Apa itu Data Migration? Jenis, Proses & Best Practices-nya

Data menjadi aset penting bagi perusahaan karena mendukung pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi, dan mendorong pertumbuhan bisnis. Jumlah data global mencapai sekitar 44 zettabytes pada 2020. Jumlah ini diperkirakan akan meningkat menjadi lebih dari 200 zettabytes pada 2025, dengan 463 exabytes data tercipta setiap hari.

Namun, dengan meningkatnya volume data, migrasi data semakin kompleks. Hal ini pun dapat memicu masalah seperti ketidakakuratan, redundansi, dan risiko keamanan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan data migration yang terencana dengan baik.

Apa itu data migration?

Data migration adalah proses pemindahan data dari satu tempat, format, atau sistem ke yang lain. Tujuan utamanya adalah memastikan data bisa dipindahkan dengan aman dan akurat, sehingga perusahaan dapat terus menggunakannya di sistem baru.

Data migration kini sering dilakukan saat perusahaan beralih dari infrastruktur lokal ke penyimpanan dan aplikasi berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi atau melakukan transformasi bisnis.

Manfaat data migration untuk perusahaan

1. Sistem yang Lebih Efisien

Data migration membantu perusahaan memindahkan informasi dari sistem lama ke sistem baru dengan lebih cepat dan efisien. Teknologi terbaru mempercepat pengolahan data, meningkatkan waktu respons dan kinerja sistem secara keseluruhan.

2. Meningkatkan Skalabilitas

Memindahkan data ke platform atau sistem baru memungkinkan perusahaan menyesuaikan kapasitas penyimpanan dan kinerja sesuai kebutuhan. Skalabilitas ini sangat penting untuk mendukung pertumbuhan bisnis, terutama bagi perusahaan yang terus berkembang dan menghasilkan lebih banyak data.

3. Keamanan Data yang Lebih Baik

Pemindahan data ke sistem yang lebih modern dapat meningkatkan keamanan data. Sistem baru sering dilengkapi dengan protokol keamanan canggih yang melindungi data dari ancaman siber, kehilangan, dan kerusakan.

4. Mengurangi TCO

Migrasi data ke cloud dapat menghemat biaya dan mendukung transformasi digital. Meskipun biaya awal lebih tinggi, pengelolaan yang efisien dapat menghasilkan keuntungan jangka panjang. Menurut Gartner, software Infrastructure-as-a-Service (IaaS) dapat mengurangi biaya hingga 55% dibandingkan on-premise. 

5. Memudahkan Manajemen Infrastruktur

Dengan sistem modern yang terintegrasi, manajemen infrastruktur jadi lebih mudah dan efisien. Perusahaan dapat memantau dan mengelola data dengan lebih baik, sehingga meningkatkan produktivitas tim IT dan mempermudah pengambilan keputusan.

Berbagai jenis data migration

1. Storage migration

Storage migration adalah proses memindahkan data dari lokasi penyimpanan yang sudah ada ke yang baru. Tujuannya adalah untuk mengadopsi teknologi yang lebih modern agar dapat mengelola data dengan biaya yang lebih efisien dan kecepatan yang lebih tinggi.

Selama proses ini, data biasanya tidak mengalami perubahan. Dengan migrasi penyimpanan, organisasi dapat meningkatkan kapasitas dan performa sistem mereka.

2. Database migration

Migrasi basis data adalah pemindahan data dari satu vendor basis data ke vendor lain atau peningkatan perangkat lunak basis data ke versi terbaru. Format data dapat berbeda antara vendor, sehingga transformasi mungkin diperlukan.

Perubahan dalam teknologi basis data seharusnya tidak memengaruhi lapisan aplikasi. Namun, penting untuk mengujinya agar semuanya berjalan dengan baik.

3. Cloud migration

Cloud migration adalah pemindahan data, aplikasi, atau elemen bisnis ke lingkungan komputasi cloud, seperti cloud data warehouse. Proses ini dapat dilakukan dari pusat data lokal ke cloud publik atau antar cloud platform.

4. Business process migration

Migrasi proses bisnis adalah pemindahan basis data dan aplikasi yang menyimpan informasi tentang pelanggan, produk, dan operasi. Selama proses ini, data sering perlu diubah untuk cocok dengan model data yang baru.

