Cara Menghitung Inventory Forecasting dan 4 Metodenya

Inventory forecasting yang akurat sangat dibutuhkan oleh perusahaan manufaktur, khususnya ketika permintaan pelanggan dan rantai pasokan berubah dengan pesat. Guna memperoleh inventory forecasting yang tepat, perusahaan membutuhkan perpaduan analisis data, pengalaman industri, dan pendapat pelanggan sehingga dapat memprediksi permintaan di masa mendatang.

Perubahan yang begitu cepat pada permintaan pasar akibat banyaknya platform untuk melakukan promosi seringkali berdampak pada kurangnya persediaan pada gudang. Oleh karena itu, konsep inventory forecasting menjadi konsep yang tepat untuk diterapkan. Lebih lanjut, artikel ini akan membahas mengenai definisi, cara kerja, tipe, hingga keuntungan dari penerapan inventory forecasting bagi bisnis Anda

Apa itu inventory forecasting?

Inventory forecasting atau demand planning adalah konsep yang digunakan untuk memeriksa tingkat kebutuhan dan penggunaan stok selama periode tertentu. Data yang digunakan dalam menentukan perkiraan yaitu data penjualan tahun sebelumnya, tren, dan peristiwa mendatang. Dengan penghitungan ini, manajer pabrik yang menggunakan lean manufacturing dapat meminimalkan persediaan pada gudang sehingga tidak menumpuk.

Selain itu, perusahaan juga dapat memastikan telah memiliki cukup produk untuk memenuhi pesanan pelanggan dan tidak menghabiskan uang tunai dalam inventaris yang tidak perlu. Inventory forecasting dimulai dengan langkah sederhana, yaitu dengan melihat berapa banyak produk yang terjual dari waktu ke waktu. Kemudian, perusahaan dapat memperkirakan musim dan tren sehingga dapat diperoleh data saat musim atau tren apa perusahaan mengalami peningkatan permintaan.

Baca juga: Apa itu Manufaktur? Pengertian, Jenis, dan Tantangannya

Cara kerja inventory forecasting

Inventory forecasting berfungsi untuk membantu perusahaan mencapai keseimbangan antara memiliki terlalu banyak uang tunai yang terikat dalam inventaris dan memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan. Adapun tiga hal yang menjadi pertimbangan dalam perhitungan ini adalah forecast period, base demand dan penerapan variabel serta trend.

Berkaitan dengan periode perkiraan (forecast period), semakin jauh interval yang digunakan, maka semakin kurang akurat perkiraannya. Hal ini disebabkan oleh fluktuasi pasar, peristiwa terkini, dan risiko ilmiah. Adapun interval standar untuk melakukan perkiraan yaitu selama 30 hari, 90 hari dan satu tahun (memperhitungkan fluktuasi musiman). Selanjutnya, base demand atau permintaan dasar adalah kebutuhan pelanggan yang diketahui saat memulai perkiraan. Biasanya, ini menggunakan penjualan 30 hari sebelumnya atau pra penjualan apapun.

Terakhir, penerapan variabel dan tren adalah dengan melakukan analisis mengenai pengaruh global atau bahkan lokal dan dorongan pasar. Hal ini termasuk kecepatan penjualan, tantangan rantai pasokan, dan musiman. Setiap industri memiliki variabel unik yang harus diperhitungkan oleh analis saat merencanakan permintaan.

Komponen inventory forecasting

Dalam melakukan inventory forecasting, terdapat beberapa komponen yang harus perusahaan ketahui. Pengumpulan semua komponen tersebut berdampak pada akuratnya inventory forecasting yang akan dilakukan oleh perusahaan. Lebih lanjut, beberapa komponen yang dibutuhkan untuk melakukan inventory forecasting yaitu:

• Data historis penjualan
• Data historis pembelian
• Kapan waktu pembelian
• Kapan waktu produksi
• Kapan waktu pendistribusian/pengiriman
• Rencana permintaan pasar
• Rencana detail pasokan produk, seperti rencana produksi, rencana pembelian bahan mentah, dan pendistribusian

Karakteristik inventory forecasting

Guna menghasilkan inventory forecasting yang berkualitas, terdapat beberapa karakteristik yang harus dipenuhi. Adapun karakteristik atau kriteria tersebut meliputi:

Akurasi

Keakuratan menjadi hal penting dalam inventory forecasting. Dengan inventory forecasting yang akurat, maka perusahaan akan meminimalisir risiko kelebihan atau kekurangan bahan baku. Semakin akurat perkiraannya, maka inventaris perusahaan semakin efisien dan begitupun sebaliknya.

