4 Tahap Proses ERP Implementation & Best Practice-nya

Menurut penelitian, sekitar 70% proyek ERP implementation gagal mencapai target. Penyebab utamanya adalah kurangnya perencanaan matang dan eksekusi yang tidak tepat. Namun, jika implementasi ERP berjalan baik, perusahaan bisa meningkatkan produktivitas dan kualitas pengambilan keputusan hingga 95%. 

Oleh karena itu, kesuksesan ERP implementation bergantung pada eksekusi yang benar di setiap langkah, mulai dari perencanaan awal hingga peluncuran, dengan memperhatikan faktor-faktor penting yang mendukung keberhasilan.

Apa itu ERP implementation?

Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) atau ERP implementation adalah proses menggabungkan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu sistem perangkat lunak terpusat. Sistem ERP sendiri mengatur semua operasi, mulai dari inventory management hingga keuangan, personel, dan pelanggan.

Tujuan utama ERP integration adalah menyatukan dan menyederhanakan proses bisnis yang sebelumnya terpisah atau dikelola manual. Dengan integrasi ini, perusahaan bisa meningkatkan produktivitas, merespons perubahan pasar lebih cepat, dan mengurangi kesalahan karena data ganda. 

Manfaat dari ERP implementation yang benar

1. Efisiensi Operasional Meningkat

ERP mengurangi waktu dan usaha untuk menyelesaikan tugas rutin. Proses yang sebelumnya manual dan terpisah menjadi otomatis dan lebih efisien, sehingga karyawan bisa fokus pada tugas yang lebih strategis. Sebagai contoh, pengolahan pesanan dapat dilakukan lebih cepat. Informasi dari departemen penjualan, gudang, dan keuangan dapat diakses dan dikelola dalam satu sistem.

2. Pengambilan Keputusan yang Berbasis Data

Salah satu keunggulan utama sistem ERP adalah kemampuannya untuk menyediakan laporan dan analisis data secara real-time. Keunggulan ini memungkinkan manajer dan pemimpin perusahaan mengakses informasi relevan dengan cepat untuk membuat keputusan yang lebih tepat. Dengan dashboard dan alat analisis yang ada, perusahaan dapat memantau kinerja, mengidentifikasi tren, dan merespons masalah dengan lebih proaktif.

3. Kolaborasi Antar Departemen Menjadi Lebih Baik

Sistem ERP menciptakan platform untuk berbagi informasi antar departemen. Misalnya, tim penjualan dapat mengakses data inventaris dari gudang secara langsung, sehingga pengelolaan stok lebih efisien dan pemenuhan permintaan pelanggan lebih efektif. Kolaborasi yang lebih baik ini juga meningkatkan inovasi dan responsivitas perusahaan terhadap kebutuhan pelanggan.

4. Mengurangi Biaya Pengeluaran Perusahaan

Dengan integrasi yang lebih baik dan otomatisasi proses, perusahaan dapat mengurangi biaya pengeluaran di berbagai aspek. Implementasi ERP dapat menurunkan biaya inventaris 25% hingga 30% dan mengoptimalkan supply chain management. Selain itu, pengurangan kesalahan dalam pemrosesan data dapat mengurangi biaya yang terkait dengan perbaikan dan pengembalian produk. 

Kesalahan umum yang sering dilakukan dalam ERP implementation

1. Kurangnya Perencanaan yang Matang

Salah satu kesalahan terbesar dalam ERP implementation adalah kurangnya perencanaan yang sistematis. Perusahaan sering terburu-buru memulai proses tanpa analisis mendalam tentang kebutuhan bisnis dan sumber daya yang tersedia.

2. Tak Melibatkan Semua Stakeholders

Dukungan dan partisipasi pimpinan sangat penting untuk menjaga komitmen tim. Tanpa keterlibatan karyawan dalam perencanaan dan pelatihan, mereka mungkin merasa tidak siap untuk menghadapi sistem baru, yang bisa mengakibatkan resistensi dan penurunan produktivitas.

3. Menggunakan Data yang Tidak Akurat

Banyak perusahaan seringkali mengabaikan pentingnya membersihkan dan memvalidasi data sebelum mengintegrasikannya ke dalam sistem baru. Data yang buruk atau tidak akurat dapat menyebabkan kesalahan dalam laporan dan analisis, yang akan memengaruhi decision making dan efisiensi operasional.

4. Tidak Melakukan Uji Coba yang Cukup

Uji coba sistem ERP sebelum peluncuran sangat penting untuk memastikan semua fungsi berjalan dengan baik. Sayangnya, banyak perusahaan sering melewatkan tahap ini atau melakukannya dengan terburu-buru. Tanpa uji coba yang memadai, perusahaan berisiko mengalami masalah serius setelah peluncuran. Risiko ini termasuk kesalahan dalam pemrosesan, ketidakcocokan data, dan gangguan operasional sehari-hari.

5. Tidak Menyediakan Pelatihan untuk Karyawan

Karyawan perlu dilatih agar dapat menggunakan sistem ERP secara efektif. Seringkali, perusahaan mengabaikan kebutuhan pelatihan atau hanya memberikan pelatihan yang minimal. Tanpa pelatihan yang memadai, karyawan kesulitan beradaptasi dengan sistem baru. Hal ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas dan meningkatnya kesalahan operasional.

