ERP Integration: Manfaat, Risiko, dan Metode yang Digunakan

Apa itu ERP integration

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola proses bisnis seperti keuangan, SDM, produksi, dan rantai pasokan dalam satu platform terpadu.

ERP integration adalah proses yang menghubungkan software ERP dengan aplikasi lain. Tujuannya adalah berbagi data antar sistem untuk meningkatkan produktivitas dan wawasan, serta menciptakan satu sumber data yang akurat. Integrasi ini bisa dilakukan melalui cloud atau on-premise.

Manfaat dari ERP integration

Sistem yang Diperbarui (Upgraded)

Software yang dibeli bertahun-tahun lalu mungkin tidak lagi relevan dengan model bisnis perusahaan saat ini. Hal ini dapat menghambat inovasi dan progres — 94% organisasi yang disurvei mengatakan bahwa inovasi yang tepat waktu itu sangat penting.

Sebagai contoh, jika Anda mengelola inventaris dengan sistem lama, sistem tersebut mungkin tidak terintegrasi dengan yang lain. Hal ini menyulitkan konfirmasi dan penjadwalan pesanan karena Anda tidak dapat mengetahui ketersediaan inventaris yang cukup untuk dipesan, yang dapat menyebabkan masalah dalam rantai pasokan.

Data yang Terpusat

Integrasi ERP memungkinkan perusahaan untuk memusatkan data dan meningkatkan komunikasi di seluruh bisnis. Ini menciptakan pusat informasi di mana semua departemen dapat mengakses data secara real-time dan memanfaatkan solusi yang fleksibel dalam lingkungan yang selalu berubah.

Sebelumnya, data sering tersebar di berbagai departemen dengan sistem yang berbeda. Hal ini menyulitkan akses dan analisis informasi secara menyeluruh. Selain itu, kesalahan saat memasukkan data juga sering terjadi; studi menunjukkan bahwa rata-rata tingkat kesalahan untuk entri data manual mencapai sekitar 1%.

Operasional Perusahaan yang Lebih Efisien

ERP integration meningkatkan efisiensi operasional dengan menyederhanakan proses bisnis. Semua sistem perusahaan, dari keuangan hingga sumber daya manusia, terhubung dalam satu platform, sehingga alur kerja menjadi lebih lancar.

Contohnya, pesanan yang masuk ke sistem penjualan langsung terhubung dengan manajemen persediaan dan produksi. Ini mengurangi waktu penyelesaian tugas, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Dengan data yang terpusat dan akses real-time, perusahaan dapat merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat. Informasi tentang pesanan, pengiriman, dan status inventaris dapat diakses dengan mudah untuk memberikan layanan yang lebih baik.

Integrasi ERP memungkinkan personalisasi layanan berdasarkan data pelanggan yang lebih lengkap, meningkatkan kepuasan dan loyalitas. Fokus pada pengalaman pelanggan semakin meningkat, dengan 74% perusahaan meningkatkan anggaran untuk pengalaman pelanggan di tahun 2023.

Risiko dari ERP integration

Investasi yang Melampaui Anggaran

Biaya integrasi ERP sering kali jauh lebih tinggi dari perkiraan—tiga hingga empat kali lipat dari anggaran awal. Selain biaya software dan lisensi, perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya tambahan seperti pelatihan karyawan, konsultasi pihak ketiga, dan pemeliharaan sistem.

Investasi yang melebihi anggaran dapat menyebabkan kesulitan finansial dan mempengaruhi proyek lain. Tanpa perencanaan yang baik, biaya tak terduga ini dapat mengganggu cash flow dan merusak kestabilan keuangan perusahaan.

Kompleksitas dalam Implementasi

Integrasi ERP bisa menjadi proses yang rumit dan memakan waktu. Banyaknya sistem, data, dan departemen yang terlibat sering menimbulkan tantangan teknis yang tidak terduga.

Kesalahan dalam pemetaan data, ketidakcocokan sistem, atau kurangnya dokumentasi proses dapat menyebabkan komplikasi. Selain itu, perubahan proses bisnis untuk menyesuaikan dengan sistem ERP baru bisa mengganggu operasi sehari-hari, menyebabkan kebingungan di kalangan karyawan, dan menghambat produktivitas.

Risiko Keamanan Data

Mengintegrasikan sistem ERP dapat meningkatkan risiko keamanan data. Saat berbagai aplikasi dan sistem terhubung, kemungkinan kebocoran data juga meningkat akibat kesalahan konfigurasi atau serangan siber.

Data sensitif, seperti informasi keuangan dan data pelanggan, perlu dilindungi dengan baik untuk mencegah akses yang tidak sah. Tanpa langkah-langkah keamanan yang memadai, perusahaan berisiko menghadapi kerugian reputasi, denda, dan litigasi akibat pelanggaran data.