Biaya

Biaya untuk melakukan inventory forecasting pada dasarnya tergantung pada jumlah item, lamanya periode, dan cara yang digunakan. Pengolahan data forecasting juga dapat mempengaruhi biaya, dimana hal tersebut dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi. Jika perusahaan memilih secara manual, maka perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk membayar tenaga kerja

Kemudahan

Kemudahan dalam melakukan perkiraan inventaris menjadi salah satu yang harus dipertimbangkan. Dengan cara yang mudah, maka perusahaan tidak membutuhkan sumber daya lain untuk memahami prosesnya.

4 Tipe inventory forecasting

Beberapa tipe paling umum yang digunakan untuk perkiraan inventaris yaitu tren, grafik, kualitatif, dan kuantitatif. Pemilihan tipe tersebut dapat disesuaikan dengan permasalahan stok pada perusahaan, wawasan perusahaan, dan umpan balik dari penjualan. Lebih lanjut, berikut penjelasan 4 tipenya:

1. Trend forecasting

Tren adalah perubahan permintaan untuk suatu produk dari waktu ke waktu. Metode ini memproyeksikan kemungkinan pola penjualan dan pertumbuhan penjualan di masa lalu, namun mengecualikan efek musiman. Data penjualan yang lebih terperinci membantu teknik ini mengidentifikasi seberapa spesifik pelanggan, jenis pelanggan, dan kemungkinan akan membeli di masa mendatang. Analis dapat menemukan cara baru untuk memasarkan dan menawarkan penjualan dari data ini.

2. Graphical forecasting

Pada tipe ini, data yang sama yang dianalisis dengan grafik untuk menunjukkan puncak dan lembah penjualan. Beberapa forecaster lebih memilih metode grafis karena sifat visual dan wawasan yang tersedia. Hal ini dapat membedakan pola dari serangkaian titik data dan menambahkan garis tren miring ke grafik untuk memeriksa kemungkinan arah yang terlewatkan.

3. Qualitative forecasting

Jika perusahaan kekurangan data historis, maka perusahaan langsung menuju ke sumbernya, yaitu pelanggan mereka. Tipe ini seringkali melibatkan pengumpulan data yang kompleks, seperti kelompok fokus dan riset pasar. Forecaster kemudian menyempurnakan model dari jenis data ini.

4. Quantitative forecasting

Tipe ini dianggap lebih akurat daripada penelitian kualitatif karena menggunakan data numerik masa lalu. Semakin banyak data yang dimiliki perusahaan, biasanya perkiraannya semakin tepat. Salah satu contoh perkiraan kuantitatif adalah time-series forecasting, yang menggunakan data kuantitatif temporal untuk membuat model untuk memprediksi tren masa depan. Guna memehami secara lanjut, berikut perbedaan antara metode kualitatif dan kuantitatif:

Source: gocodes.com; inventory forecasting 101

Cara menentukan tipe inventory forecasting yang tepat

Guna menentukan mana di antara keempat tipe tersebut yang cocok untuk diterapkan pada bisnis, Anda harus memiliki beberapa pertimbangan. Beberapa cara untuk menentukannya yaitu sebagai berikut:

• Pertimbangkan data apa yang Anda miliki dan apa yang dapat Anda kumpulkan. Prosesnya tidak akan sama untuk semua organisasi, karena memiliki kesulitan yang berbeda-beda. Perusahaan yang sudah mapan harus memulai dengan data historis, melakukan analisis inventaris, dan menggunakan pendekatan kuantitatif. Pada perusahaan baru, mulailah dengan mengumpulkan informasi pasar kualitatif.
• Adapun forecasting terbaik biasanya menggunakan metode dan tipe data campuran Data kuantitatif memberi petunjuk perusahaan untuk memulai. Kemudian, data kualitatif menyempurnakan model. Gunakan input khusus industri untuk menyelesaikan perkiraan.
• Triknya yaitu memastikan model tersebut mencerminkan tren yang selalu berubah dan seringkali tidak dapat diprediksi. Beberapa gangguan pasar biasanya lamban terjadi seperti perubahan gaya atau mode. Saat menangani tantangan yang lebih signifikan, seperti pandemi global, ahli statistik harus mengembangkan beberapa model berdasarkan informasi historis dan berbagai skenario yang masuk akal, kemungkinan bekerja dengan tim perencanaan skenario. Forecaster juga dapat memasukkan skenario kebutuhan ekstrim untuk menentukan kemungkinan permintaan.