Proses yang dilalui dalam ERP implementation

1. Perencanaan

Perencanaan adalah langkah awal yang penting dalam implementasi ERP. ERP implementation plan melibatkan penelitian dan pemilihan sistem, membentuk tim proyek, dan mendefinisikan system requirements secara detail.

Proses ini mencakup beberapa aktivitas penting, yaitu:

• Analisis Kebutuhan: Identifikasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem ERP. Aktivitas ini termasuk memahami proses bisnis saat ini dan area yang perlu ditingkatkan.

• Penelitian Sistem: Melakukan penelitian tentang berbagai solusi ERP yang tersedia. Aspek yang diteliti mencakup fitur, biaya, dan reputasi vendor untuk membantu perusahaan memilih solusi yang tepat.

• Mendefinisikan System Requirements: Setelah penelitian, perusahaan harus mendefinisikan kebutuhan sistem secara rinci. Aktivitas ini meliputi spesifikasi teknis, integrasi dengan sistem yang ada, skalabilitas, dan keamanan data.

• Penetapan Tujuan: Menetapkan tujuan spesifik yang ingin dicapai dengan implementasi ERP. Contohnya, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau meningkatkan layanan pelanggan.

• Menyusun Anggaran dan Timeline: Menetapkan anggaran dan timeline untuk setiap tahap implementasi. Aktivitas ini juga termasuk mengidentifikasi risiko yang mungkin muncul selama proses.

• Pembentukan Tim Proyek: Mengidentifikasi dan membentuk project team dengan perwakilan dari berbagai departemen. Hal ini bertujuan untuk memastikan semua perspektif dan kebutuhan terakomodasi.

2. Design

Setelah perencanaan selesai, tahap berikutnya adalah merancang sistem ERP. Di sini, tim proyek mulai merancang arsitektur sistem ERP yang akan diterapkan.

• Pemetaan Proses Bisnis: Tim project mengidentifikasi dan memetakan proses bisnis yang ada, serta merancang proses baru yang lebih efisien dengan sistem ERP. Pemetaan ini mencakup pengenalan alur kerja, peran, dan tanggung jawab.

• Konfigurasi Sistem: Tim proyek menyesuaikan modul ERP sesuai kebutuhan spesifik perusahaan. Kebutuhan ini termasuk pengaturan parameter, antarmuka pengguna, dan spesifikasi teknis berdasarkan hasil gap analysis.

• Dokumentasi Desain: Project team menyusun dokumentasi desain yang mencakup diagram alur kerja, skema basis data, dan rincian konfigurasi sistem. Dokumentasi ini akan menjadi referensi penting selama tahap pengembangan.

3. Pengembangan dan uji coba

Setelah memiliki persyaratan desain yang jelas, pengembangan dapat dimulai. Tahapan ini melibatkan penyesuaian software untuk mendukung proses yang telah dirancang. 

Proses ini meliputi:

1. Pengembangan Sistem: Pengembang software akan membangun sistem ERP sesuai desain. Proses pengembangan mencakup beberapa langkah:

• Pengkodean: Menulis kode untuk setiap modul sistem ERP berdasarkan spesifikasi. Modul ini meliputi manajemen keuangan, inventory management, dan pemrosesan pesanan.

• Integrasi Sistem: Menghubungkan ERP dengan sistem lain, seperti CRM dan aplikasi lama. Integrasi ini memastikan aliran data yang lancar di seluruh organisasi.

• Pengaturan Database: Mengonfigurasi database agar kinerjanya optimal dan mampu menyimpan data yang akan diproses oleh sistem ERP.

2. Uji Coba (Testing): Setelah pengembangan, sistem perlu diuji untuk memastikan semua fungsi bekerja dengan baik. Beberapa jenis pengujian yang dilakukan meliputi:

• Uji Fungsi: Memastikan setiap modul berfungsi sesuai harapan dan memenuhi kebutuhan pengguna. Pengujian ini dilakukan dalam berbagai skenario untuk memeriksa semua fungsionalitas.

• Uji Kinerja: Menguji performa sistem di bawah beban yang berbeda untuk memastikan sistem dapat menangani volume transaksi yang diharapkan. Pengujian ini termasuk pengujian stres untuk melihat bagaimana sistem berperilaku di kondisi beban maksimum.

• Uji Integrasi: Memastikan ERP terintegrasi dengan baik dengan sistem lain di perusahaan. Uji ini membantu menemukan masalah antara sistem yang saling terhubung.

• Uji Keamanan: Menguji sistem untuk mendeteksi kerentanan dan melindungi data perusahaan dan pelanggan. Tes ini mencakup pengujian terhadap potensi serangan seperti SQL injection dan cross-site scripting.

• Uji Pengguna (User Acceptance Testing – UAT): Mengundang pengguna akhir untuk menguji sistem dalam lingkungan yang mirip dengan operasi sehari-hari. UAT memastikan sistem memenuhi kebutuhan pengguna dan siap digunakan.

