3 Fase Implementasi ERP pada Perushaan dan Tips Suksesnya

Overview

Mengelola sumber daya adalah inti dari mempertahankan keunggulan dalam bisnis saat ini yang penuh dengan kecepatan. Penelitian menunjukkan bahwa menerapkan sistem ERP dapat meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan hingga 95%.

Meskipun penting, implementasi ERP pada perusahaan seringkali rumit dan sekitar 70% kegagalan terjadi karena kurangnya eksekusi yang tepat. Panduan ini bertujuan untuk membimbing Anda melewati proses implementasi ERP dengan keyakinan dan mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan, tak peduli seberapa besar perusahaan Anda.

Pengertian tentang sistem ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah alat bisnis yang menyatukan proses dan data dari berbagai departemen perusahaan Anda. Software ini berfungsi sebagai pusat kendali yang mengatur semua operasi, dari stok dan keuangan hingga personel dan pelanggan.

Setiap modul dalam software ERP bertanggung jawab atas tugas-tugas spesifik seperti akuntansi, manajemen rantai pasokan, dan CRM. Integrasi semua fungsi ini dalam satu platform meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi pekerjaan manual, dan memberikan wawasan yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.

Proses implementasi ERP

Implementasi ERP pada perusahaan sangat kompleks dan membutuhkan perencanaan matang. Proses ini terbagi menjadi tiga fase utama: pre-implementation, implementation, dan post-implementation.

Setiap fase memiliki tugas dan tujuan khusus untuk memastikan kesuksesan implementasi ERP. Eksekusi yang tepat pada setiap tahap akan menghasilkan sistem ERP yang lebih lancar dan efisien.

Fase pre-implementation

Fase pre-implementation adalah fondasi bagi implementasi ERP, membutuhkan perencanaan dan persiapan yang teliti untuk memastikan kesiapan organisasi dalam mengadopsi sistem baru. Perencanaan yang tepat pada tahap ini mengurangi risiko dan meningkatkan peluang kesuksesan implementasi ERP.

1. Penilaian kebutuhan dan penetapan tujuan

Pada tahap pre-implementation, langkah pertama adalah mengidentifikasi tujuan sistem ERP, seperti meningkatkan efisiensi, keteraturan, atau akurasi. Evaluasi operasi saat ini untuk mengidentifikasi area di mana peningkatan diperlukan.

Selanjutnya, berkomunikasilah dengan departemen lain di perusahaan Anda untuk memastikan kecocokan sistem ERP dengan kebutuhan mereka. Pendekatan ini memastikan bahwa kebutuhan setiap departemen sejalan dengan fungsi sistem ERP.

2. Studi kelayakan dan penyusunan anggaran

Setelah menetapkan tujuan dan kebutuhan, langkah berikutnya adalah melakukan analisis biaya-manfaat. Dengan analisis ini, Anda dapat mengevaluasi dampak keuangan dari implementasi ERP dan menentukan apakah investasi tersebut bermanfaat.

Setelah analisis selesai, buatlah anggaran terperinci yang mencakup semua biaya, mulai dari perangkat lunak hingga pelatihan. Dengan cara ini, Anda dapat mengelola keuangan secara efisien dan mencegah pengeluaran yang tidak perlu.

3. Pemilihan vendor

Untuk melanjutkan implementasi ERP, Anda harus menyusun dan mengirimkan Request for Proposal (RFP) kepada vendor ERP yang Anda pertimbangkan. Setelah itu, Anda akan meninjau tanggapan mereka, fokus pada kemampuan produk, dukungan, dan biaya.

Pemeriksaan yang cermat ini membantu memastikan Anda memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran organisasi Anda. Ini memastikan bahwa sistem ERP yang Anda pilih sesuai dengan tujuan organisasi dan kebutuhan teknis Anda.

4. Perencanaan proyek dan pembentukan tim

Menentukan ruang lingkup dan tenggat waktu proyek adalah langkah awal yang krusial. Setelah itu, susunlah tim dengan anggota dari berbagai departemen dan IT untuk memastikan representasi yang komprehensif.

Setelah tim terbentuk, langkah selanjutnya adalah membuat rencana terperinci. Rencana ini harus mencakup semua tugas, tenggat waktu, dan pencapaian proyek ERP. Dengan demikian, semua anggota tim akan mengetahui tanggung jawab masing-masing dan menjaga kelancaran jalannya proyek.

Fase implementasi

Fase implementasi merupakan langkah krusial dalam penerapan sistem ERP. Ini melibatkan konfigurasi, migrasi data, pengujian, pelatihan, dan kesiapan sistem untuk digunakan secara penuh. Keberhasilan implementasi sangat menentukan kemampuan sistem dalam memenuhi kebutuhan organisasi serta kesiapan operasionalnya sejak awal.