Manfaat inventory forecasting

Perkiraan inventaris yang baik akan membantu perusahaan dalam merencanakan tren potensial, menghemat biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut manfaat-manfaat lain yang akan Anda dapatkan jika menerapkan inventory forecasting:

• Penghematan biaya. Dengan memesan jumlah produk yang optimal, Anda dapat memanfaatkan pemesanan massal tanpa menghabiskan uang dalam inventaris yang tidak perlu. Produk atau suku cadang yang tidak dibutuhkan tersebut juga membutuhkan ruang pergudangan, yang menambah biaya.
• Kepuasan pelanggan & pemasok. Memiliki stok di tangan membantu membuat pelanggan senang dan meningkatkan kemungkinan bisnis berlanjut. Dengan memahami proses dan jadwal pemasok membantu Anda meminimalkan kehabisan stok dan menjaga hubungan yang sehat dengan mereka sehingga lebih sedikit pesanan darurat dan komunikasi yang lebih baik.
• Perbaikan back-end. Persediaan dan rantai pasokan terhubung secara intrinsik. Peramalan permintaan yang lebih baik meningkatkan manajemen rantai pasokan Anda dengan melihat ke depan untuk memastikan jumlah stok yang tepat. Selain itu, ini dapat mengurangi jumlah tenaga kerja manual yang masuk ke inventaris dan manajemen rantai pasokan. Poin pemesanan ulang dan langkah lainnya dapat diotomatisasi. Software ERP Inventory Impact dapat terus memperbarui prakiraan dengan informasi baru saat dimasukkan ke dalam platform Anda.
• Wawasan strategis. Komunikasi yang ditingkatkan di seluruh perusahaan Anda dapat membantu Anda memenuhi tujuan perusahaan. Misalnya, dengan melihat kinerja masa lalu dan hasil yang diharapkan dari kampanye pemasaran, manajer inventaris Anda dapat memastikan bahwa ada cukup produk untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dengan cara ini, tim manajemen inventaris Anda dapat memengaruhi indikator kinerja utama (KPI) seperti margin keuntungan.

Cara menghitung inventory forecasting

Berapa kali perusahaan Anda menjual dan mengisi kembali persediaannya selama setahun terakhir? Rasio inventory turnover membantu Anda melihat berapa hari yang diperlukan untuk menjual persediaan yang Anda miliki. Rasio yang lebih tinggi menunjukkan penjualan yang kuat. Dengan perhitungan ini, maka perusahaan dapat memperkirakan tingkat inventaris yang dibutuhkan.

Guna menerapkan inventory turnover, Anda harus menentukan harga pokok penjualan dengan cara menjumlah semua biaya langsung untuk memproduksi barang, termasuk bahan baku serta inventaris rata-rata. Berikut rumus penghitungannya.

Inventory forecasting/turnover = Harga Pokok Penjualan (HPP) / persediaan rata-rata selama jangka waktu tertentu

Baca juga: Unit Cost adalah: Pengertian, rumus, dan langkah menghitung

Best practice inventory forecasting

Agar mendapatkan hasil terbaik, Anda dapat memulainya dengan mengumpulkan sebanyak mungkin data tentang riwayat penjualan Anda. Enam bulan adalah titik awal yang baik, tetapi data dari satu atau dua tahun dapat memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang permintaan bulanan. Berikut ini beberapa best practice lain yang perlu dipertimbangkan untuk diterapkan:

• Bentuk tim yang dapat berkolaborasi untuk mengembangkan perkiraan.
• Gunakan program manajemen inventaris yang bekerja dengan baik dan menyediakan proses yang terdokumentasi. Salah satu software yang dapat Anda gunakan yaitu ERP Inventory Impact yang memungkinkan perusahaan Anda untuk secara otomatis mengelola proses inventaris, fulfillment demand, mempersingkat waktu pengiriman produk, serta menyediakan laporan secara real-time.
• Gunakan informasi kualitatif untuk mendorong perkiraan, khususnya yang berasal dari pelanggan. Agar proses komunikasi dengan pelanggan dapat lebih mudah, Anda dapat menerapkan CRM Impact.
• Hitung semua margin dan laba masa lalu dan sasaran masa depan, seperti margin laba kotor. Guna mempermudah perhitungan keuangan perusahaan, kini Anda dapat menerapkan software accounting Impact yang mengotomatiskan proses pembukuan perusahaan Anda.
• Ukur tren penjualan dengan hati-hati agar Anda bisa seakurat mungkin.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda

Kesimpulan

Keberadaan inventory forecasting membantu perusahaan untuk memperkirakan tingkat persediaan stok dan menyesuaikannya dengan permintaan pelanggan. Hal tersebut dapat berdampak pada efisiensi pada proses manufaktur. Seiring dengan cepatnya perubahan tren dan permintaan pasar, maka perusahaan harus memiliki strategi lain untuk menerapkan perkiraan inventaris dengan lebih mudah.

Salah satunya yaitu melalui penggunaan ERP Inventory Impact. Software tersebut membantu perusahaan untuk memastikan tingkat stok pada gudang dan mengoptimalkan proses pergudangan. Selain itu, adanya fulfillment demand dan replenishment yang terotomatisasi juga mempermudah proses pengelolaan inventaris pada perusahaan Anda.