Chapter 1: Apa itu Transformasi Digital

Secara sederhana, Transformasi Digital adalah adopsi teknologi ke dalam suatu perusahaan. Namun, kami percaya bahwa lebih dari itu. Untuk memahami apa itu Transformasi Digital, mari kita lihat secara mendalam masalah apa yang sebenarnya dihadapi oleh bisnis.

Permasalahan Yang Dihadapi Bisnis Indonesia

Growing a business is hard. 20% of new businesses fail during the first 2 years, 50% fail during the first 5 years, 70% fail during the first 10 years. Only 25% make it to 15 years or more

Namun, 97% tenaga kerja Indonesia yang bekerja untuk bisnis baru, menyebabkan permasalahan pada ketenagakerjaan.Terdapat 4 bidang fungsional utama bisnis: Pemasaran, Keuangan, Operasional, Sumber Daya Manusia.

Marketing

Tujuan atau Goals dari departemen Pemasaran seharusnya:

1. Mencari tahu kebutuhan dan keinginan dari pelanggan potensial, dan
2. Mempromosikan produk atau layanan perusahaan.

Melalui beberapa cara yaitu:

1. Dapat diulang (repeatable)
2. Optimal (optimum)
3. Berbasis data (data-driven)

Namun, banyak departemen pemasaran yang terlalu sibuk dengan penjualan jangka pendek melalui tindakan yang tidak memberikan banyak dampak berdasarkan perasaan dan keberuntungan karena:

1. Tidak ada data untuk mengetahui tindakan apa yang optimal dan dapat diulang, dan
2. Tidak ada sistem dan prosedur yang berlaku

Keuangan

Tujuan atau goals dari departemen Keuangan seharusnya:

1. Memastikan perusahaan memiliki cukup uang untuk tumbuh, dan
2. Mampu merencanakan masa depan melalui proyeksi keuangan dan anggaran

Melalui cara-cara yang dapat diulang, optimal, dan didorong atau berbasis data

Namun, banyak departemen keuangan yang terlalu sibuk dengan persiapan data keuangan dan pekerjaan administrasi, karena

1. Sistem akuntansi saat ini hanya menyusun laporan keuangan standar dan tidak memberikan laporan yang disesuaikan, dan
2. Sistem akuntansi yang ada saat ini tidak terintegrasi dengan sistem dari departemen lain.

Operations

Tujuan dari departemen Operasional seharusnya:

1. Memproduksi produk dan layanan
2. Yang mampu memuaskan pelanggan
3. Cepat dan tepat waktu

Melalui cara-cara yang dapat diulang, optimal, dan didorong atau berbasis data

Namun, banyak departemen Operasi yang terlalu sibuk hanya dengan mengirimkan produk dan layanan, karena

1. Sistem dan prosedur tidak optimal atau tidak ada,
2. Sistem saat ini tidak terintegrasi dengan sistem dari departemen lain, dan
3. Kurangnya perencanaan yang tepat karena kurangnya data

Human Resources

Tujuan dari departemen SDM adalah untuk:

1. Memastikan terdapat cukup SDM yang berkualifikasi
2. Memastikan SDM untuk produktif dan tumbuh secara konsisten
3. Memastikan SDM bahagia dan yang berkinerja tinggi tetap bertahan

Melalui cara-cara yang dapat diulang, optimal, dan didorong atau berbasis data.

Namun, banyak departemen SDM terlalu sibuk dengan pekerjaan administratif di bidang-bidang seperti rekrutmen, penggajian, dan manajemen tenaga kerja, karena

1. Sistem dan prosedur tidak optimal atau tidak ada,
2. Sistem saat ini tidak terintegrasi dengan sistem dari departemen lain, dan
3. Kurangnya perencanaan yang tepat karena kurangnya data

Bagaimana kita memecahkan masalah ini sehingga perusahaan dapat tumbuh dan berkembang? Untuk memahaminya dengan lebih baik, mari kita lihat apa arti sebenarnya dari “pertumbuhan bisnis”.

5 Tahapan Pertumbuhan Bisnis

Menurut Harvard Business Review, pertumbuhan bisnis baru dibagi menjadi 5 tahap.

Tahap 1 is called the Existence Stage, where companies are busy trying to exist, usually with less than 10 employees. There is a crisis of leadership and the owner’s creativity to get customers and deliver products and services well is key to move on to the next stage. Usually Excel, POS, or accounting systems are enough for Stage 1 companies.

Tahap 2 disebut Survival Stage, di mana perusahaan sibuk berusaha untuk bertahan hidup, biasanya dengan 10-20 karyawan. Ada krisis otonomi dan kunci untuk tumbuh adalah melalui arahan dari pemilik (owner) untuk mendapatkan arus kas yang positif. Biasanya perusahaan Tahap 2 memerlukan alat akuntansi, POS, CRM, atau manajemen proyek untuk mengoptimalkan produktivitas

Tahap 3 is called the Success Stage, where companies have found their identity and are comfortable with its cash flows, usually with 20 – 100 employees. There is a crisis of control and the key to growth is through proper work delegation which involves hiring managers and installing systems and procedures. At this stage, integration between divisions and automation are crucial and this is where companies start needing ERP and HR systems

Tahap 4 disebut Take-off Stage, di mana perusahaan sudah memiliki divisi dan prosedur yang berbeda, tetapi masih jauh dari sempurna. Jumlah karyawan biasanya berkisar antara 100 hingga 1.000, tergantung pada industri dan struktur perusahaan. Produktivitas rendah, banyak pekerjaan manual, penipuan, kurangnya data untuk mengidentifikasi masalah bisnis secara akurat, dan tidak ada kesatuan di antara divisi yang berbeda. Pada tahap ini, kemampuan manajer untuk menangani kompleksitas yang meningkat serta sistem dan prosedur sangat penting, dan perusahaan dapat melanjutkan ke tahap berikutnya melalui koordinasi. Pada tahap ini, sistem ERP dan SDM menjadi lebih penting/krusial, dan beberapa penyesuaian/kustomisasi sistem diperlukan untuk sepenuhnya mendukung pertumbuhan.

