ERP Adalah: 3 Jenis, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Apa itu ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah software yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Dengan ERP, data dari departemen seperti keuangan, produksi, penjualan, dan inventaris dikelola secara terpadu untuk mengurangi duplikasi dan meningkatkan akurasi.

Awalnya, ERP berkembang dari sistem manajemen inventaris sederhana di tahun 1960-an hingga menjadi solusi kompleks yang mendukung hampir semua operasi bisnis. Kini, ERP membantu perusahaan menyederhanakan proses kerja dan mendorong efisiensi, terutama dalam transformasi digital.

Manfaat dari sistem ERP

Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan

ERP mengintegrasikan fungsi bisnis seperti inventaris, penggajian, dan pelacakan pesanan dalam satu platform. Ini mengurangi perpindahan antar sistem, menghemat waktu, dan meminimalkan kesalahan. Sebagai contoh, stok barang dapat secara otomatis diperbarui saat penjualan terjadi. Dengan ini, perusahaan tidak perlu melakukan input manual yang memakan waktu.

Menyederhanakan Proses Bisnis

ERP mempermudah dan mengotomatisasi proses bisnis, mengurangi langkah manual, dan meningkatkan konsistensi. Contohnya, dalam manajemen inventaris, ERP otomatis memperbarui stok barang saat ada transaksi, mengurangi kesalahan pencatatan. Proses yang lebih terstruktur menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan demikian, mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan bernilai tambah bagi perusahaan.

Menyederhanakan Proses Bisnis

ERP mengotomatisasi tugas rutin dan mengintegrasikan proses, yang membantu perusahaan mengurangi biaya operasional. Pengelolaan inventaris yang lebih efisien mengurangi pemborosan dari biaya penyimpanan, sementara otomatisasi pesanan mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual.

Transparansi Antar Departemen

ERP memungkinkan departemen berbagi dan mengakses data yang sama secara real-time dalam satu sistem terpusat. Ini menghilangkan silo informasi dan meningkatkan kolaborasi antar departemen. Contohnya, tim penjualan dapat memantau status inventaris secara langsung, sehingga dapat memberikan informasi yang tepat kepada pelanggan tentang ketersediaan produk.

Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Sistem ERP membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan pasar dan memperluas operasi dengan mudah. Sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan baru tanpa mengganggu alur kerja yang ada, seperti menambah cabang atau produk baru. Dengan ERP, bisnis dapat merespon perubahan lebih cepat dan memanfaatkan peluang baru secara efisien.

Baca juga: Ketahui 4 Kelebihan dan Kekurangan ERP Sebelum Mengimplementasikannya

Berbagai jenis ERP

Cloud

Cloud ERP adalah sistem ERP yang disimpan di server cloud, memungkinkan akses data dan aplikasi bisnis melalui internet. Sistem ini lebih fleksibel dan dapat diperluas tanpa perlu mengelola hardware secara langsung.

Keuntungannya meliputi biaya awal yang lebih rendah, pembaruan otomatis, dan akses dari mana saja kapan saja. Cloud ERP sangat cocok untuk perusahaan kecil dan menengah yang mencari solusi hemat biaya dan mudah dikelola.

On-premise

On-premise ERP adalah sistem di mana perusahaan memasang dan mengelola software ERP di server internal mereka. Meskipun memerlukan biaya awal yang lebih tinggi untuk hardware dan pengelolaan IT, sistem ini memberikan kontrol penuh atas data dan proses.

Solusi ini umumnya dipilih oleh perusahaan besar atau yang memiliki persyaratan keamanan dan kepatuhan ketat. Mereka dapat menyesuaikan dan mengelola sistem sesuai dengan kebutuhan operasional mereka.

Hybrid

Hybrid ERP menggabungkan elemen cloud ERP dan on-premise ERP, dengan sebagian data disimpan di cloud dan sebagian lainnya di lokasi fisik. Pendekatan ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk memilih elemen yang disimpan secara lokal atau di cloud, sesuai kebutuhan dan regulasi bisnis.

Model ini sangat berguna untuk perusahaan besar yang ingin memanfaatkan cloud untuk beberapa proses, namun tetap membutuhkan kontrol dan keamanan tambahan di area lainnya. Dengan demikian, Hybrid ERP menawarkan solusi yang seimbang antara efisiensi dan pengamanan data.