Proyek migrasi biasanya dipicu oleh reorganisasi, merger, atau akuisisi perusahaan. Langkah-langkah ini penting untuk memastikan kelancaran operasional dan integrasi sistem.

5. Data center migration

Data center migration atau migrasi pusat data mengacu pada pemindahan infrastruktur pusat data ke lokasi baru atau transfer data dari peralatan lama ke peralatan baru di lokasi yang sama. Pusat data berperan sebagai tempat penyimpanan dan pengelolaan aplikasi penting organisasi, yang mencakup server, router, sakelar, komputer, perangkat penyimpanan, dan peralatan terkait lainnya.

Kesalahan umum dalam data migration

1. Tidak Melibatkan Key Stakeholders

Salah satu kesalahan terbesar dalam proses migrasi data adalah tidak melibatkan stakeholders penting, seperti manajer IT dan pengguna akhir. Tanpa masukan mereka, migrasi mungkin tidak memenuhi kebutuhan bisnis, yang bisa mengakibatkan ketidaksesuaian sistem baru dan potensi kehilangan data.

2. Kurangnya Komunikasi

Komunikasi yang buruk antara tim migrasi dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan. Semua pihak yang terlibat harus selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perkembangan, tantangan, dan perubahan dalam rencana migrasi. Tanpa komunikasi yang efektif, ada risiko kehilangan atau tidak terhitungnya beberapa data. Hal ini dapat merusak integritas data secara keseluruhan.

3. Data Management yang Buruk

Banyak organisasi gagal mempersiapkan dan mengatur data sebelum migrasi. Mereka seringkali tidak mengidentifikasi data yang tidak terstruktur atau tidak relevan, serta tidak melakukan pembersihan data terlebih dahulu. Akibatnya, data yang buruk atau tidak relevan dapat terbawa ke sistem baru. Hal ini mengurangi kualitas data secara keseluruhan.

4. Persiapan Software dan Skill yang Tidak Memadai

Menggunakan software yang tidak sesuai atau tim yang kurang terampil dapat menimbulkan masalah dalam proses migrasi. Organisasi harus memastikan mereka memiliki sumber daya yang tepat dan tim terlatih untuk mengelola migrasi dengan baik. Dengan persiapan yang tepat, risiko masalah dapat diminimalkan.

5. Memilih Waktu yang Salah untuk Migrasi Data

Melakukan migrasi saat periode sibuk, seperti akhir tahun atau puncak permintaan, bisa mengganggu operasional dan menurunkan kinerja sistem. Untuk mengurangi dampak pada pengguna dan proses bisnis, rencanakan migrasi di waktu yang lebih tenang. Hal ini akan membantu kelancaran proses dan menjaga kinerja sistem.

Proses data migration yang efektif

1. Planning

Tahap pertama dalam proses migrasi data adalah perencanaan yang matang. Tahap ini meliputi pemetaan data yang ada, menentukan tujuan migrasi, dan merancang strategi untuk mencapainya.

Pada fase ini, beberapa langkah penting yang harus dilakukan adalah:

• Mengidentifikasi Data: Tentukan data yang akan dipindahkan, termasuk data yang perlu dibersihkan atau diarsipkan.

• Membersihkan Data: Lakukan pembersihan untuk menghapus data yang tidak relevan, duplikat, atau berkualitas buruk. Pembersihan ini penting agar hanya data berkualitas tinggi yang dipindahkan ke sistem baru, meningkatkan efisiensi dan akurasi.

• Menentukan Jadwal: Buat timeline yang jelas untuk setiap tahap migrasi, termasuk waktu mulai dan selesai.

• Melibatkan Stakeholders: Komunikasikan rencana kepada semua pihak terkait, seperti tim IT, manajemen, dan pengguna akhir, untuk memastikan pemahaman dan dukungan.

• Membuat Rencana Cadangan: Susun strategi pemulihan untuk mengatasi masalah yang mungkin terjadi selama migrasi, seperti kehilangan data atau downtime.

2. Eksekusi

Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah eksekusi. Di tahap ini, data akan dipindahkan dari sistem lama ke sistem baru.

Beberapa langkah selama fase eksekusi meliputi:

• Backup Data: Melakukan backup data secara menyeluruh sebelum memulai proses migrasi untuk mencegah kehilangan data.

