8 Alasan Mengapa Human Resources Penting bagi Perusahaan

Apa itu Human Resource?

Human resources atau HR adalah orang atau sekelompok orang di perusahaan yang mengelola semua hal yang berhubungan dengan karyawannya. Hal ini melibatkan proses perekrutan, pelatihan, mengelola tunjangan, memastikan kepuasan karyawan, dan menerapkan budaya perusahaan.

Tanggung jawab & fungsi Human Resources

Human resources atau HR bertanggung jawab atas seluruh siklus hidup karyawan di dalam perusahaan. Perannya dalam mengkoordinasikan dan mengarahkan karyawan membuat HR memiliki banyak fungsi. Pada dasarnya, fungsi inti dari HR adalah kepegawaian, pelatihan dan pengembangan, keselamatan dan kesehatan, hubungan karyawan, dan kompensasi

Berikut berbagai tanggung jawab HR dalam suatu perusahaan:

• Merencanakan kebutuhan perekrutan
• Menyusun strategi dan mengelola proses rekrutmen
• Mengelola proses orientasi, pelatihan, dan pengembangan untuk meningkatkan kinerja karyawan
• Mengelola kompensasi dan benefit untuk karyawan
• Membangun dan memelihara standar budaya kerja dalam perusahaan
• Memastikan hubungan karyawan terjalin dengan baik dan sehat
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi ketenagakerjaan
• Menerapkan langkah-langkah kesehatan dan keselamatan kerja
• Menangani pekerjaan administrasi yang diperlukan, seperti penggajian dan pajak
• Mengatur dan mengawasi penilaian kinerja untuk karyawan dan evaluasi kepuasan bagi perusahaan

Perbedaan HR dan GA

Human Resources (HR) dan General Affairs (GA) adalah dua fungsi terpisah dalam suatu organisasi, meskipun keduanya bekerja secara erat untuk mendukung keberlanjutan dan kesejahteraan perusahaan. Berikut adalah perbedaan antara HR dan GA:

Fokus Tugas

• HR (Human Resources): Fokus utama HR adalah pada manajemen sumber daya manusia, termasuk pengelolaan karyawan, rekrutmen, pelatihan, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan manajemen hubungan pekerja.

• GA (General Affairs): GA lebih berfokus pada aspek administratif dan operasional umum, seperti manajemen fasilitas, keamanan, pengelolaan inventaris, perizinan, dan penyediaan dukungan administratif.

Pekerjaan dan Karyawan

• HR: Terlibat dalam kebijakan karyawan, rekrutmen, pengelolaan kinerja, dan pengembangan sumber daya manusia.

• GA: Menangani administrasi umum, termasuk manajemen fasilitas, layanan catering karyawan, dan keamanan kantor.

Hubungan dengan Karyawan

• HR: Bertanggung jawab untuk membangun dan memelihara hubungan positif antara perusahaan dan karyawan. Terlibat dalam manajemen konflik dan resolusi masalah karyawan.

• GA: Menyediakan dukungan operasional, termasuk aspek fasilitas, kebersihan, dan keamanan kantor, yang secara tidak langsung mempengaruhi kesejahteraan karyawan.

Rekrutmen dan Pengembangan

• HR: Bertanggung jawab atas proses rekrutmen, seleksi karyawan baru, serta pengembangan keterampilan dan karir.

• GA: Tidak terlibat secara langsung dalam rekrutmen; fokus pada pengelolaan fasilitas dan dukungan operasional.

Aspek Hukum dan Kepatuhan

• HR: Melibatkan pemahaman dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan, kebijakan karyawan, dan peraturan terkait sumber daya manusia.

• GA: Terkait dengan pemahaman dan kepatuhan terhadap peraturan operasional dan fasilitas, seperti perizinan dan aturan keamanan.

Meskipun HR dan GA memiliki perbedaan peran utama, keduanya saling berkaitan dan perlu bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Hubungan kerja yang solid antara kedua departemen ini dapat memastikan bahwa kebutuhan karyawan terpenuhi sambil menjaga efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan.

Mengapa Human Resources penting?

