Panduan Odoo Fleet

Back to resources

Fleet management adalah sistem modul terintegrasi yang melacak semua operasi bisnis, perawatan kendaraan, dan kinerja fleet. Seiring dengan otomatisasi alur kerja, sistem melakukan analisis bisnis, memajukan pengambilan keputusan, dan menguraikan prospek.

Dengan modul Odoo, Anda dapat mengawasi fleet Anda hanya dengan beberapa klik. Kelola semuanya melalui sistem administrasi Odoo yang mudah digunakan – entri log bahan bakar, biaya, dan banyak fitur lain yang diperlukan untuk pengelolaan kendaraan perusahaan Anda.

1. User Access

Pada modul Fleet, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access tipe User biasanya digunakan oleh tim reparasi kendaraan untuk melihat daftar kendaraan yang memerlukan reparasi. Sedangkan, user access tipe Administrator digunakan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap kendaraan untuk mengajukan reparasi dan lain-lain.

List perbedaan antara User dan Administrator:

Tabel 1.1 List perbedaan antara User dan Administrator Fleet

2. Pendaftaran Status Kendaraan

Tentunya kendaraan Anda memiliki status seperti kendaraan yang sedang aktif atau kendaraan Anda sedang direparasi. Untuk memudahkan Anda melihat status kendaraan yang Anda miliki, Anda dapat membuat status kendaraan terlebih dahulu pada modul:

Fleet → Configuration → Vehicles Status → Create

Gambar 2.1 Cara membuat status

Status yang telah didaftarkan dapat dilihat pada tampilan overview vehicle atau pada modul:

Fleet → Vehicles → Vehicles

Kendaraan yang terdaftar dapat di drag and drop sesuai dengan kolom status yang telah Anda buat.

Gambar 2.2 Tampilan overview vehicle

3. Pendaftaran Tipe Service

Tentunya kendaraan Anda memiliki peluang untuk mengalami kerusakan. Kendaraan yang rusak pasti membutuhkan tindakan pembetulan atau biasa disebut dengan servis kendaraan. Untuk mendaftarkan tipe-tipe servis atau tipe pengeluaran lain yang bersangkutan dengan kendaraan, dapat diakses melalui:

Fleet → Configuration → Service Type → Create

Gambar 3.1 Pendaftaran tipe service

4. Pendaftaran Tipe Kontrak Kendaraan

Tidak semua kendaraan memiliki tipe kontrak yang sama. Untuk mendaftarkan tipe kontrak kendaraan, Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Fleet →Configuration → Contract Type → Create

Gambar 4.1 Pendaftaran tipe kontrak kendaraan

5. Pendaftaran Perusahaan Manufaktur Kendaraan

Perusahan manufaktur kendaraan dapat didaftarkan melalui modul:

Fleet → Configuration → Car Manufacturers → Create

Gambar 5.1 Pendaftaran perusahaan manufaktur kendaraan

6. Pendaftaran Tags untuk Kendaraan

Tags merupakan keterangan singkat mengenai kendaraan. Anda dapat membuat Tags melalui modul:

Fleet → Configuration → Vehicle Tags → Create

Gambar 6.1 Pendaftaran Tags untuk Kendaraan

7. Pendaftaran atau Import Data Fleet (Kendaraan)

Anda dapat mendaftarkan atau mengimpor data kendaraan pada modul:

Fleet → Vehicles → Create / Import

Kendaraan yang didaftarkan akan masuk pada kolom pertama di tampilan overview. Pada data setiap kendaraan terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• Model: Model dari kendaraan tersebut.
• License Plate: Nomor plat dari kendaraan tersebut.
• Tags: Tag yang dibuat pada menu ‘Vehicle Tags’.
• Driver: Nama pengemudi utama kendaraan tersebut.
• Future Driver: Nama pengemudi setelah pengemudi utama.
• Plan to Change Car: Ada rencana untuk menggantikan kendaraan ini dengan kendaraan baru atau tidak.
• Assignation Date: Tanggal kendaraan ditetapkan.
• Location: Lokasi kendaraan.
• Fleet Manager: Admin fleet.
• First Contract Date: Tanggal kendaraan di kontrak.
• Transmission: Transmisi kendaraan.
• Fuel Type: Tipe bensin.
• Co2 Emission: Emisi gas yang dihasilkan.
• Horsepower: Horsepower dari kendaraan tersebut.
• Horsepower Taxation: Pajak yang harus dibayar untuk horsepower tersebut.
• Power: Tenaga kendaraan tersebut.
• Last Odometer: Jumlah Odometer terakhir.
• Immatriculation Date: Tanggal Registrasi Kendaraan pada server ImpactFirst.
• Chassis Number: Nomor Casis.
• Catalog Value (VAT Incl.): Nilai dari Katalog Kendaraan termasuk pajak.
• Purchase Value: Nilai pembelian kendaraan.
• Residual Value: Nilai kendaraan yang tersisa.
• Company: Nama Perusahaan.
• Seats Number: Jumlah tempat duduk pada kendaraan.
• Doors Number: Jumlah pintu kendaraan.
• Color: Warna kendaraan.
• Model Year: Tahun model kendaraan.