• Transfer Data: Menggunakan alat migrasi yang sesuai untuk mentransfer data dari sumber ke tujuan. Proses ini bisa dilakukan secara bertahap (incremental) atau sekaligus (full migration), tergantung pada volume data dan strategi yang telah ditetapkan.

• Pemantauan Proses: Memantau proses migrasi secara real-time untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana dan mengatasi masalah yang mungkin muncul.

3. Validasi

Setelah transfer data selesai, langkah penting berikutnya adalah validasi. Tahap ini memastikan bahwa data yang dipindahkan akurat, lengkap, dan dapat diakses di sistem baru.

Proses validasi meliputi:

• Pemeriksaan Integritas Data: Memastikan tidak ada data yang hilang atau rusak. Proses ini dilakukan dengan membandingkan jumlah catatan dan memverifikasi checksum data.

• Uji Fungsionalitas: Menguji sistem baru untuk memastikan semua fungsi berjalan dengan baik. Pastikan data dapat diakses dan digunakan dengan benar.

• Melibatkan Pengguna Akhir: Meminta masukan dari pengguna untuk memastikan mereka dapat bekerja dengan data baru tanpa masalah.

• Decommissioning: Setelah validasi selesai, proses decommissioning sistem lama dilakukan. Proses ini melibatkan penonaktifan dan penghapusan data dari sistem lama secara aman, termasuk menghapus data sensitif secara permanen untuk mencegah kebocoran informasi.

4. Monitoring

Tahap terakhir dalam proses migrasi data adalah pemantauan pasca-migrasi. Setelah migrasi selesai, penting untuk terus memantau sistem baru agar semuanya berjalan lancar.

Langkah-langkah yang diambil dalam tahap ini meliputi:

• Pemantauan Kinerja: Mengawasi kinerja sistem dan data baru untuk memastikan tidak ada masalah setelah migrasi.

• Dukungan Pengguna: Memberikan dukungan kepada pengguna agar mereka dapat beradaptasi dengan sistem baru dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul.

• Evaluasi dan Perbaikan: Melakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses migrasi untuk mengidentifikasi area yang dapat diperbaiki untuk migrasi di masa depan.

Best practices dalam data migration

1. Selalu melakukan backup data

Sebelum memulai migrasi data, selalu lakukan backup terlebih dahulu untuk menghindari risiko kehilangan data jika terjadi kesalahan. Simpan backup di beberapa lokasi, seperti server lokal dan cloud, agar data tetap aman dan mudah diakses.

Backup berfungsi sebagai jaring pengaman yang penting. Kehilangan data dapat menyebabkan gangguan bisnis dan kerugian finansial yang signifikan.

2. Buat tim khusus untuk data migration

Membentuk tim khusus yang berisi profesional berpengalaman dalam data migration sangat penting untuk kelancaran proses. Tim ini sebaiknya terdiri dari ahli IT, administrator basis data, spesialis infrastruktur, dan pemangku kepentingan lain seperti manajer bisnis atau pengguna akhir.

Tim ini bertanggung jawab mengawasi seluruh proses migrasi, memecahkan masalah, dan memastikan komunikasi efektif antara semua pihak. Mereka juga perlu membuat keputusan strategis yang diperlukan untuk menyelesaikan migrasi dengan sukses.

3. Uji data pada setiap tahap migrasi

Menguji data selama dan setelah migrasi penting dilakukan untuk memastikan data tetap akurat dan utuh. Pengujian ini memastikan semua data berhasil dipindahkan, format dan struktur tetap sesuai, dan data dapat diakses dengan baik di sistem baru.

Pengujian dilakukan di setiap tahap migrasi untuk mendeteksi masalah lebih awal. Pengujian mencakup uji validasi, performa, dan kompatibilitas sistem, memastikan sistem baru mampu menangani data dengan efisien.

Kesimpulan

Data migration adalah proses kompleks yang melibatkan volume data besar atau sistem kritis bagi operasional bisnis. Meskipun menantang, migrasi data yang berhasil menawarkan manfaat signifikan, seperti sistem yang lebih efisien dan pengelolaan data yang lebih aman.

Dengan migrasi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional jangka panjang. Jika Anda memerlukan bantuan dalam proses ini, jangan ragu untuk menghubungi kami; kami siap memberikan solusi dan strategi yang aman untuk kebutuhan bisnis Anda.