Inventory

User

Administrator

Menu Overview

1

Dashboard Inventory Overview untuk melakukan penerimaan barang, pengiriman barang dan transfer antar lokasi / gudang

✔

✔

Menu Operations

1

Transfer antar lokasi / gudang dan batch transfer

✔

✔

2

Membuat dan mengisi formulir  Inventory Adjustments

✔

✔

3

Validasi Inventory Adjustments

✔

4

Mengubah produk menjadi Scrap

Apabila mendapatkan extra right

5

Akses untuk membuat landed costs

✔

6

Run Scheduler untuk reserve produk yang sedang menunggu availability dan menjalankan Reordering Rules

✔

✔

Menu Master Data

1

Melihat daftar produk dan produk varian

✔

✔

2

Membuat produk/varian baru dan mengedit produk/varian

✔

3

Membuat Reordering Rules

✔

4

Melihat dan membuat nomor lot / serial

✔

✔

5

Mengatur packages untuk keperluan pengiriman

✔

✔

User

Administrator

Menu Reporting

1

Akses untuk melihat berbagai laporan terkait inventory

✔

Menu Configuration

1

Mengatur gudang, lokasi, aturan, rute, tipe operasi dan Putaway Rules

✔

2

Mengatur produk kategori, atribut produk dan produk kemasan

✔

3

Mengatur satuan dan kategori satuan

✔

4

Mengatur metode pengiriman dan Delivery Packages

✔

Extra Rights

1

Administration: Settings – untuk akses menu Inventory > Configuration > Settings;  Secara otomatis mendapatkan limited akses pada modul General Settings juga)

Apabila diberikan akses

2

Show non-valuation inventory reports seperti laporan Inventory Report, Product Moves, dan Inventory Movement Report

Apabila diberikan akses

3

Show and modify scrap or inventory loss location untuk membatasi pengguna yang dapat melakukan inventory adjustments ataupun scrap

Hanya untuk pengguna yang mendapatkan akses terkait

4

Show Cost – melihat Cost pada master data produk

5

Show Price – melihat harga jual pada master data produk

Inventory → Configuration → Settings

Delivery Packages

Fitur untuk mengelompokkan produk yang akan dikirimkan dalam kemasan, misalnya dalam bentuk parsel atau box.

Warnings

Aktifkan untuk memberikan informasi atau blocking terkait partners tertentu ketika membuat formulir transfer pada modul Inventory.

Informasi tersebut dapat didaftarkan melalui menu Contact > tab internal notes > Warning on the Picking.

Picking Policy

Pilihan kapan  produk dapat mulai dikirimkan:

• Ship products as soon as available, with back orders: pesanan akan dikirimkan berdasarkan jumlah stok yang tersedia. Sisa pesanan yang belum tersedia akan dikirimkan setelah barang tersedia melalui back order.

• Ship all products at once: pesanan akan dikirimkan ketika stok tersedia atas keseluruhan pesanan tersebut.

Batch Picking

Fitur untuk mengelompokkan pengambilan barang (picking) ataupun pengiriman (delivery order) dalam batches, di mana seorang user dapat di-assign sebagai penanggungjawab untuk setiap batch.

Reservation

Pilihan untuk me-reservasi stok yang akan dijual:

• Immediately after sales order confirmation: reservasi atas stok terjadi tepat setelah Sales Order dikonfirmasi.

• Manually or based on automatic scheduler: reservasi atas stok dilakukan secara manual atau berdasarkan otomatisasi jadwal tertentu.