Tahap 5 disebut Resource Maturity Stage, di mana perusahaan memiliki divisi yang berbeda dan prosedur yang tepat, biasanya dengan lebih dari 1.000 karyawan. Masalah yang dihadapi perusahaan sangat bervariasi tergantung pada industri, kondisi pasar, model bisnis, struktur perusahaan, dan apa yang mereka lakukan selama Tahap 4. Namun, banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam berinovasi. Perhatian utama mereka umumnya sama, yaitu perencanaan, pengendalian, desentralisasi manajemen, sistem dan prosedur yang lebih luas. Pada tahap ini, sistem ERP dan SDM menjadi lebih penting dan banyak penyesuaian/kustomisasi umumnya diperlukan

Faktor Manajemen

For companies at Stages 1 and 2, the owner’s ability to execute and cash flows are crucial in ensuring the companies’ survivability, while everything else is moderately irrelevant.

Saat memasuki Tahap 3, kualitas dan keragaman orang, perencanaan strategis, sistem dan kontrol, serta kemampuan owner untuk mendelegasikan menjadi penting sementara arus kas tidak lagi penting

Upon entering Stage 4, the owner’s ability to execute continues to slowly become less important while everything else becomes critical.

Memasuki Tahap 5, perencanaan strategis menjadi penting karena perusahaan tidak sefleksibel sebelumnya, dan segala sesuatu yang lain menjadi kurang penting.

Perusahaan harus melalui transformasi agar berhasil melanjutkan ke tahap berikutnya. Jika perusahaan tidak melalui transformasi, atau jika mereka melakukannya dengan buruk, itu akan mempengaruhi mereka pada tahap berikutnya, atau lebih buruk lagi, mereka tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya sama sekali. Inilah alasan mengapa pemilik bisnis sering merasa telah melakukan yang terbaik tetapi perusahaan mereka masih belum bisa berkembang

Sebagian besar perusahaan yang gagal pada Tahap 1 dan 2, sementara perusahaan pada Tahap 3 dan 4 mengalami kesulitan untuk tumbuh karena inefisiensi operasional, kurangnya sistem dan prosedur yang tepat, perekrutan yang buruk, dan perencanaan strategis yang buruk.

Banyak perusahaan lama terjebak di Tahap 3 dan 4, dan banyak pemilik bisnis memutuskan untuk menerima bahwa “begitulah bisnis”, dan mengabaikan masalah karena mereka merasa nyaman dengan arus kas dan standar hidup mereka.

Namun, mereka menjadi buruk dalam menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi pasar, menyebabkan masalah ketika tiba saatnya untuk mengambil alih generasi berikutnya. Di sinilah Transformasi Digital masuk.

Apa Itu Transformasi Digital?

Mari kumpulkan faktanya.

1. Perusahaan tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya karena ada masalah yang perlu diselesaikan (terlepas dari apakah orang menyadarinya atau tidak).
2. Masalah perusahaan berbeda tergantung pada tahapannya
3. Faktor penting untuk pertumbuhan perusahaan berbeda tergantung pada tahapannya
4. Transformasi diperlukan agar perusahaan dapat melangkah ke tahap berikutnya

Dari fakta tersebut, kita dapat mempelajari tiga hal:

1. Transformasi tidak bergantung pada apakah perusahaan berpikir mereka membutuhkannya (banyak dari mereka tidak). Transformasi tergantung pada apakah perusahaan dapat mengidentifikasi apa masalah perusahaan mereka, masalah mana yang harus diselesaikan pada tahap mereka, dan apa solusinya.
2. Ada berbagai jenis transformasi untuk tahapan perusahaan yang berbeda. Lebih tepatnya, setiap transformasi berbeda untuk setiap perusahaan.
3. Transformasi bukanlah proses satu kali. Ini adalah proses berkelanjutan sepanjang perjalanan perusahaan.

Namun, kita tahu bahwa setidaknya ada 3 kesamaan antara berbagai jenis transformasi, yaitu:

1. Melibatkan pengurangan ketergantungan perusahaan pada kemampuan pemilik untuk mengeksekusi
2. Melibatkan otomatisasi
3. Melibatkan integrasi

Untuk mencapai transformasi yang tepat, teknologi tidak diragukan lagi memainkan peran penting dan kami berpikir bahwa transformasi sejati tidak dapat terjadi tanpa teknologi, karena akan selalu ada kesalahan manusia dan ketidakpastian ketika perusahaan terlalu mengandalkan manusia (juga, mempekerjakan dan mempertahankan karyawan terbaik sangat sulit dan membutuhkan waktu lama).

Oleh karena itu, definisi Transformasi Digital kami adalah:

“Sebuah proses berkelanjutan oleh perusahaan yang mencari pertumbuhan melalui pemecahan masalah yang tepat pada tahap yang tepat dengan bantuan teknologi.”

Transformasi bisnis Anda dengan ERP

Kami percaya ada begitu banyak potensi bagi bisnis Indonesia untuk tumbuh jika bisnis menerima data, alat, dan panduan yang tepat.

Pelajari impact ERP