Memahami HR Reporting: Manfaat, Jenis, dan 5 Tips Terbaik

Apa itu HR reporting

HR reporting adalah proses mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan data terkait HR dalam sebuah organisasi. Tujuan utamanya adalah memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja sumber daya manusia, termasuk produktivitas, kehadiran, turnover, dan kepatuhan kebijakan perusahaan.

Data tersebut kemudian disusun dalam laporan HR atau HR report. Laporan ini penting untuk mendukung pengambilan keputusan strategis, seperti rekrutmen, manajemen kinerja, dan pengembangan karyawan. Selain itu, laporan ini memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan hukum yang berlaku.

Manfaat HR reporting

HR reporting membantu perusahaan mengelola data karyawan dengan lebih terstruktur. Berikut beberapa manfaat utama dari HR reporting:

Pengambilan Keputusan Berbasis Data

HR reporting menyediakan data akurat dan terkini tentang berbagai aspek SDM. Dengan informasi ini, manajer dan pimpinan perusahaan bisa membuat keputusan strategis yang lebih baik, seperti merancang program pelatihan, meningkatkan kesejahteraan karyawan, atau mengatasi tingkat turnover yang tinggi.

Meningkatkan Efisiensi Operasional

HR reporting memudahkan perusahaan untuk menemukan area yang perlu diperbaiki dan meningkatkan proses SDM. Dengan data yang terstruktur, waktu untuk tugas administratif berkurang, memungkinkan fokus pada aktivitas yang lebih strategis. Bahkan survei menunjukkan bahwa bisnis yang berfokus pada data dan wawasan lebih unggul hingga 30% dibandingkan pesaing mereka.

Mengurangi Kesalahan Administrasi

HR reporting mengurangi risiko kesalahan dalam manajemen data karyawan, seperti penggajian dan absensi. Dengan software HR yang tepat, data dikelola lebih akurat, mencegah kesalahan yang merugikan perusahaan dan karyawan.

Meningkatkan Kepatuhan Hukum

HR report membantu perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan. Dengan HR reporting, perusahaan bisa dengan mudah menyediakan laporan untuk audit atau pelaporan kepada otoritas terkait, seperti tentang penggajian, waktu kerja, dan hak karyawan.

Mengidentifikasi Tren Human Resources

Melalui analisis data terstruktur, HR reporting membantu perusahaan mengenali tren dalam SDM. Ini termasuk tingkat kepuasan karyawan, perubahan produktivitas, dan kebutuhan pelatihan. Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil langkah-langkah preventif, mengatasi masalah sebelum menjadi lebih besar.

Berbagai jenis HR report

Laporan headcount

Dalam sebuah studi bersama SHRM/Globoforce, 47% pemimpin HR menyebutkan retensi dan perputaran karyawan sebagai tantangan utama dalam manajemen tenaga kerja mereka. Laporan headcount memberikan informasi tentang jumlah total karyawan dalam perusahaan pada periode tertentu.

Dengan pemahaman yang lebih jelas mengenai jumlah karyawan di setiap departemen dan fungsi, Anda dapat mulai mengeksplorasi faktor-faktor yang mempengaruhi turnover dan bagaimana cara meningkatkan retensi. Laporan headcount juga berguna untuk menggambarkan tren pergerakan karyawan, sehingga Anda bisa melihat departemen mana yang kehilangan talenta dari waktu ke waktu dan mana yang telah mencapai kapasitas penuh.

Laporan rekrutmen

Laporan rekrutmen berisi data tentang proses perekrutan karyawan baru. Ini mencakup jumlah posisi yang dibuka, jumlah pelamar, dan jumlah karyawan yang diterima.

Laporan ini juga menyajikan metrik seperti waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, sumber pelamar, dan rasio konversi pelamar menjadi karyawan. Dengan laporan ini, perusahaan bisa mengevaluasi efektivitas strategi perekrutan dan menemukan area yang perlu diperbaiki.

Laporan manajemen kinerja

Manajemen kinerja adalah cara penting untuk menyelaraskan tindakan karyawan dengan tujuan perusahaan. Dengan laporan kinerja yang jelas dan mudah diakses, Anda bisa melihat siapa yang berkinerja terbaik dan siapa yang memerlukan pelatihan atau pembinaan.

Laporan manajemen kinerja menganalisis kinerja karyawan selama periode tertentu. Ini mencakup penilaian individu, pencapaian target, serta umpan balik dari atasan dan rekan kerja. Laporan ini membantu mengevaluasi kontribusi karyawan, merencanakan pengembangan karier, dan membuat keputusan tentang promosi atau penghargaan.

