Cloud ERP: Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Memilih

Apa itu cloud ERP?

Cloud ERP adalah versi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang berbasis online, yang memungkinkan akses melalui platform provider, sehingga tak lagi memerlukan instalasi lokal. Pengguna dapat dengan mudah masuk dan mulai menggunakan platform tanpa perlu mengelola software secara langsung.

Awalnya, semua software ERP dirancang sebagai solusi on-premise. On-premise ERP berarti bahwa sistem diinstal dan diatur pada perangkat keras dan server perusahaan dan dijaga oleh departemen IT.

Dalam beberapa tahun terakhir, cloud ERP menjadi populer karena:

• Efektivitas biaya
• Kecepatan implementasi
• Skalabilitas
• Aksesibilitas
• Kemudahan perawatan
• Keamanan

Public vs. private cloud

Ketika menerapkan cloud ERP, penting untuk menyadari bahwa tidak semua sistem cloud sama. Beberapa model dapat menghambat perusahaan dalam meraih manfaat dari cloud.

• Public Cloud: Sistem cloud dimiliki oleh provider dan banyak organisasi lain yang menggunakan sistem tersebut. Namun, penting untuk dicatat bahwa data dan aplikasi setiap organisasi bersifat pribadi dan tidak dapat diakses oleh pihak lain.

• Private Cloud: Semua hardware dan software ERP yang diperlukan disimpan di perusahaan Anda, sementara departemen IT bertanggung jawab atas pengaturan, pengamanan, dan pemeliharaan sistem tersebut.

Modul

Cloud ERP dan on-premise ERP menyediakan modul yang sama untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda. Modul-modul ini biasanya meliputi:

• Accounting
• Inventory management 
• Sales
• Purchasing
• Manufacture
• Omnichannel
• Point of Sale (POS)
• CRM
• HCM

Lebih lanjut: Pahami 12 Modul ERP Penting dan Cara Memilihnya

Pro dan kontra cloud ERP vs. on-premise ERP

Biaya implementasi

Cloud ERP: Cloud ERP lebih terjangkaudi awal karena tanpa keharusan investasi hardware. Biaya terbagi dalam langganan, namun, kenaikan biaya yang berkelanjutan dapat menjadikannya lebih mahal dalam jangka panjang.

On-premise: Memilih ERP on-premise berarti Anda membayar harga yang lebih tinggi di awal, mencakup hal-hal seperti hardware, lisensi software, server, bantuan IT, dan layanan implementasi. Namun, setelah itu, Anda tidak akan lagi dikenakan biaya berlangganan, yang dapat menghemat uang Anda seiring berjalannya waktu.

Kecepatan implementasi

Cloud ERP: Implementasi sistem ERP berbasis cloud sering kali lebih cepat karena pengaturan sudah tersedia sebelumnya dan tidak memerlukan pengadaan hardware. Ini juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk melatih tim IT. Tetapi, hambatan masih mungkin terjadi karena proses migrasi data, penyesuaian, dan integrasi yang kompleks.

On-premise ERP: ​​ERP on-premise dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda untuk meningkatkan efisiensi. Namun, proses ini mungkin memakan waktu lebih lama karena melibatkan penyiapan hardware dan penyesuaian software yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Aksesibilitas

Cloud ERP: Anda dapat dengan mudah mengakses informasi bisnis Anda dari mana saja, menggunakan perangkat apa pun, namun, keunggulan ini bergantung pada koneksi internet. Jika wilayah Anda memiliki jangkauan jaringan yang buruk atau mengalami gangguan internet, akses data dan layanan Anda akan terkendala.

On-premise ERP: ERP ini menyimpan data secara lokal, memberikan kontrol yang lebih baik terhadap akses dan keamanannya. Namun, mengakses data dari luar kantor dapat menjadi sulit tanpa pengaturan akses jarak jauh yang kompleks.

Skalabilitas

Cloud ERP: Dengan Cloud ERP, Anda dapat memulai dengan fitur standar dan menambahnya tanpa perlu hardware baru. Pertumbuhan perusahaan bisa diakomodasi tanpa server lokal, namun biaya harus dimonitor untuk menghindari pengeluaran berlebihan.