Kesiapan Karyawan untuk Beradaptasi

Salah satu tantangan utama dalam integrasi ERP adalah kesiapan karyawan untuk beradaptasi dengan sistem baru. Perubahan teknologi sering menimbulkan kecemasan dan penolakan dari karyawan yang terbiasa dengan cara kerja lama, terutama jika mereka tidak dilibatkan dalam proses perubahan.

Jika karyawan tidak menerima pelatihan yang memadai, tingkat adopsi sistem baru bisa rendah. Hal ini dapat menurunkan efisiensi operasional dan menyebabkan frustrasi di antara tim, sehingga perusahaan perlu menyediakan pelatihan yang cukup dan membangun budaya yang mendukung perubahan.

Baca juga: 8 Jenis ERP Consultant dan Cara Memilih yang Terbaik

Jenis-jenis ERP integration

Customer Relationship Management (CRM)

CRM adalah tools yang biasa digunakan oleh tim sales dan marketing. Dengan akses ke informasi dan riwayat prospek, mereka dapat mempersonalisasi interaksi, memberikan pengalaman yang lebih baik, dan meningkatkan peluang konversi.

Integrasi CRM/ERP memperkuat proses ini dengan memberikan informasi pasar secara real-time, metrik permintaan, dan analisis data. Dengan data yang lebih akurat, pesan pemasaran menjadi lebih terarah, dan tim penjualan dapat menjaga hubungan dengan prospek dengan lebih baik.

Business Intelligence (BI)

Software business intelligence (BI) membantu bisnis memahami data dengan mengumpulkannya dari sumber-sumber terbaik. Alat BI menggunakan teknologi AI untuk menganalisis data dan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Solusi BI sering memicu penerapan proses baru atau menciptakan peluang bisnis yang baru. Dengan integrasi BI dan ERP berbasis cloud, wawasan dapat dipusatkan dan dibagikan lebih cepat kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti.

Human Resources (HR)

Human Capital Management (HCM) kini menjadi semakin kompleks. Pandemi Covid-19 telah mengganggu operasi SDM dan memberikan tekanan lebih pada departemen tersebut untuk menjadi pusat profit yang berbasis data. 

Dengan integrasi HCM dan ERP, bisnis dapat memanfaatkan berbagai aplikasi SDM khusus. Sistem ini dilengkapi dengan fungsionalitas ERP untuk mendukung proses dari perekrutan hingga pensiun. Integrasi ini membantu menginformasikan dan mengotomatiskan aktivitas di departemen yang cepat berubah ini.

Project Management

Integrasi manajemen proyek dengan ERP berarti sistem manajemen proyek terbaik dapat diintegrasikan secara terpisah dengan ERP terpusat. Tim dapat tetap menggunakan alat yang sudah mereka kenal, sambil tetap memiliki pandangan yang terpadu tentang setiap proyek dan tim.

Hal ini membantu dalam pengelolaan proyek yang lebih baik, memastikan proyek tetap dalam anggaran dan waktu yang ditetapkan. Selain itu, tim proyek dapat berkolaborasi lebih efektif dengan akses data yang lebih transparan.

E-commerce

Aplikasi e-commerce adalah salah satu sistem pertama yang diintegrasikan dalam perusahaan. Kini, e-commerce lebih dari sekadar pembayaran; peluang terbaik ada pada pemanfaatan data dari titik penjualan, yang memungkinkan keranjang belanja dan rak terhubung langsung ke gudang dan rantai pasokan.

Integrasi ini menyederhanakan proses supply dan demand, sementara tim pemasaran dan penjualan dapat memanfaatkan data serta laporan pembelian omnichannel secara real-time. Dengan menghubungkan aplikasi dan proses e-commerce ke dalam ekosistem data yang lebih luas dan canggih, integrasi e-commerce dengan ERP menjadi sangat penting.

Metode untuk mengintegrasikan ERP dalam bisnis

API management

API (Application Programming Interface) adalah metode yang memungkinkan sistem ERP berkomunikasi dengan aplikasi lain melalui protokol tertentu. Dengan API, perusahaan dapat menghubungkan berbagai aplikasi dan sistem secara efisien.

API menyediakan cara yang fleksibel untuk mengakses dan mengirim data antar aplikasi tanpa intervensi manual. Pengelolaan API yang baik menjaga keamanan dan efisiensi dalam pertukaran data, memungkinkan integrasi yang lebih cepat dan responsif terhadap kebutuhan bisnis.

Pro:

• Fleksibilitas dalam menghubungkan berbagai aplikasi.
• Meningkatkan efisiensi dan kecepatan integrasi.
• Memungkinkan komunikasi real-time antara sistem.

Kontra:

• Memerlukan keterampilan teknis untuk pengembangan dan pengelolaan API.
• Potensi risiko keamanan jika tidak dikelola dengan baik.

iPaaS

PaaS adalah solusi berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai aplikasi dan data dengan mudah. Dengan iPaaS, perusahaan dapat menghubungkan sistem ERP ke aplikasi lain tanpa perlu membangun infrastruktur integrasi dari awal.