Ada sejumlah alasan mengapa human resources penting bagi sebuah perusahaan. Kemampuan HR untuk meningkatkan pengalaman karyawan sekaligus memperkuat kinerja perusahaan menjadi nilai tambah. Berikut penjelasan lebih dekat mengenai bagaimana HR menjadi penting melalui beberapa aspek.

1. Manajemen strategis

Manajemen strategis dalam human resources didefinisikan sebagai proses pengembangan dan implementasi program yang menangani dan memecahkan masalah bisnis dan berkontribusi secara langsung pada tujuan bisnis jangka panjang.

Peran strategis dari HR dilakukan dengan mengidentifikasi cara-cara yang bisa ditingkatkan perusahan untuk mencapai tujuan. Misalnya, HR dapat melakukan analisis GAP untuk menentukan perubahan yang akan dilakukan salah satunya adalah mengotomatiskan proses orientasi karyawan baru.

2. Efektivitas struktur organisasi

Human Resources (HR) memiliki peran krusial dalam merancang, mengelola, dan memastikan keefektifan struktur organisasi perusahaan. Tugas HR melibatkan pembuatan dan pemeliharaan bagan organisasi, penentuan hierarki, dan alokasi tanggung jawab. HR juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa struktur organisasi mendukung tujuan bisnis, memfasilitasi komunikasi yang efektif, dan menciptakan lingkungan kerja yang produktif. 

Selain itu, HR terlibat dalam proses restrukturisasi jika diperlukan, berkolaborasi dengan manajemen untuk mengidentifikasi perubahan yang diperlukan, dan memastikan kepatuhan dengan kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku. Dengan demikian, HR menjadi garda depan dalam membentuk dan memelihara struktur organisasi yang mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan perusahaan. 

3. Upah dan gaji

Upah dan gaji karyawan adalah bagian penting dari perusahaan. Upah dan gaji menjadi aspek menarik perhatian calon karyawan dan mempertahankan karyawan serta mempengaruhi keterlibatan karyawan. Human resources penting dalam aspek ini karena dapat membantu menciptakan strategi kompensasi yang mencakup gaji, bonus, rencana insentif, dan tunjangan juga memastikan sistem pembayaran yang adil.

4. Administrasi manfaat

Administrasi manfaat melibatkan pengelolaan asuransi kesehatan, rekening pensiun, liburan, dan cuti berbayar. Human resources penting untuk administrasi manfaat karena membantu menyediakan sistem pemberian benefit yang tepat untuk ditawarkan.

5. Mengurangi masalah tanggung jawab

Human resources penting dalam mengurangi risiko hukum dengan tetap mengikuti peraturan dan regulasi ketenagakerjaan agar terhindar dari tindakan hukum dan denda untuk perusahaan.

6. Pelatihan dan pengembangan

Program pelatihan dan pengembangan memberikan sejumlah manfaat diantaranya dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, mengurangi perputaran karyawan, dan meningkatkan budaya perusahaan.

Dengan memahami bahwa karyawan adalah aset yang paling berharga bagi perusahaan, human resources dapat mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan dengan menyediakan program pelatihan yang efektif dan efisien.

7. Kepuasan karyawan

Kepuasan karyawan didefinisikan sebagai penilaian apakah karyawan bahagia, puas, dan terpenuhi keinginan dan kebutuhan mereka di tempat kerja. Mengidentifikasi cara untuk meningkatkan dan membangun kepuasan kerja bagi karyawan harus menjadi perhatian perusahaan untuk memastikan kesuksesan yang berkelanjutan.

Human resources dapat membantu dengan menilai kepuasan kerja karyawan dan memberikan solusi untuk meningkatkan kepuasan karyawan.

8. Perekrutan dan orientasi

Human resources membantu proses ini dengan mengembangkan strategi rekrutmen dan orientasi perusahaan. Dengan strategi yang tepat, tingkat produktivitas dapat meningkat karena karyawan baru diperkenalkan dengan baik mengenai perusahaan sebelum mereka efektif bekerja.

9. Menjaga kepatuhan

Tanggung jawab utama human resources adalah secara proaktif memantau undang-undang ketenagakerjaan untuk membantu organisasi tetap waspada terhadap perubahan yang pada akhirnya dapat mempengaruhi bisnis mereka.