Cara kerja sistem ERP

Sales to cash

Siklus Sales to Cash menggambarkan proses dari penerimaan pesanan pelanggan hingga penerimaan pembayaran. Sistem ERP mengintegrasikan seluruh tahapan, mulai dari pemesanan, pemrosesan, pengiriman, pembuatan faktur, hingga penerimaan pembayaran, dalam satu platform untuk memastikan aliran informasi yang lancar dan efisiensi operasional.

Langkah-langkah dalam proses Sales to Cash:

• Pelanggan memesan produk atau layanan yang diinginkan.
• ERP memproses pesanan dan mengecek ketersediaan stok barang.
• Barang dikirim ke pelanggan, dan faktur otomatis dibuat.
• Pembayaran diterima dan status transaksi diperbarui dalam sistem ERP.

Dalam proses ini, tim penjualan mengonfirmasi pesanan, tim gudang mengirimkan barang, dan tim keuangan membuat faktur serta memproses pembayaran. Semua tahap diawasi oleh manajer operasional untuk memastikan kelancaran dan efisiensi.

Tanpa ERP, tiap departemen sering menggunakan sistem terpisah. Hal ini bisa menyebabkan keterlambatan dalam pengonfirmasian stok, pengiriman barang, atau pembuatan faktur, yang akhirnya memperlambat proses pembayaran dan berisiko merugikan perusahaan serta pelanggan.

Procure to pay

Siklus Procure to Pay (P2P) mencakup seluruh proses pengadaan barang atau jasa, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran kepada supplier. ERP mengotomatiskan proses ini untuk memastikan setiap tahapan berjalan dengan efisien dan tepat waktu.

Langkah-langkah dalam Siklus Procure to Pay:

• Tim mengajukan permintaan pembelian untuk barang atau layanan.
• ERP memproses pesanan pembelian dan memilih supplier yang sesuai.
• Supplier mengirimkan barang atau jasa yang diterima oleh tim gudang.
• Faktur supplier diterima dan pembayaran diproses.

Proses ini melibatkan tim pembelian yang mengajukan permintaan dan memproses pesanan pembelian, tim gudang yang mengelola penerimaan barang, serta tim keuangan yang memverifikasi faktur dan pembayaran kepada pemasok. Semua langkah ini harus saling terkoordinasi untuk memastikan efisiensi dan akurasi.

Tanpa ERP, proses ini menjadi lebih manual dan rentan terhadap kesalahan. Tim pembelian harus mengelola pesanan secara terpisah, yang sering kali memerlukan lebih banyak waktu untuk memeriksa ketersediaan dan harga pemasok. Verifikasi barang atau jasa yang diterima juga bisa terlambat, sehingga pembayaran sering kali dilakukan terlambat atau terjadi kesalahan pencatatan pengeluaran.

Inventory management

Inventory Management adalah pengelolaan stok barang untuk memastikan ketersediaan yang cukup tanpa berlebihan. ERP mengintegrasikan sistem yang memperbarui data stok secara otomatis setiap transaksi, memberikan informasi real-time yang akurat tentang persediaan.

Langkah-langkah dalam Inventory Management:

• Pencatatan stok barang dalam sistem ERP.
• ERP memantau transaksi penjualan dan pembelian, serta memperbarui data stok.
• Sistem memberi peringatan jika stok mencapai batas minimum.
• Pengadaan barang baru diproses otomatis untuk menjaga ketersediaan.

Proses ini melibatkan tim gudang yang mengelola fisik barang, sementara tim pembelian menangani pengadaan bahan baku atau barang baru. Sementara itu, tim keuangan memantau biaya persediaan dan memberikan laporan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.

Tanpa adanya ERP, pengelolaan inventaris dilakukan secara manual atau dengan sistem terpisah, yang dapat menyebabkan pencatatan stok tidak akurat. Hal ini berisiko mengganggu operasional, meningkatkan biaya penyimpanan, atau kekurangan barang yang diperlukan.

Baca juga: 4 Tahap Proses ERP Implementation & Best Practice-nya