Metode ini menyediakan alat visual yang memudahkan pengguna membuat alur kerja integrasi tanpa keterampilan pemrograman yang mendalam. iPaaS sangat cocok untuk perusahaan yang menggunakan banyak aplikasi berbasis cloud dan butuh fleksibilitas dalam manajemen integrasi.

Pro:

• Mudah digunakan dengan alat visual untuk integrasi.
• Mengurangi kebutuhan akan infrastruktur integrasi yang kompleks.
• Solusi fleksibel untuk aplikasi berbasis cloud.

Kontra:

• Biaya langganan dapat menjadi pengeluaran berkelanjutan.
• Keterbatasan dalam penyesuaian untuk kebutuhan khusus.

P2P integration

Integrasi point-to-point adalah metode sederhana yang menghubungkan dua sistem secara langsung. Meskipun ini solusi cepat untuk integrasi awal, tantangan muncul saat jumlah sistem meningkat.

Setiap kali aplikasi baru ditambahkan, perlu koneksi baru. Hal ini dapat menambah kompleksitas dan biaya, sehingga metode ini lebih cocok untuk perusahaan dengan sedikit aplikasi dan perubahan sistem yang terbatas.

Pro:

• Sederhana dan cepat diimplementasikan.
• Cocok untuk integrasi awal dengan sedikit aplikasi.

Kontra:

• Tidak efisien untuk skala besar; semakin banyak aplikasi, semakin kompleks.
• Sulit dikelola dan diperbarui seiring pertumbuhan bisnis.

ESB

Enterprise Service Bus (ESB) adalah arsitektur integrasi yang menghubungkan berbagai aplikasi dalam perusahaan melalui bus sebagai medium. ESB memungkinkan komunikasi antar sistem secara terstruktur.

Dengan ESB, ketergantungan antar sistem berkurang, sehingga meningkatkan fleksibilitas dan skalabilitas. Perubahan atau upgrade pada satu sistem tidak banyak berdampak pada sistem lain. Metode ini cocok untuk perusahaan besar dengan banyak sistem.

Pro:

• Mengurangi ketergantungan antar sistem.
• Meningkatkan fleksibilitas dan skalabilitas.
• Memfasilitasi komunikasi terstruktur antar aplikasi.

Kontra:

• Biaya awal dan kompleksitas tinggi.
• Membutuhkan pemeliharaan berkelanjutan.

Best practices untuk mengintegrasikan sistem ERP 

Harus memiliki rencana integrasi

Perencanaan yang matang adalah kunci keberhasilan integrasi ERP. Perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan bisnis, proses yang akan diintegrasikan, dan teknologi yang dibutuhkan. Rencana ini harus mencakup tujuan, tahapan pelaksanaan, dan jadwal yang jelas. Dengan perencanaan yang baik, risiko keterlambatan dan biaya tak terduga dapat diminimalkan.

Komunikasikan rencana ke semua stakeholders

Bisnis yang menggunakan sistem lama mungkin akan menghadapi tantangan dan resistensi saat mengintegrasikan ERP. Keberhasilan integrasi ERP bergantung pada dukungan dan pemahaman seluruh tim. Karena itu, penting untuk menyampaikan rencana integrasi kepada semua pihak terkait. 

Semua pihak perlu memahami tujuan, manfaat, dan peran mereka dalam proses ini. Komunikasi yang jelas dapat mengurangi kesalahpahaman dan memastikan tim bekerja menuju tujuan yang sama.

Kelola data dengan baik

Data adalah elemen utama dalam sistem ERP. Agar integrasi berjalan lancar, perusahaan harus memastikan kualitas dan integritas data yang diimpor. Proses pembersihan data (data cleansing) harus dilakukan untuk menghilangkan duplikat atau data yang tidak valid. Selain itu, strategi migrasi data yang jelas penting agar tidak ada informasi penting yang hilang saat integrasi.

Prioritaskan keamanan data

Keamanan data harus menjadi prioritas utama dalam integrasi ERP. Proses ini melibatkan pertukaran data sensitif, sehingga berisiko kebocoran atau serangan siber.

Untuk mengurangi risiko, perusahaan harus menerapkan langkah-langkah seperti enkripsi data, autentikasi pengguna, dan kontrol akses ketat. Audit keamanan rutin juga diperlukan untuk memastikan sistem tetap aman setelah integrasi.

Kesimpulan

Integrasi ERP adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan sinkronisasi sistem perusahaan. Meski proses ini kompleks dan berisiko, manfaat seperti efisiensi operasional, data terpusat, dan pengalaman pelanggan yang lebih baik membuatnya bernilai.

Dengan metode integrasi yang tepat dan perencanaan yang matang, risiko bisa berkurang. Pada akhirnya, keberhasilan integrasi ERP bergantung pada perencanaan yang baik, keamanan data, dan kesiapan karyawan untuk beradaptasi.

Hubungi kami

Anda dapat berbicara dengan kami secara gratis. Mengapa tidak memanfaatkan kesempatan ini untuk membuat keputusan yang lebih baik?