Klik Save untuk menyimpan data kendaraan.

Gambar 7.1 Import data fleet (kendaraan)

8. Pendaftaran Pengeluaran Kendaraan

Untuk mendaftarkan pengeluaran kendaraan dapat diakses melalui modul:

Fleet → Vehicles → Vehicles Costs

Pada menu Vehicle Costs, user cukup klik tombol Create untuk mendaftarkan pengeluaran baru. Pada data setiap vehicle cost terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• Vehicle: Kendaraan yang mempunyai pengeluaran.
• Type: Tipe pengeluaran.
• Total Price: total harga untuk pengeluaran tersebut.
• Cost Description: Deskripsi pengeluaran.
• Date: Tanggal pengeluaran.

Gambar 8.1 Pendaftaran Pengeluaran Kendaraan

9. Pendaftaran Kontrak Kendaraan

Untuk mendaftarkan kontrak kendaraan dapat diakses melalui modul:

Fleet → Vehicles → Vehicles Contract → Create

Pada data setiap Vehicle Contract terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• Customer Reference: Nomor referensi customer.
• Type: Tipe kontrak.
• Vendor: Vendor kontrak.
• Responsible: Orang yang bertanggung jawab.
• Activation Cost: Harga aktivasi kontrak.
• Recurring Cost: Pengeluaran yang terjadi berulang kali.
• Vehicle: Kendaraan.
• Driver: Supir kendaraan.
• Creation Contract Odometer: Odometer kendaraan saat kontrak dibuat
• Invoice Date: Tanggal Kontrak di invoice.
• Contract Start Date: Tanggal kontrak dimulai.
• Contract Expiration Date: Tanggal kontrak selesai.
• Included Service: Servis yang termasuk kontrak.
• Generated Recurring Cost: Pengeluaran berulang yang terjadi.

Klik Save untuk menyimpan kontrak kendaraan yang telah dibuat.

Gambar 9.1 Pendaftaran Kontrak Kendaraan

10. Pendaftaran Vehicle Fuel Logs

Untuk mendaftarkan pengeluaran bahan bakar kendaraan dapat diakses melalui modul:

Fleet → Vehicles → Vehicles Fuel Logs → Create

Pada data setiap Vehicle Fuel Logs terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• Vehicle: Kendaraan.
• Odometer Value: Valuasi dari odometer.
• Liter: Liter bahan bakar yang dibeli.
• Price per Liter: Harga per liter.
• Total Price: Total harga.
• Date: Tanggal transaksi.
• Purchaser: Pembeli.
• Invoice Reference: Referensi invoice.
• Vendor: Vendor bahan bakar.

Klik save untuk menyimpan data Vehicle Fuel Logs yan telah dibuat.

Gambar 10.1 Pendaftaran Vehicle Fuel Logs

11. Pendaftaran Vehicle Services Logs

Untuk mendaftarkan servis kendaraan dapat diakses melalui modul:

Fleet → Vehicles → Vehicles Services Logs → Create

Pada data setiap Vehicle Service Logs terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• Vehicle: Kendaraan.
• Service Type: Tipe servis.
• Total Price: Total harga.
• Odometer Value: Valuasi dari odometer.
• Date: Tanggal transaksi.
• Purchaser: Pembeli .
• Invoice Reference: Referensi invoice.
• Vendor: Vendor bahan bakar.
• Service: Servis yang didapatkan.

Klik Save untuk menyimpan data Vehicle Service Logs yang telah dibuat.

Gambar 11.1 Pendaftaran Vehicle Services Logs

12. Pendaftaran Model Kendaraan

Untuk mendaftarkan model kendaraan dapat diakses melalui modul:

Fleet → Vehicles → Vehicles Model → Create

Pada data setiap Vehicles Model terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• Model Name: Nama model kendaraan.
• Manufacturer: Manufaktur.
• Fleet Manager: Manager kendaraan.
• Vendors: Vendor dari model tersebut.

Klik Save untuk menyimpan data setiap model kendaraan yang telah dibuat.

Gambar 12.1 Pendaftaran Model Kendaraan

Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide modul Fleet ini dapat membantu Anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan Odoo Indonesia.