On-premise ERP: Skalabilitas on-premise bergantung pada konfigurasi IT organisasi Anda dan mungkin memerlukan investasi tambahan untuk hardware serta software yang diperlukan. Hal ini dapat menjadi lebih lambat dan kompleks jika dibandingkan dengan opsi cloud.

Kustomisasi dan ketangkasan 

Cloud ERP: Platform cloud menawarkan fleksibilitas dan integrasi yang mudah dengan layanan lain. Namun, penyesuaian yang berlebihan dapat mempersulit pemeliharaan dan pembaruan. Oleh karena itu, sangat penting untuk mencapai keseimbangan antara penyesuaian dan pengoperasian yang lancar.

On-premise ERP: Anda dapat mengadaptasi sistem ERP on-premise sesuai kebutuhan bisnis Anda, meningkatkan fleksibilitasnya. Namun, penyesuaian tersebut bisa menjadi investasi yang mahal dan menimbulkan kompleksitas dalam pembaruan di masa depan. Selain itu, transisi ke versi yang lebih baru mungkin menimbulkan tantangan tambahan.

Pembaruan

Cloud ERP: Biasanya, provider cloud ERP mengelola pemutakhiran secara otomatis, memastikan akses ke fitur-fitur terbaru dan patch keamanan tanpa upaya ekstra. Proses ini umumnya berlangsung sekitar 30 menit dan dilakukan di luar jam kerja biasa. Meskipun demikian, Anda memiliki kendali terbatas terhadap waktu pembaruan, yang bisa mengakibatkan gangguan jika tidak dikelola dengan hati-hati.

On-premise ERP: Organisasi Anda dapat mengatur waktu dan metode pembaruan, memberikan kontrol lebih terhadap perencanaan dan pengujian. Peningkatan versi dapat memerlukan investasi waktu dan biaya yang signifikan, melibatkan kerja tim IT dan potensi gangguan operasional.

Penyimpanan

Cloud ERP: Sistem ini memberikan pilihan penyimpanan yang fleksibel dengan cadangan di beberapa lokasi yang dikelola oleh penyedia layanan, menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan data di lokasi Anda. Namun, terdapat batasan penyimpanan tergantung pada tingkat langganan Anda; melebihi batas tersebut mungkin akan mengakibatkan biaya tambahan.

On-premise ERP: Anda memperoleh kendali total atas infrastruktur penyimpanan, memungkinkan organisasi Anda untuk memperluas kapasitas penyimpanan sesuai kebutuhan tanpa ketergantungan eksternal. Namun, Anda harus membayar hardware penyimpanan di muka dan terus menanggung biaya pemeliharaan. Selain itu, memperbaiki hardware yang rusak di lokasi memerlukan waktu dan uang.

Keamanan

Cloud ERP: Penyedia cloud ERP terkemuka menyediakan fitur keamanan yang kuat, termasuk enkripsi data, pembaruan rutin, dan sertifikasi kepatuhan. Namun, untuk meminimalkan risiko, penting untuk tetap waspada dalam mengelola akses pengguna dan keamanan perangkat.

On-premise ERP: Organisasi Anda dapat menyesuaikan langkah-langkah keamanan untuk memenuhi aturan dan kebijakan tertentu, sehingga memberi Anda kendali penuh atas pengamanan. Namun, mengelola keamanan secara efektif memerlukan sumber daya dan keahlian khusus; penerapan yang tidak tepat menimbulkan risiko, termasuk kehilangan data saat terjadi bencana alam atau pencurian.

Baca juga: 4 Kelebihan dan Kekurangan ERP yang Wajib Diketahui

Best practice untuk cloud ERP

Cara memilih sistem ERP

1. Anda membeli solusi, bukan fitur

ERP adalah pilihan terbaik bagi Anda yang menginginkan otomatisasi dan integrasi yang mulus dalam proses bisnis. Namun, jika kohesi tim dan penyederhanaan proses menjadi prioritas, memilih software akuntansi, CRM, atau SDM yang terpisah mungkin lebih efisien secara biaya.