Laporan kompensasi

Laporan kompensasi menunjukkan struktur gaji dan tunjangan karyawan. Ini mencakup gaji dasar, bonus, dan manfaat lainnya.

Laporan ini membantu perusahaan merancang paket kompensasi yang kompetitif. Selain itu, memastikan keseimbangan internal dan eksternal dalam struktur gaji serta mematuhi kebijakan dan regulasi yang ada.

Cara membuat HR report yang efektif

1. Menentukan tujuan laporan

Langkah pertama dalam membuat laporan HR adalah menentukan tujuannya. Apa yang ingin dicapai? Apakah untuk mengevaluasi kinerja karyawan, memantau rekrutmen, atau menganalisis struktur kompensasi? Tujuan yang jelas membantu fokus pada data yang relevan dan membuat laporan lebih bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

2. Mengumpulkan data yang relevan

Setelah menetapkan tujuan, langkah berikutnya adalah mengumpulkan data. Data bisa berasal dari sistem manajemen SDM, database gaji, catatan absensi, atau hasil evaluasi kinerja. Pastikan data yang dikumpulkan akurat dan terkini. Ini penting untuk menghasilkan laporan yang berkualitas tinggi.

3. Menyajikan data secara visual

Data yang kompleks lebih mudah dipahami jika disajikan secara visual. Grafik, diagram, dan tabel membantu menjelaskan data dengan jelas. Visualisasi data memungkinkan pembaca cepat memahami tren dan pola. Misalnya, grafik batang menunjukkan perubahan jumlah karyawan bulanan, sementara diagram lingkaran menggambarkan distribusi gaji dalam perusahaan.

4. Menyusun kesimpulan dan rekomendasi

Setelah data disajikan, langkah terakhir adalah menyusun kesimpulan dan rekomendasi. Ringkas temuan utama dari laporan dan berikan saran konkret untuk keputusan strategis.

Jika laporan menunjukkan tingkat turnover yang tinggi, sarankan strategi untuk meningkatkan retensi karyawan. Ini membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik dan efektif.

5. Mengkaji dan merevisi

Sebelum menyerahkan laporan, pastikan semua informasi akurat dan laporan mudah dipahami. Minta feedback dari rekan kerja atau pihak terkait untuk memperbaiki laporan. Revisi laporan berdasarkan umpan balik tersebut untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas laporan.

Best practice untuk HR reporting

Pahami audiens Anda

Sebelum membuat laporan, pastikan Anda tahu siapa audiensnya. Apakah laporan ini untuk manajer, eksekutif, atau tim SDM? Setiap audiens memiliki kebutuhan informasi yang berbeda.

Manajer HR cenderung lebih fokus pada detail kinerja dan rekrutmen, sedangkan eksekutif ingin melihat gambaran besar dan tren utama. Dengan memahami audiens, Anda dapat menyusun laporan yang lebih relevan dan efektif. Ini juga akan memastikan laporan Anda tepat sasaran dan mudah dipahami oleh penerima.

Gunakan template untuk HR report

Menggunakan template laporan HR membantu menghemat waktu dan menjaga konsistensi pelaporan. Template ini umumnya mencakup metrik penting seperti jumlah karyawan, turnover, dan kinerja. Anda hanya perlu menyesuaikannya dengan data spesifik perusahaan.

Penggunaan template juga membuat laporan lebih mudah dipahami. Format yang konsisten dari satu laporan ke laporan lainnya mempermudah analisis data.

Memberikan wawasan yang actionable

Laporan HR yang efektif tidak hanya menampilkan data, tetapi juga memberikan wawasan yang dapat diimplementasikan. Laporan harus mencantumkan rekomendasi atau langkah yang bisa diambil berdasarkan data tersebut.

Contohnya, jika laporan menunjukkan peningkatan turnover, Anda dapat menyarankan program retensi atau evaluasi kompensasi. Dengan wawasan yang jelas, laporan menjadi lebih bermanfaat bagi pengambil keputusan di perusahaan.

Periksa ulang laporan

Sebelum laporan HR disampaikan, pastikan laporan telah diperiksa ulang. Kesalahan data atau analisis bisa mengarah pada keputusan yang salah.

Verifikasi data, pastikan formula di spreadsheet benar, dan cek keakuratan angka. Mintalah rekan kerja atau supervisor untuk meninjau laporan sebagai langkah tambahan memastikan kualitasnya.

Otomatiskan pengumpulan data dengan software

Pengumpulan data manual sering memakan waktu dan bisa salah. Otomatisasi proses ini dengan software yang tepat sangat disarankan.

