Cara Efektif Meningkatkan Employee Experience di Perusahaan

Apa itu employee experience

Employee experience (EX), atau pengalaman karyawan, adalah keseluruhan interaksi dan pengalaman yang dialami karyawan selama bekerja di perusahaan. Ini mencakup semua tahap perjalanan karyawan, mulai dari rekrutmen, onboarding, pengembangan karir, hingga saat mereka keluar dari perusahaan.

Employee experience tidak hanya tentang kepuasan kerja, tetapi juga bagaimana karyawan berinteraksi dengan budaya perusahaan, lingkungan kerja, teknologi, dan kebijakan. Ini adalah pandangan holistik yang melihat pengalaman karyawan sebagai perjalanan dinamis yang terus berkembang.

Pentingnya memperhatikan employee experience

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Penelitian menunjukkan bahwa kebahagiaan karyawan berhubungan langsung dengan peningkatan produktivitas sebesar 13%. Ketika karyawan merasa dihargai, didukung, dan memiliki akses ke sumber daya yang cukup, mereka bekerja lebih efisien dan antusias, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja perusahaan.

Mengurangi Biaya Pengeluaran Perusahaan

Ketika karyawan merasa terlibat, mereka cenderung lebih loyal. Menurut laporan Gallup, perusahaan yang memiliki karyawan terlibat mengalami 59% lebih sedikit pergantian staf. Tingginya pergantian karyawan merugikan waktu HR dan laba perusahaan. Investasi dalam pengalaman karyawan yang positif membantu menciptakan tenaga kerja yang setia dan mengurangi pergantian staf.

Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Reputasi sebagai employer of choice sangat penting untuk menarik talenta terbaik di pasar yang kompetitif. Karyawan yang puas dengan pengalaman mereka cenderung membicarakan perusahaan dengan baik, baik di dalam maupun di luar lingkungan kerja. Hal ini pada akhirnya meningkatkan citra dan daya tarik perusahaan.

Customer Service yang Lebih Baik

Pengalaman karyawan yang baik penting untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang hebat dan mencapai keberhasilan bisnis. Penelitian Glassdoor menunjukkan hubungan yang jelas antara pengalaman karyawan dan kepuasan pelanggan. Rata-rata, setiap peningkatan 1 poin dalam peringkat Glassdoor dikaitkan dengan kenaikan 1,3 poin dalam kepuasan pelanggan.

Employee experience vs. employee engagement

Employee Experience dan Employee Engagement sering kali dibahas dalam manajemen human resources. Employee Experience menggambarkan keseluruhan perjalanan karyawan selama bekerja di perusahaan.

Sementara itu, Employee Engagement mengukur seberapa terlibat, termotivasi, dan berkomitmennya karyawan terhadap pekerjaan dan tujuan perusahaan. Engagement mencerminkan semangat, dedikasi, dan usaha karyawan dalam pekerjaan mereka.

Tahap employee experience

Rekrutmen

Proses rekrutmen adalah langkah pertama dalam pengalaman karyawan. Di sini, calon karyawan pertama kali berinteraksi dengan perusahaan, mulai dari melihat iklan pekerjaan hingga proses seleksi.

Pengalaman ini meliputi:

• Iklan Lowongan: Apakah posisi yang ditawarkan jelas dan menarik?
• Proses Lamaran: Seberapa mudah dan jelas proses pengajuan lamaran? Apakah teknologi dan komunikasi efektif?
• Wawancara: Bagaimana kualitas wawancara dan perlakuan terhadap calon karyawan?
• Penawaran dan Negosiasi: Seberapa cepat dan transparan penawaran pekerjaan? Bagaimana fleksibilitas dalam negosiasi gaji dan tunjangan?

Onboarding

Onboarding adalah proses penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan. Proses onboarding yang efektif mengubah semangat awal mereka menjadi keterikatan yang lebih mendalam dan komitmen untuk berkontribusi secara maksimal di tempat kerja.

Proses onboarding meliputi:

• Orientasi Perusahaan: Memperkenalkan misi, visi, nilai-nilai, dan struktur organisasi perusahaan.
• Pelatihan Awal: Program pelatihan untuk memahami pekerjaan serta penggunaan alat dan sistem yang diperlukan.
• Integrasi Tim: Aktivitas seperti pertemuan tim dan acara sosial untuk mengenalkan karyawan baru dan membuat mereka merasa diterima.
• Dukungan dan Bimbingan: Penunjukan mentor atau buddy yang membantu karyawan baru beradaptasi dan menjawab pertanyaan mereka.