3. Perbaikan dan Penyempurnaan: Berdasarkan hasil uji coba, tim project akan melakukan perbaikan dan penyempurnaan. Langkah-langkah ini termasuk:

• Memperbaiki Bug: Menyelesaikan masalah yang ditemukan selama pengujian, baik bug teknis maupun fungsionalitas.

• Mengoptimalkan Kinerja: Melakukan penyesuaian untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi sistem berdasarkan umpan balik dari pengujian.

• Menyesuaikan Fungsionalitas: Menambahkan atau mengubah fitur sesuai masukan dari pengguna dan hasil uji coba.

4. Peluncuran

Tahap ini adalah di mana sistem mulai digunakan secara penuh di seluruh perusahaan Anda. Namun, Anda harus bersiap untuk menghadapi masalah yang mungkin muncul, karena ada banyak aspek yang perlu dikelola dan beberapa karyawan mungkin masih bingung, meskipun sudah dipersiapkan dengan baik.

Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini meliputi:

• Persiapan Peluncuran: Menyusun rencana peluncuran yang mencakup jadwal, komunikasi kepada karyawan, dan pengaturan sumber daya yang diperlukan.

• Pelatihan Pengguna: Melaksanakan program pelatihan bagi semua pengguna sistem ERP. Aktivitas ini termasuk sesi pelatihan, dokumentasi pengguna, dan dukungan teknis agar mereka dapat menggunakan sistem dengan efektif.

• Go-Live: Meluncurkan sistem ERP secara resmi. Tim project harus siap memberikan dukungan langsung selama periode transisi ini untuk menangani masalah atau pertanyaan yang mungkin muncul.

• Evaluasi Pasca-Peluncuran: Setelah peluncuran, lakukan evaluasi terhadap kinerja sistem dan kumpulkan umpan balik dari pengguna. Hal ini akan membantu tim project mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan merencanakan pemeliharaan serta pembaruan sistem di masa depan.

Best practices dalam ERP implementation

1. Prioritaskan kualitas data

Kualitas data adalah fondasi utama untuk sistem ERP yang efektif. Sebelum mengintegrasikan data, pastikan untuk membersihkannya, memvalidasi, dan mengatur agar akurat dan konsisten.

• Pembersihan Data: Identifikasi dan hapus data yang tidak valid, duplikat, atau tidak relevan. Data yang bersih meningkatkan akurasi dan efisiensi sistem.

• Pengaturan Standar Data: Buat standar untuk pengumpulan dan penyimpanan data. Hal ini memastikan informasi yang dihasilkan konsisten di seluruh departemen.

• Audit Data Secara Berkala: Lakukan pemeriksaan rutin untuk menjaga keakuratan dan relevansi data. Ini juga mencakup pembaruan data sesuai perubahan yang terjadi dalam bisnis.

2. Komunikasikan proyek ERP dengan jelas

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk memastikan semua stakeholders memahami tujuan dan manfaat ERP implementation. Beberapa langkah yang dapat diambil adalah:

• Membangun Rencana Komunikasi: Buat rencana komunikasi yang jelas. Tentukan siapa yang perlu diinformasikan, apa yang harus disampaikan, dan kapan informasi akan dibagikan.

• Melibatkan Semua Pemangku Kepentingan: Libatkan pemimpin dan perwakilan dari berbagai departemen. Ajak mereka memberikan masukan dan feedback sepanjang proses implementasi untuk menciptakan rasa kepemilikan.

• Memberikan Pembaruan Rutin: Komunikasikan kemajuan proyek secara berkala. Hal ini akan menjaga semua pihak terinformasi dan terlibat, serta mengurangi kebingungan dan meningkatkan dukungan terhadap proyek.

3. Pilih vendor dengan reputasi yang baik

Memilih vendor ERP yang tepat sangat penting untuk keberhasilan implementasi. Berikut adalah praktik terbaik dalam memilih vendor:

• Lakukan Penelitian Mendalam: Analisis reputasi vendor, pengalaman sebelumnya, dan testimoni dari klien lain. Pastikan vendor memiliki rekam jejak yang terbukti dalam implementasi ERP.

• Pertimbangkan Dukungan dan Layanan Purna Jual: Pastikan vendor menyediakan dukungan teknis yang memadai dan layanan purna jual yang baik. Hal ini akan sangat membantu jika ada masalah setelah sistem diimplementasikan.

• Susun Kontrak yang Jelas: Buat kontrak yang jelas dan terperinci mencakup semua aspek proyek. Aspek proyek ini termasuk biaya, timeline, dan tanggung jawab masing-masing pihak.

Kesimpulan

ERP implementation adalah proses yang kompleks dan menantang bagi banyak perusahaan. Meskipun ada banyak faktor penyebab kegagalan, seperti kurangnya perencanaan dan komunikasi yang buruk, langkah-langkah yang tepat dapat mengurangi risiko dan meningkatkan peluang keberhasilan.

Sistem ERP yang diimplementasikan dengan baik dapat memberikan manfaat signifikan, seperti peningkatan produktivitas, pengurangan biaya, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami untuk informasi lebih lanjut tentang layanan yang kami tawarkan.