1. Desain dan konfigurasi sistem

Dalam tahap implementasi, kami melakukan pembaruan pada proses bisnis kami agar sesuai dengan praktik terbaik yang didukung oleh sistem ERP. Selanjutnya, kami menyesuaikan sistem agar sesuai dengan proses dan kebutuhan yang telah diperbarui.

Jika diperlukan, penyesuaian sistem dilakukan untuk memenuhi kebutuhan unik yang tidak dapat diatasi hanya melalui konfigurasi. Hal ini penting untuk memastikan bahwa sistem ERP sesuai dengan tuntutan organisasi kami sambil tetap mempertahankan fungsi standarnya

2. Pemindahan data

Sebelum memindahkan data ke sistem ERP baru, perlu dipastikan bahwa data tersebut telah diatur sesuai dengan struktur baru dan diverifikasi kebenarannya. Setelah persiapan ini, data bersih dipindahkan dari sistem lama ke sistem ERP baru.

Proses ini memastikan bahwa informasi dalam sistem baru dapat dipercaya sepenuhnya, memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang akurat dan kelancaran operasional.

3. Pengujian sistem ERP

Pengujian adalah tahap krusial dalam implementasi sistem ERP. Awal testing melibatkan pengujian unit untuk memastikan fungsi setiap komponen secara optimal. Kemudian, pengujian integrasi memverifikasi kelancaran interaksi antarmodul.

Selanjutnya, user acceptance testing (UAT) memungkinkan pengguna akhir memvalidasi kebutuhan sistem mereka. Proses holistik ini mengungkap dan memperbaiki masalah sebelum sistem dioperasikan.

4. Pelatihan user

Sesi pelatihan bertujuan untuk melayani end-user dengan mempertimbangkan peran dan tanggung jawab mereka dalam sistem ERP. Super user dilatih untuk memberikan dukungan dan instruksi kepada pengguna lain. 

Pelatihan menyeluruh ini menjamin semua pengguna memiliki kemampuan yang dibutuhkan dalam mengoperasikan sistem baru, kunci untuk kesuksesan implementasi dan penggunaan sistem tersebut.

5. Persiapan go-live

Sebelum diluncurkan, sistem menjalani tinjauan akhir, sementara daftar periksa go-live merinci tugas-tugas sebelum, selama, dan setelah peluncuran.

Peralihan yang terencana dengan baik membantu transisi dari sistem lama ke ERP baru, mengurangi risiko dan memastikan kelancaran operasi.

Fase post-implementation

Setelah fase implementasi ERP, tahap post-implementation dimulai, fokus pada stabilisasi, dukungan, dan penyesuaian untuk mendukung kebutuhan organisasi. Tahap ini menjamin keberhasilan jangka panjang sistem ERP dengan menangani masalah, meningkatkan kinerja, dan menambahkan penyempurnaan sesuai kebutuhan, guna meningkatkan nilai sistem dari waktu ke waktu.

1. Dukungan dan pemeliharaan

Setelah sistem berjalan, tim dukungan dibentuk untuk menangani masalah pengguna melalui layanan meja bantuan. Tim ini siap membantu pengguna dengan pertanyaan atau masalah yang muncul.

Pembaruan dan patch rutin dipasang untuk menjaga sistem tetap berfungsi dan aman. Dukungan berkelanjutan ini menjadi kunci utama untuk memastikan keandalan sistem dan memenuhi kepuasan pengguna.

2. Stabilisasi dan pengoptimalan sistem

Setelah sistem beroperasi, tim secara cepat menangani masalah untuk memastikan kelancaran operasi. Mereka terus memantau dan meningkatkan kinerja sistem untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis.

3. Evaluasi kinerja

Setelah implementasi ERP, dilakukan tinjauan untuk mengukur keberhasilan sesuai tujuan yang telah ditetapkan. Key Performance Indicator (KPI) digunakan untuk memantau kinerja, sementara feedback dari pengguna membantu mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan. 

Tinjauan ini penting untuk memastikan bahwa sistem sesuai dengan harapan dan juga untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.

4. Peningkatan berkelanjutan

Pengguna mengikuti pelatihan rutin untuk meningkatkan pemahaman mereka dalam menggunakan sistem ERP. Tim dukungan secara aktif menyempurnakan fitur sistem sesuai dengan evolusi kebutuhan.

Perbaikan terus-menerus pada proses bisnis penting untuk memaksimalkan manfaat dari sistem ERP. Ini memastikan sistem tetap relevan dan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Baca juga: 4 Kelebihan dan Kekurangan ERP yang Wajib Diketahui

Best practice untuk memastikan keberhasilan implementasi ERP

Memiliki strategi manajemen perubahan yang baik

Buatlah rencana perubahan komprehensif untuk memastikan kinerja optimal sistem ERP. Identifikasi pemangku kepentingan yang terlibat, jelaskan keuntungan sistem ERP, berikan pelatihan dan dukungan, serta tangani resistensi terhadap perubahan dari awal.