Pengembangan

Pengebangan karyawan adalah tahap berkelanjutan dalam perjalanan karyawan, di mana mereka berkembang dengan kecepatan berbeda dalam berbagai keterampilan. Seiring dengan perkembangan karyawan dalam perannya, penting untuk mengukur produktivitas mereka, kemampuan bekerja sama dalam tim, dan aspirasi promosi mereka.

 Proses ini meliputi:

• Pelatihan dan Pendidikan: Memberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan tambahan, kursus, dan program pengembangan keterampilan.
• Feedback Berkala: Menyediakan evaluasi kinerja yang konstruktif dan teratur, serta diskusi tentang tujuan karir dan pencapaian.
• Kesempatan Karir: Menawarkan akses ke peluang promosi dan peningkatan tanggung jawab, serta jalur karir yang jelas.

Retensi

Retensi adalah upaya perusahaan untuk menjaga karyawan dengan pengalaman kerja yang positif. Mengawasi karyawan yang ada lebih ekonomis daripada mengganti mereka. Biaya penggantian karyawan bisa mencapai 50%-60% dari gaji tahunan mereka.

Tahap ini meliputi:

• Kesejahteraan Karyawan: Program kesejahteraan yang mendukung keseimbangan kerja-hidup serta kesehatan fisik dan mental.
• Pengakuan dan Penghargaan: Sistem penghargaan yang adil untuk prestasi dan kontribusi karyawan.
• Lingkungan Kerja: Menciptakan lingkungan kerja yang positif, inklusif, dan mendukung kolaborasi serta kreativitas.

Exit

Semua karyawan akan meninggalkan perusahaan pada suatu saat, baik karena pensiun, pindah kerja, atau perubahan hidup lainnya.

Tahapan ini meliputi:

• Proses Pemberhentian: Menyusun dokumen seperti surat pemberhentian dan perhitungan akhir tunjangan.
• Exit Interview: Mengadakan wawancara untuk memahami alasan karyawan meninggalkan perusahaan dan mendapatkan umpan balik tentang pengalaman mereka.
• Transisi dan Penyerahan Tugas: Mengatur transisi yang mulus, termasuk penyerahan tugas kepada rekan kerja dan pemindahan pengetahuan yang relevan.

Cara meningkatkan employee experience

Desain employee experience framework

Merancang kerangka kerja employee experience yang efektif adalah langkah awal yang sangat penting. Ini melibatkan pemahaman menyeluruh tentang perjalanan karyawan, mulai dari rekrutmen hingga exit.

Framework ini harus mencakup berbagai elemen, seperti budaya perusahaan, proses onboarding, kesempatan pengembangan, dan strategi retensi. Melibatkan berbagai pemangku kepentingan—termasuk tim HR, manajer, dan karyawan—adalah kunci untuk menciptakan pengalaman yang lebih baik.

Tingkatkan komunikasi perusahaan

Meningkatkan komunikasi internal adalah kunci untuk mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan loyalitas, kepercayaan, serta komitmen karyawan. Human resources harus menyusun rencana komunikasi internal untuk memastikan semua karyawan tetap terinformasi dan terlibat.

Ini mencakup informasi mengenai perubahan kebijakan, perkembangan perusahaan, dan umpan balik tentang kinerja. Menciptakan saluran komunikasi yang efektif dan transparan, seperti forum karyawan, newsletter, dan pertemuan rutin, membantu karyawan merasa lebih terhubung dan terlibat dalam misi serta tujuan perusahaan.

Ciptakan pengalaman onboarding yang baik

Kesan awal perusahaan terhadap pelamar, karyawan baru, dan pekerja pemula sangat memengaruhi pandangan mereka selama bekerja. Mengintegrasikan karyawan baru dengan cepat dan efektif membantu mereka merasa diterima dan siap berkontribusi dari hari pertama. Ini juga dapat mengurangi kecemasan dan meningkatkan kepuasan awal.

Untuk pekerja remote, perhatian khusus diperlukan karena mereka tidak dapat menghadiri orientasi di kantor. Mereka membutuhkan banyak komunikasi online untuk mendapatkan arahan dan dukungan yang sama.

Berinvestasi pada kesejahteraan karyawan

Kesejahteraan karyawan melampaui aspek fisik. Ini mencakup dukungan mental, emosional, dan pribadi, serta kesehatan finansial dan hubungan yang berarti.

Investasi dalam kesejahteraan karyawan melibatkan menghubungkan staf dengan ahli atau pelatih, mendorong pembelajaran berkelanjutan, dan mendukung perawatan diri. Selain itu, menawarkan waktu istirahat berbayar (PTO) memungkinkan karyawan untuk merayakan acara penting, seperti hari raya keagamaan.

Mendengarkan feedback dari semua karyawan

Mendengarkan dan menanggapi umpan balik karyawan adalah cara efektif untuk meningkatkan pengalaman mereka. Perusahaan harus memiliki mekanisme yang memungkinkan karyawan menyampaikan pendapat dan saran secara terbuka, seperti melalui survei, kotak saran, atau pertemuan rutin.

Tidak cukup hanya mengumpulkan feedback; perusahaan perlu mengambil tindakan nyata berdasarkan masukan tersebut. Dengan menunjukkan bahwa mereka mendengar dan merespons kebutuhan karyawan, perusahaan dapat meningkatkan rasa kepemilikan dan keterlibatan karyawan.

Rekrut seorang CXO

Mempekerjakan seorang Chief Experience Officer (CXO) adalah langkah strategis untuk mengelola dan meningkatkan pengalaman karyawan secara menyeluruh. CXO bertanggung jawab atas semua aspek pengalaman karyawan, mulai dari keterlibatan, kepuasan, manajemen kinerja, pengembangan karier, hingga pengakuan dan manajemen talenta, serta memastikan kebahagiaan karyawan, baik yang bekerja jarak jauh maupun di kantor.

Mereka bekerja sama dengan berbagai departemen untuk menjamin konsistensi dan pengalaman positif sepanjang perjalanan karyawan di perusahaan. Dengan CXO yang berdedikasi, perusahaan dapat memprioritaskan pengalaman karyawan dan memastikan bahwa semua inisiatif terkait dikelola dengan baik.

Tools untuk mengukur employee experience

Pulse survey

Pulse survey adalah survei singkat yang rutin dilakukan untuk mengukur perasaan karyawan secara real-time. Berbeda dengan survei tahunan yang panjang dan hanya dilakukan sekali setahun, pulse survey dilakukan lebih sering, misalnya setiap minggu atau bulanan.

Tujuan utamanya adalah mendapatkan gambaran cepat tentang sentimen karyawan terhadap berbagai aspek pekerjaan, seperti kepuasan kerja, lingkungan kerja, dan dinamika tim. Hasil dari pulse survey dapat membantu perusahaan segera mengidentifikasi dan menangani masalah sebelum berkembang menjadi isu yang lebih besar.

Survey eNPS (Employee Net Promoter Score)

Employee Net Promoter Score (eNPS) adalah alat yang digunakan untuk mengukur loyalitas dan keterlibatan karyawan. Pengukuran dilakukan dengan satu pertanyaan sederhana: “Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan ini sebagai tempat kerja kepada teman atau kolega Anda?”

Karyawan menilai dengan skala 0 hingga 10. Hasilnya membagi karyawan menjadi tiga kelompok: promotor (9-10), pasif (7-8), dan detraktor (0-6). eNPS memberikan gambaran langsung tentang kepuasan dan loyalitas karyawan. Skor ini berguna untuk menilai keterlibatan karyawan dan efektivitas strategi employee experience perusahaan.

Aplikasi HRIS

Aplikasi HRIS adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai fungsi sumber daya manusia, seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen waktu, dan pelacakan absensi. HRIS modern juga sering dilengkapi dengan fitur untuk mengukur dan menganalisis pengalaman karyawan.

Misalnya, HRIS bisa melacak data terkait kesejahteraan, keterlibatan, dan kepuasan kerja. Beberapa aplikasi HRIS bahkan bisa diintegrasikan dengan survei dan alat pengukuran lainnya, sehingga memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang pengalaman karyawan.