Email Confirmation

Fitur untuk mengirimkan email konfirmasi kepada pelanggan setelah Delivery Order divalidasi

Shipping Costs

Fitur untuk mengaktifkan perhitungan biaya pengiriman barang kepada pelanggan

SMS Confirmation

Aktifkan untuk mengirim pesan teks SMS konfirmasi otomatis ketika Delivery Orders divalidasi. Anda perlu terlebih dahulu membeli credit untuk mengirimkan SMS kepada pelanggan

Variants

Fitur untuk mengaktifkan produk varian seperti warna, ukuran, dsb

Product Packagings

Aktifkan apabila ada packaging produk yang perlu dimonitor (contoh: 1 pack 6 bottles, box of 10 pieces), di mana masing-masing box perlu diberikan barcode

Units of Measure

Fitur untuk mengaktifkan satuan yang berbeda untuk penjualan dan pembelian produk

Notification for Expiring Products

Fitur untuk mengaktifkan notifikasi terkait produk yang mendekati tanggal kadaluarsa (tanggal kadaluarsa perlu didaftarkan terlebih dahulu pada Inventory > Master Data > Lots / Serial Numbers).

Daftarkan users yang akan mendapatkan notifikasi mengenai produk yang akan kadaluarsa, setiap hari apa  notifikasi akan dikirimkan, dan berapa hari sebelum kadaluarsa notifikasi perlu diberikan.

Lots & Serial Numbers

Fitur untuk mengaktifkan penggunaan Lots & Serial Numbers untuk melacak pergerakan produk

Display Lots & Serial Numbers on Delivery Slips and Invoices

Fitur untuk menampilkan Lots & Serial Numbers pada Delivery Slips maupun pada Customer Invoice

Expiration Dates

Fitur untuk mengaktifkan expiry dates dari produk melalui menu lots & serial numbers

Consignment

Aktifkan apabila terdapat barang-barang yang dikonsinyasikan oleh vendor

Storage Locations

Fitur untuk mengaktifkan:

• Pengaturan lokasi pada gudang

• Pengaturan untuk memindahkan produk ke lokasi tertentu ketika produk diterima di lokasi tertentu

Multi-Step Routes

Pengaturan rute penerimaan, pengiriman dan manufaktur masing-masing gudang

Multi-Warehouses

Aktifkan untuk mengelola beberapa gudang sekaligus

Security Lead Time for Sales

Pengaturan jadwal pengiriman lebih awal untuk menghindari keterlambatan

Security Lead Time for Purchase

Pengaturan jadwal penerimaan lebih awal untuk menghindari keterlambatan

Inventory → Configuration → Warehouses → Create

Warehouse

Nama gudang

Short Name

Kode untuk gudang tersebut

Company & Address

Nama dan alamt perusahaan di mana gudang ini akan didaftarkan, apabila Anda mengaktifkan multi-company

Incoming Shipments

1. Receive goods Directly (1 step): Produk akan langsung dikirimkan ke lokasi penyimpanan

2. Receive goods in input and then stock (2 steps): Produk pertama kali akan dibongkar di lokasi input dan dilanjutkan untuk ditransfer ke lokasi penyimpanan

3. Receive goods in input then quality then stocks (3 steps): Produk akan dibongkar di lokasi input, pemeriksaan kualitas, kemudian disimpan dalam lokasi penyimpanan

Outgoing Shipments

1. Deliver goods directly (1 step): Produk akan langsung dikirimkan kepada pelanggan dari lokasi penyimpanan

2. Send goods in output and and then deliver (2 steps): Produk akan dipindahkan ke lokasi  output terlebih dahulu, kemudian dikirimkan kepada pelanggan

3. Pack goods, send goods in output and then deliver (3 steps): Produk akan dikemas, kemudian dikirimkan ke lokasi output, kemudian dikirimkan kepada pelanggan

On delivery status on DO

Aktifkan apabila Anda perlu mendaftarkan status pengiriman pada Delivery Orders

Resupply Subcontractors

Aktifkan apabila gudang ini akan dipakai untuk mengirimkan bahan baku kepada subkontraktor

Manufacture to Resupply

Aktifkan apabila gudang akan dipakai untuk memberikan instruksi produksi untuk stok ulang produk