Kurangnya strategi manajemen perubahan dapat mengakibatkan penolakan terhadap penggunaan sistem baru. Ini dapat menghambat produktivitas dan meredam motivasi, serta berpotensi menggagalkan penerimaan sistem ERP secara keseluruhan.

Dapatkan dukungan eksekutif

Melibatkan para eksekutif sejak awal adalah kunci untuk memastikan pemahaman mendalam tentang urgensi implementasi ERP. Dengan memperlihatkan manfaat seperti penghematan biaya, pencapaian target bisnis, dan pemberian hak untuk membuat keputusan, akan memperkuat dukungan mereka.

Ketidakpartisipan para eksekutif dapat mengakibatkan kurangnya dukungan yang diperlukan, menyebabkan kebingungan mengenai prioritas, dan menghadapi hambatan internal yang sulit diatasi. Ini berpotensi mengakibatkan penundaan, melebihi anggaran yang telah ditetapkan, atau bahkan menghentikan proyek secara keseluruhan.

Prioritaskan kualitas data

Sebelum memulai penggunaan sistem ERP, penting untuk memeriksa, membersihkan, dan mentransfer data dengan cermat. Aturan pengelolaan data yang ditetapkan akan memastikan keakuratannya seiring waktu.

Kualitas data yang buruk dapat menyebabkan gangguan dalam sistem ERP, mengakibatkan kesalahan, kebingungan, dan pemborosan waktu. Dampaknya termasuk laporan yang tidak akurat, keputusan yang didasarkan pada informasi yang salah, dan kepercayaan masyarakat terhadap sistem yang tercoreng.

Memiliki ekspektasi dan komunikasi yang jelas

Tetapkan ekspektasi yang jelas untuk ruang lingkup proyek, jadwal, hasil, dan tanggung jawab. Pastikan komunikasi terbuka dan transparan dengan pemangku kepentingan, mengatasi masalah, dan memberikan pembaruan secara teratur.

Ekspektasi yang tidak jelas dan komunikasi yang lemah dapat mengakibatkan kebingungan, penundaan tenggat waktu, perluasan proyek di luar kesepakatan, dan meningkatnya risiko. Ini dapat menimbulkan frustrasi dan kehilangan kepercayaan, yang akhirnya mengarah pada kegagalan.

Siapkan rencana untuk menskalakan operasi

Saat merencanakan implementasi ERP dan memilih vendor, perhatikan kemampuan sistem untuk berkembang dan menyesuaikan diri. Pilihlah solusi yang fleksibel untuk mengatasi perubahan dan pertumbuhan tanpa perlu banyak modifikasi.

Menggunakan sistem ERP yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dapat mengakibatkan biaya tambahan yang tinggi dan efisiensi yang rendah di masa mendatang. Ini dapat menjadi hamatan dalam perkembangan bisnis Anda.

Pilih vendor yang memiliki reputasi baik

Sebelum memilih vendor atau konsultan ERP, lakukan penilaian menyeluruh terhadap kemampuan mereka, periksa referensi, dan pastikan rekam jejak yang solid. Prioritaskan vendor yang memiliki pengetahuan industri yang mendalam, dukungan yang konsisten, dan komitmen terhadap kerja sama jangka panjang.

Keputusan memilih vendor yang tidak andal atau kurang berpengalaman bisa mengakibatkan perangkat lunak berkualitas rendah, dukungan yang kurang memuaskan, serta masalah integrasi yang rumit. Risiko tersebut dapat menghasilkan penundaan, melebihi anggaran yang telah ditetapkan, dan ketidakcocokan dengan sistem ERP akhir.

Kesimpulan

Menerapkan sistem ERP merupakan tugas kompleks yang membutuhkan perencanaan yang cermat dan adaptasi yang terus-menerus, dengan setiap tahap memiliki tantangan dan peluang yang berbeda.

Perusahaan dapat mencapai hasil optimal dari sistem ERP mereka dengan memprioritaskan persiapan yang matang, mengelola proyek dengan kuat, dan terus-menerus mencari peningkatan. Memandang penerapan ERP sebagai investasi krusial daripada sekadar proyek IT akan membantu bisnis tetap relevan dalam era digital yang berubah dengan cepat.

Hubungi kami

Apakah Anda siap mengoptimalkan bisnis Anda melalui implementasi ERP? Jangan tunda lagi untuk meningkatkan efisiensi operasional Anda. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis.