)

Metode DSI adalah strategi manajemen inventaris yang menunjukkan waktu rata-rata dalam hari yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah persediaan, seperti mengubah work-in-progress menjadi barang siap jual. 

Metode ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan persediaan secara real-time. DSI yang lebih rendah lebih disukai karena menunjukkan durasi yang lebih singkat untuk mengubah persediaan. 

Baca juga: Inventory Turnover: Pengertian, Rumus, dan 5 Manfaat Bisnis

Cara memilih inventory management system

Memilih Inventory Management System (IMS) yang tepat merupakan keputusan strategis bagi pemilik bisnis, manajer gudang, dan bagian inventaris. Sistem ini berperan penting dalam menjaga efisiensi operasional dan memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan. Agar tidak salah memilih, berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda menentukan IMS yang paling sesuai dengan bisnis Anda:

1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda
   Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Pertimbangkan faktor seperti jenis produk yang dikelola, volume persediaan, dan kompleksitas operasional. Bisnis ritel, manufaktur, dan distribusi mungkin memerlukan fitur IMS yang berbeda.
2. Pilih Fitur yang Dibutuhkan
   Pastikan IMS yang Anda pilih memiliki fitur yang mendukung aktivitas operasional Anda, seperti:
   • Pelacakan stok secara real-time
   • Manajemen pesanan dan pengiriman
   • Integrasi dengan sistem akuntansi dan penjualan
   • Pembuatan laporan inventaris yang akurat
   • Prediksi permintaan dan analisis data
3. Pastikan Kemudahan Penggunaan
   Sistem yang terlalu rumit dapat memperlambat operasional dan meningkatkan risiko kesalahan. Pilih IMS dengan antarmuka yang user-friendly dan mudah dipelajari oleh tim Anda.
4. Perhatikan Skalabilitas Sistem
   Seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan inventaris Anda akan semakin berkembang. Pilih IMS yang fleksibel dan mampu beradaptasi dengan peningkatan volume stok dan kompleksitas operasional di masa depan.
5. Tinjau Integrasi dengan Sistem Lain
   Inventory Management System yang baik harus dapat terintegrasi dengan sistem lain seperti akuntansi, penjualan, dan pembelian. Integrasi ini memastikan alur data yang mulus dan mengurangi pekerjaan manual.
6. Evaluasi Dukungan dan Layanan Purna Jual
   Pastikan penyedia IMS menawarkan dukungan teknis yang responsif dan pelatihan bagi pengguna. Layanan purna jual yang baik akan membantu Anda mengatasi kendala dan memaksimalkan penggunaan sistem.
7. Sesuaikan dengan Anggaran
   Pilih IMS yang menawarkan fitur sesuai dengan harga yang kompetitif. Pertimbangkan biaya implementasi, lisensi, dan pemeliharaan jangka panjang.
8. Lakukan Uji Coba Sebelum Membeli
   Sebelum membuat keputusan akhir, lakukan uji coba atau demo sistem untuk memastikan fitur dan kemudahan penggunaan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Dengan mempertimbangkan langkah-langkah di atas, Anda dapat memilih Inventory Management System yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga mendukung pertumbuhan dan efisiensi bisnis di masa mendatang. Pemilihan sistem yang tepat akan membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih baik, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Contoh inventory management system: Impact

Impact menjadi salah satu pilihan tepat untuk Anda pemilik bisnis atau UMKM kecil hingga menengah. Salah satu produk yang ditawarkan yaitu Impact Inventory Management System. Software ini membantu Anda untuk mengoptimalkan persediaan, mengotomatiskan proses fulfillment, hingga membantu meningkatkan kecepatan pengiriman barang. 

Beberapa fitur yang tersedia pada sistem inventory Impact yaitu:

1. Monitoring pergerakan inventory dengan barcode dan melakukan pembelian secara otomatis ketika persediaan hampir habis. 
2. Manajemen gudang. Anda dapat mengelola lebih dari satu gudang secara bersamaan dan memantau transfer antar gudang.  
3. Laporan otomatis. Sistem ini membantu untuk menghasilkan laporan lengkap dan real-time mengenai pergerakan inventory, perkiraan inventory, dan umur inventory. 
4. Metode penghitungan biaya yang beragam mulai dari FIFO, LIFO, AVCO, dan biaya standar. 

Selain fitur dan keuntungan tersebut, sistem ini juga terintegrasi dengan software akuntansi, sistem penjualan, dan sistem pembelian sehingga lebih efisien dan maksimal manfaatnya. 

Baca Juga: Apa itu Barcode Inventory System? Tips & 6 Tahap Penerapan

Kesimpulan

Pemborosan inventory menjadi masalah serius pada perusahaan. Hal tersebut biasanya disebabkan oleh kelebihan produksi dan sulitnya melacak inventaris. Oleh karena itu, implementasi inventory management system menjadi hal yang tepat.

Inventory management system Impact menyediakan berbagai fitur yang dapat membantu mengefisienkan proses pengelolaan inventaris Anda. Beberapa fitur tersebut yaitu laporan otomatis, manajemen gudang, hingga penggunaan barcode untuk mengelola gudang dengan mudah.