Manufacture

1. Manufacture (1 step): Produksi hanya akan dilakukan dalam 1 step (otomatis mengambil bahan baku dan menyimpan barang jadi dari/pada lokasi penyimpanan)

2. Pick components and then manufacture (2 steps): Produksi dimulai dengan pengambilan bahan baku dan dilanjutkan dengan proses produksi (otomatis menyimpan barang jadi pada lokasi penyimpanan)

3. Pick components, manufacture and then store products (3 steps): Produksi dimulai dengan pengambilan bahan baku, dilanjutkan dengan proses produksi, kemudian serah terima barang jadi kepada gudang

Buy to Resupply

Aktifkan apabila stok ulang produk dilakukan dengan cara pembelian

Re-supply from

Aktifkan apabila stok ulang produk dilakukan dari gudang lainnya

Inventory → Configuration → Locations → Create

Location Name

Nama lokasi

Parent Location

Nama gudang ataupun nama parent dari lokasi tersebut

Location Type

Vendor Location: Lokasi pemasok

View: Lokasi parent

Internal Location: Lokasi dalam tempat penyimpanan

Customer Location: Lokasi pelanggan

Inventory Loss: Tipe lokasi yang dipakai untuk mencatat kehilangan barang

Production: Tipe lokasi untuk proses produksi / manufaktur

Transit Location: Lokasi sementara yang dipakai untuk keperluan transit

Is a Scrap Location

Lokasi yang akan dipakai pada menu Inventory > Operations > Scrap

Is a Return Location

Lokasi untuk pengembalian produk

Removal Strategy

Strategi untuk pengeluaran produk pada sistem:

• First In First Out (FIFO): Barang yang pertama masuk dikeluarkan terlebih dahulu

• First Expiry First Out (FEFO): Barang yang akan kadaluarsa dikeluarkan terlebih dahulu

• Last In First Out (LIFO): Barang yang terakhir masuk dikeluarkan terlebih dahulu

Inventory → Configuration → Rules → Create

Name

Nama dari aturan

Action, Operation Type, Source Location, Destination Location

1. Pull From: Mengambil stok dari Source Location tertentu sesuai dengan Operation Type dan Destination Location.

   Contoh: Ketika ada keperluan untuk mengirimkan stok ke lokasi subkontraktor di Gudang 1, maka kebutuhan stok akan dipenuhi dari lokasi WH-1/Stock.

   

2. Push To: Ketika barang tiba pada Source Location, maka akan secara otomatis, maka formulir yang terbentuk pada Operation Type mendaftarkan Destination Location yang telah ditentukan.

   Contoh: Ketika barang produksi sampai pada lokasi WH-2/Post-Production, maka formulir transfer Store Finished Product terbentuk untuk mengirimkan barang produksi ke Destination Location.

   

3. Push & Pull: Aturan back-to-back di mana stok perlu diambil untuk memenuhi kebutuhan pada Source Location kemudian stok tersebut dipindahkan untuk memenuhi kebutuhan pada Destination Location.

   Contoh: Ketika stok  dibutuhkan pada Destination Location, maka formulir transfer akan dibuat dari Source Location ke Destination Location. Formulir transfer juga akan terbuat untuk mengirimkan stok ke Source Location.

   

4. Buy: Ketika stok dibutuhkan pada Destination Location, maka Request for Quotation dibuat untuk memenuhi kebutuhan.

5. Manufacture: Ketika stok dibutuhkan pada Destination Location, maka pesanan manufaktur akan terbentuk untuk memenuhi kebutuhan tersebut
   

Supply Method

• Take From Stock: Produk akan diambil dari stok yang ada.

Contoh: Delivery Order

• Trigger Another Rule: Aturan lain dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan stok pada Source Location.

Contoh: Untuk step 1 dari 3 step proses manufaktur, perlu memindahkan bahan baku dari lokasi pre-produksi ke lokasi produksi. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku pada lokasi pre-produksi, diperlukan aturan lainnya di mana bahan baku akan dipindahkan dari lokasi internal stock ke lokasi pre-produksi.