Baca juga: Mengapa ERP Penting? Cara Kerja, Implementasi & Modul Penting

Peran Human Resources

Tugas kompleks dari HR mengarah pada penciptaan peran dan pembagian departemen yang berbeda. Hal ini merupakan hasil dari pergeseran peran administratif yang dulu dimiliki departemen human resources ke peran yang lebih strategis.

Source image: UpstartHR, Human Resources Job Title-The Ultimate Guide

Peran human resources dapat bergantung pada ukuran perusahaan dimana ada posisi dan level tertentu yang dibutuhkan maupun yang tidak. Hal ini bervariasi pada tiap perusahaan, tetapi diagram di atas dapat memberikan gambaran umum tentang struktur departemen human resources. Selanjutnya berikut pembahasan tiap bagian sesuai fungsi HR.

1. Recruitment

Bagian human resources yang mengelola rekrutmen bertugas untuk menyusun strategi perekrutan, melakukan job posting atau talent approach, menjadwalkan wawancara, dan mengurus proses offering. Biasanya karyawan yang bertanggung jawab dalam hal ini memiliki job title seperti Talent Acquisition, HR Recruitment, atau Recruiter.

2. Salary and benefits

Salah satu tanggung jawab utama human resources adalah memastikan bahwa karyawan diberi informasi tentang keuntungan perusahaan dan menyusun rencana tunjangan terbaik untuk karyawan. Karyawan yang mengurus gaji dan tunjangan memiliki job title seperti Payroll Manager, HR Analyst, atau Compensation & Benefits Specialist.

3. Talent management

Talent management mencakup mengembangkan, mempertahankan, dan mengelola orang berdasarkan kebijakan dan prosedur yang berlaku. Karyawan dengan fungsi tersebut biasanya memiliki job title seperti Talent Management, Training & Development, atau HR Advisor (evaluasi karyawan & regulasi perusahaan).

4. Administrative Works

Karyawan di departemen human resources yang mengurus hal-hal administratif seperti pengelolaan dokumen dan data karyawan, pengajuan cuti dan libur kerja, dan absensi biasanya memiliki job title seperti People Operations atau HR Administration.

Ada pula beberapa job title baru dan masih terdengar kurang familiar seperti Employer Branding yang menyusun dan menerapkan strategi untuk membangun branding perusahaan yang dapat menarik perhatian calon karyawan yang potensial atau Diversity and Inclusive Manager yang berfokus pada penerapan inklusivitas dalam merancang kebijakan perusahaan.

Baca juga: Apa itu Transformasi Digital?

Tantangan umum human resource

Tantangan tidak dapat dihindari ketika sebuah perusahaan makin bertumbuh dan berkembang. Namun, juga dapat membantu mengasah keterampilan dan kemampuan pemecahan masalah untuk tetap berkomitmen sehingga menghasilkan pertumbuhan yang stabil. Tantangan umum yang dihadapi oleh perusahaan saat ini meliputi:

1. Beradaptasi dengan perubahan

Dengan bertambahnya jumlah tenaga kerja dan inovasi yang terjadi saat ini, perusahaan hanya dapat mempertahankan pertumbuhan yang stabil dengan beradaptasi dengan perubahan ini. Terkadang, perubahan seperti itu bahkan bisa mengganggu keseimbangan tim atau memunculkan lebih banyak tantangan.

Oleh karena itu, cara terbaik untuk mendekati tantangan ini adalah dengan memastikan proses perubahan berjalan dengan mulus dan tidak menyebabkan pergantian mendadak.

2. Retensi Karyawan

Masalah signifikan lainnya adalah kebutuhan untuk mempertahankan karyawan berkinerja tinggi. Meskipun tidak jauh berbeda dengan kebutuhan untuk mempekerjakan karyawan baru yang terampil, tantangan ini memerlukan pendekatan yang sedikit berbeda.

Orientasi yang interaktif dapat membantu meninggalkan kesan baik di sisi karyawan dan manajemen pemberian benefit juga memainkan peran penting dalam retensi.

3. Pengembangan Kepemimpinan

Program pengembangan kepemimpinan yang efektif sangat penting untuk membuat karyawan tetap termotivasi dan terlibat dalam mencapai tujuan perusahaan sekaligus bersiap untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab dalam waktu dekat.

Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan dapat menciptakan lebih banyak kesempatan bagi karyawan untuk mengasah dan meningkatkan keterampilan mereka.

4. Kepatuhan

Seperti semua aspek lain dalam menjalankan bisnis, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan sering menjadi perhatian. Untuk menghindari audit dan tuntutan hukum, sangat penting untuk mengawasi perubahan peraturan terkait gaji, tunjangan, serta kesehatan dan keselamatan tenaga kerja.

Tips Terbaik untuk HR dalam Mengelola Karyawan

Menjadi seorang Human Resources (HR) yang baik melibatkan kombinasi keterampilan interpersonal, keahlian manajemen, dan pemahaman mendalam tentang kebijakan sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa tips untuk menjadi seorang HR yang baik:

1. Pahami Bisnis dan Industri:

• Memahami tujuan dan kebutuhan bisnis organisasi serta tren industri yang relevan adalah kunci untuk memberikan dukungan HR yang efektif.

2. Komunikasi yang Efektif:

• Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting dalam berinteraksi dengan karyawan dan manajemen. Dengarkan dengan baik, sampaikan informasi dengan jelas, dan pertahankan keberlanjutan komunikasi terbuka.

3. Keterampilan Manajemen Konflik:

• HR seringkali berhadapan dengan situasi konflik. Mempelajari keterampilan penyelesaian konflik dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang sehat.

4. Empati dan Sensitivitas:

• Menunjukkan empati terhadap kebutuhan dan masalah karyawan serta memiliki kepekaan terhadap keberagaman dan inklusivitas adalah aspek penting dari peran HR.

5. Integritas dan Etika:

• Memegang teguh prinsip integritas dan etika dalam semua keputusan dan interaksi. Karyawan perlu merasa bahwa mereka dapat mempercayai keadilan dan kejujuran HR.

6. Keterampilan Manajemen Waktu:

• Sebagai HR, tugas dapat bervariasi dan datang secara bersamaan. Keterampilan manajemen waktu yang baik membantu dalam menangani prioritas dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.

7. Penguasaan Hukum Tenaga Kerja:

• Memahami hukum ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan yang sedang berlaku sangatlah penting. Jangan lupa untuk memahami dengan baik tentang peraturan, hak, dan kewajiban karyawan.

8. Pendidikan dan Pengembangan Pribadi:

• Terus tingkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui pelatihan dan pengembangan diri. HR yang profesional selalu terbuka untuk belajar dan beradaptasi dengan perubahan.

9. Inovasi dan Kreativitas:

• Berpikir kreatif dalam merancang program pengembangan karyawan atau solusi HR lainnya dapat membantu organisasi untuk tetap kompetitif dan inovatif.

10. Berkolaborasi dengan Tim:

• Bekerja sama dengan tim manajemen dan departemen lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Kolaborasi yang baik dapat memperkuat peran HR dalam mendukung kesuksesan perusahaan.

Dengan menggabungkan aspek-aspek ini, seorang HR dapat menjadi mitra yang berharga bagi manajemen dan karyawan, serta dapat memberikan kontribusi positif terhadap budaya perusahaan dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Kesimpulan

Memiliki tim human resource yang tepat sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Adanya peran HR department pada bisnis membantu mengelola hubungan karyawan, perekrutan, pelatihan, pengembangan karier, tunjangan, hingga keluarnya karyawan dan budaya perusahaan.

Tanpa HR, suatu bisnis akan kesulitan mengatur karyawannya, begitu pula dengan karyawannya yang kesulitan melakukan pekerjaan. Mulailah berinvestasi pada human resource agar perusahaan dapat terus berkembang. Lebih lanjut, penggunaan software HRIS dapat membantu departmen HR untuk mengerjakan tugas-tugasnya dengan lebih cepat dan mudah.

Impact sudah membuat HR guide yang lengkap sehingga Anda bisa mencari tau seputar human resource dengan mudah tanpa perlu pusing. Baca chapter selanjutnya untuk pembahasan yang lebih dalam tentang peran dan tanggung jawab human resource.