Dengan otomatisasi, data karyawan dikumpulkan secara real-time dan langsung masuk ke sistem pelaporan. Ini menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan mempercepat pembuatan laporan.

Rekomendasi HR reporting software

SAP SuccessFactors

Solusi human resources SAP, SuccessFactors, menyediakan modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda. SuccessFactors memperkaya HCM tradisional dengan fitur untuk manajemen pengalaman karyawan, HR inti dan penggajian, manajemen bakat, serta perencanaan dan analitik tenaga kerja.

Pro:

• Modul yang dapat disesuaikan
• Aplikasi seluler untuk admin dan karyawan
• Portal mandiri yang mudah digunakan
• Mendukung alur kerja otomatis

Kontra:

• Biaya langganan mahal untuk semua modul
• Tidak ada uji coba gratis
• Implementasi memakan waktu

Harga: $334/user/bulan

Paycor

Paycor terkenal sebagai alat penggajian, namun juga memiliki fitur SDM yang bermanfaat. Fitur ini memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas rutin yang membosankan, menghemat banyak waktu. Paycor juga menawarkan layanan mandiri bagi karyawan untuk memperbarui profil, menandatangani dokumen digital, dan menyelesaikan tugas tanpa mengganggu hari kerja Anda.

Pro:

• Pembayaran sesuai permintaan.
• Paket dasar mencakup penggajian otomatis.
• Tersedia tujuh versi khusus industri.

Kontra:

• Biaya tinggi, terutama untuk perusahaan dengan banyak karyawan.
• Biaya tambahan untuk pengaturan.
• Tidak terintegrasi dengan QuickBooks atau Xero.

Harga: Harus menghubungi vendor

Workday

Workday menyediakan laporan yang dapat disesuaikan dengan data seperti perputaran karyawan, posisi karyawan, perekrutan, pemutusan hubungan kerja, dan posisi terbuka. Fitur unggulnya adalah dukungan kepatuhan global, yang membantu Anda mengikuti peraturan di lebih dari 80 yurisdiksi dan menghindari pelanggaran.

Pro:

• Integrasi aplikasi luas
• Dukungan 24/7
• Gabungan SDM dan keuangan
• Dukungan di lebih dari 200 negara

Kontra:

• Harga tidak transparan
• Tidak ada versi gratis
• Navigasi rumit

Harga: Harus menghubungi vendor

ADP Workforce

ADP Workforce adalah platform cloud yang menyederhanakan penggajian, tunjangan, bakat, manajemen tenaga kerja, dan SDM. Dirancang untuk perusahaan dengan 50-999 karyawan, ADP Workforce Now mengotomatiskan dan menyederhanakan proses SDM, dari administrasi payroll dan tunjangan hingga manajemen tenaga kerja dan bakat.

Pro: 

• Fitur payroll yang kuat dan akurat.
• Dashboard yang terorganisir dengan baik.
• Dukungan teknis yang luas.

Kontra: 

• Akses terbatas saat koneksi internet mati.
• Proses meminta cuti membingungkan dan sering terjadi kesalahan.
• Antarmuka bisa menjadi kompleks bagi pengguna baru.

Harga: Harus menghubungi vendor

monday.com

Monday.com adalah platform kolaboratif untuk manajer SDM yang mengelola seluruh siklus hidup karyawan di satu tempat. Lacak rekrutmen, orientasikan karyawan baru, rencanakan pengembangan tim, dan gunakan analitik data dengan mudah. Aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan Gmail dan 40+ alat lainnya untuk melengkapi alur kerja.

Pro:

• Tersedia paket gratis.
• Otomatisasi yang mudah digunakan.
• Membantu Anda tetap terorganisir.
• Fungsionalitas drag and drop yang praktis.

Kontra:

• Fitur-fitur yang tersedia kurang bila dibandingkan dengan aplikasi lainnya.
• Tidak dapat menyesuaikan laporan.

Harga: Mulai dari $9/user/bulan

Impact

Impact cocok untuk semua ukuran perusahaan di Indonesia yang ingin mengintegrasikan pengelolaan SDM dengan sistem mereka. Software ini mencakup seluruh siklus karyawan, dari rekrutmen hingga exit, dengan pemantauan real-time melalui satu dashboard. Selain itu, Impact memiliki pusat data karyawan terpusat, memudahkan pengumpulan data secara real-time.

Pro:

• Mudah terintegrasi dengan sistem akuntansi.
• Solusi HRIS all-in-one.
• Perhitungan perpajakan Indonesia otomatis.
• Data karyawan terpusat.

Kontra:

• Tidak ada paket gratis tersedia.