• Take From Stock, if unavailable, Trigger Another Rule: Aturan akan mengambil dari lokasi internal stock terlebih dahulu. Apabila stok tidak tersedia, maka akan memicu aturan lainnya.

Contoh: Untuk Manufacturing to Order, Source Location akan diset pada lokasi internal stock. Apabila tidak tersedia, maka akan memicu instruksi untuk manufaktur.

Route

Rute yang dapat dipilih untuk pemenuhan kebutuhan stok

Inventory → Configuration → Routes → Create

Route

Nama dari rute

Applicable On

• Product Categories: apabila rute berlaku untuk kategori produk tertentu

• Products: apabila rute berlaku untuk produk tertentu

• Warehouses: apabila rute berlaku untuk gudang tertentu

• Sales Order Lines: untuk menambahkan rute yang dapat dipilih pada Sales Order

Rules

Rules yang berlaku untuk rute tersebut

Inventory → Configuration → Operation Types → Create

Operation Type

Nama dari tipe operasi

Code

Kode untuk tipe operasi

Warehouse

Nama gudang di mana tipe operasi berlaku

Type of Operation

Terdapat 4 pilihan tipe operasi:

• Receipt: penerimaan barang

• Delivery: pengiriman barang

• Internal Transfer: transfer barang antar gudang / lokasi

• Manufacturing: proses produksi

Operation Type for Returns

Tipe Operasi yang akan dipakai apabila ada pengembalian barang pada tipe operasi tersebut

Show Detailed Operations

Menambahkan tab Detailed Operations pada formulir tipe operasi tersebut

Pre-fill Detailed Operations

Informasi produk pada tab Detailed Operations terisi secara otomatis

Create New Lots / SN

Mengharuskan membuat nomor lot / serial number

Use New Lots / SN

Hanya dapat menggunakan nomor lot / serial number yang sudah ada

Move Entire Packages

Fitur untuk memindahkan packages secara keseluruhan

Default Source Location

Lokasi default untuk pengambilan barang

Default Destination Location

Lokasi default untuk pengiriman barang

Use Barcode

Fitur untuk mengaktifkan penggunaan barcode pada tipe operasi tersebut

Inventory → Configuration → Putaway Rules

Product and Product Category

Produk / Kategori Produk yang memerlukan putaway rules

When product arrives in

Nama gudang di mana produk tersebut diterima

Store to

Lokasi penyimpanan produk / kategori produk tersebut

Inventory → Configuration → Product Categories 

Parent Category

Kategori produk parent dari kategori produk tersebut

Routes

Daftarkan rute-rute yang dapat dipakai oleh produk kategeori tersebut

Force Removal Strategy

Strategi untuk mengeluarkan barang:

• First In First Out (FIFO): Barang yang pertama masuk dikeluarkan terlebih dahulu

• First Expiry First Out (FEFO): Barang yang akan kadaluarsa dikeluarkan terlebih dahulu

• Last In First Out (LIFO): Barang yang terakhir masuk dikeluarkan terlebih dahulu

Costing Method

Metode pencatatan harga pokok penjualan:

1. Standard Costing: Sesuai dengan harga standar yang ditetapkan

2. Average Cost: metode rata-rata

3. First in First Out: harga pokok penjualan berdasarkan harga barang yang masuk terlebih dahulu

Inventory Valuation

Penilaian persediaan dapat dilakukan secara:

1. Automated: jurnal akan otomatis terbentuk

2. Manual:  jurnal tidak akan terbentuk

Price Difference Account

Akun yang akan dipakai apabila ada perbedaan antara harga pada Purchase Order (jurnal yang terbentuk pada saat penerimaan barang) dan harga pada Vendor Bill (jurnal yang terbentuk pada saat pembentuk vendor bill)