2. Pilih konsultan ERP yang tepat

Kegagalan implementasi ERP seringkali terkait dengan perencanaan yang kurang matang dan kurangnya dukungan dari manajemen, bukan karena kelemahan sistem ERP itu sendiri. Penting untuk tidak hanya mengandalkan reputasi atau opini orang lain dalam pemilihan sistem ERP.

Ketika mendengar kritik terhadap suatu sistem ERP, mungkin hal itu disebabkan oleh kesalahan dalam memilih individu yang bertanggung jawab atas implementasinya. Terlalu sering, organisasi memilih kontraktor atau konsultan IT yang kurang memahami kebutuhan akuntansi atau dinamika operasional bisnis secara keseluruhan.

3. Mulailah dengan sistem ERP yang terjangkau

Saat mempertimbangkan sistem ERP, perlu diketahui bahwa biaya sebenarnya sering kali melampaui perkiraan awal. Mulailah dengan mengevaluasi sistem ERP dengan harga lebih rendah dari anggaran Anda, seperti yang ditawarkan oleh vendor Odoo atau penyedia ERP lokal.

Pilihlah software ERP yang lebih mahal hanya jika opsi yang lebih terjangkau tidak memenuhi kebutuhan Anda, terutama jika Anda memerlukan fitur spesifik yang biaya penyesuaiannya lebih tinggi daripada investasi awal pada sistem yang lebih mahal.

4. Jangan lakukan kustomisasi lebih awal

Saat mendapatkan sistem ERP pertama Anda, yang terbaik adalah memulai tanpa melakukan penyesuaian. Saat implementasi, Anda mungkin menemukan perubahan yang diperlukan dalam proses bisnis Anda.

Seringkali, ketika perubahan ini terjadi, sistem telah mengatasi permasalahan awal, atau Anda mungkin menemukan fitur yang lebih penting untuk disesuaikan.

Cara memilih vendor ERP

Keputusan antara menggunakan developer internal atau pekerja lepas untuk mengurangi biaya seringkali berujung pada kegagalan, memaksa perusahaan untuk memulai kembali dengan vendor profesional. Agar terhindar dari situasi ini, kami menyarankan untuk memfilter vendor ERP Anda:

1. Kontak 3-5 vendor ERP

Mulai dengan menelusuri sistem ERP yang bersahabat dengan anggaran Anda, seperti Odoo atau Impact. Kunjungi situs web mereka untuk mendalami layanan yang ditawarkan, kemudian hubungi mereka langsung untuk menanyakan kemungkinan adanya penyesuaian software tanpa biaya tambahan.

2. Nilai pemahaman vendor

Pastikan vendor memahami masalah Anda dan dapat menunjukkan cara untuk memperbaikinya. Seorang ahli ERP yang baik akan menjelaskan bagaimana software, proses bisnis, dan akuntansi mereka dapat membantu. 

Hindari siapa pun yang berjanji untuk menyelesaikan segala sesuatu tanpa menjelaskan caranya — mereka mungkin tidak memahami kebutuhan Anda

3. Tanyakan vendor soal klien mereka sebelumnya

Meskipun metode ini cukup baik untuk penilaian awal, namun tidak menjamin kesuksesan jangka panjang. Klien sebelumnya mungkin menghadapi berbagai masalah, dan keberhasilan pendekatan mereka tidak selalu terjamin. Meski begitu, tidak ada kerugian dalam mencari masukan tambahan

4. Nilai karyawan vendor melalui LinkedIn

Dengan memeriksa profil karyawan vendor di LinkedIn, Anda dapat memahami bagaimana perusahaan konsultan mempekerjakan staf mereka, yang secara langsung mencerminkan kepedulian mereka dalam mencapai kesuksesan klien

5. Percayai naluri Anda

Memilih vendor ERP yang lebih mahal dapat meningkatkan peluang kesuksesan penerapannya. Meskipun pilihan yang lebih murah bisa terlihat menarik, sering kali menyebabkan komplikasi berpotensi menggandakan pengeluaran dalam jangka panjang.

Hubungi kami

Berbicara dengan kami gratis. Jika ini membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik, mengapa tidak memanfaatkannya?