Income Account

Akun yang akan dipakai untuk mencatat penjualan pada saat Customer Invoice dibentuk

Expense Account

Akun yang akan dipakai untuk mencatat harga pokok penjualan pada saat Customer Invoice dibentuk

Stock Input Account

Lawan akun dari penambahan inventory pada saat validasi penerimaan barang dari pemasok

Stock Output Account

Lawan akun dari pengurangan inventory pada saat validasi pengiriman barang kepada pelanggan

Stock Valuation Account

Akun pencatatan inventory

Stock Journal

Jurnal yang akan dipakai untuk jurnal otomatis terkait penerimaan dan pengiriman barang

Inventory → Configuration → Attributes → Create

Attribute Name

Nama dari attribute

Display Type

• Radio: pilihan dalam bentuk tombol radio
  

• Select: pilihan muncul dalam bentuk drop-down
  

• Color: pilihan dalam bentuk warna
  

Variants Creation Mode

Pembentukan varian ketika atribut ditambahkan:

• Instantly: Variasi produk akan ditambahkan otomatis setelah Anda menambahkan atribut & value variasi produk

• Dynamically: Variasi produk akan ditambahkan setelah produk tersebut ditambahkan pada sales order

• Never: Variasi produk tidak akan ditambahkan ke data product variants

Inventory → Configuration → Product Packagings

Packaging

Nama dari packaging

Product

Nama produk yang akan memakai packaging tersebut

Contained quantity

Jumlah  unit dalam 1 package

Barcode

Nomor barcode untuk package tersebut

Company

Isi dengan nama perusahaan di mana paket tersebut berlaku, apabila Anda mengaktifkan multi-company

Inventory → Configuration → UoM Categories

Inventory → Configuration → UoM  → Create

Unit of Measure

Nama dari satuan ukuran

Category

UoM Category dari satuan ukuran tersebut

Type

• Reference Unit of Measure: satuan ukuran yang dipakai sebagai referensi utama dari UoM Category

• Bigger than Reference Unit of Measure: satuan ukuran yang sedang dibuat lebih besar daripada satuan ukuran referensi

• Smaller than Reference Unit of Measure: satuan ukuran yang sedang dibuat lebih kecil  daripada satuan ukuran referensi

Ratio

Rasio satuan ukuran yang sedang dibuat dibandingkan dengan satuan ukuran referensi

Active

Untuk mengaktifkan satuan ukuran tersebut sehingga dapat digunakan di dalam sistem

Rounding Precision

Ketepatan pembulatan yang akan dipakai

Inventory → Configuration → Shipping Methods  → Create

Name

Nama metode pengiriman

Active

Centang untuk mengaktifkan  metode pengiriman tersebut

Provider

Penetapan harga untuk metode pengiriman tersebut:

• Fixed Price: Biaya dengan harga tetap

• Based on Rules: Formula untuk perhitungan biaya pengiriman
  

Margin on Rate

Memungkinkan Anda menetapkan persentase keuntungan yang Anda mau terapkan atas tarif pengiriman yang dihitung

Free if order amount is above

Memberikan pengiriman gratis kepada pelanggan dengan minimal nominal pemesanan tertentu

Delivery Product

Produk yang akan dikirimkan

Company

Isi apabila metode ini hanya berlaku untuk perusahaan tertentu (apabila Anda mengaktifkan fitur multi-company

Tab Destination Availability

Untuk membatasi area pengiriman

Tab Description

Deskripsi yang akan dimunculkan apabila Anda memakai modul eCommerce ataupun mengaktifkan fitur online quotations

Inventory → Configuration → Delivery Packages  → Create

Package Type

Nama tipe dari paket pengiriman

Height, Width, Length, Max Weight

Kapasitas dari paket pengiriman tersebut

Barcode

Anda dapat mendaftarkan barcode apabila diperlukan

Package Code

Kode kemasan / box