Mengenal Sistem Inventory Manajemen untuk Pengelolaan Stok

Inventory menjadi salah satu sumber pemborosan pada perusahaan jika tidak dikelola dengan baik. Dilansir melalui Bloomberg, setiap tahunnya sekitar $163 miliar persediaan perusahaan menjadi limbah dan terbuang dengan sia-sia. 

Oleh karena itu, penting bagi Anda pemilik bisnis untuk dapat mengelola inventory dengan bijak. Salah satu yang dapat Anda lakukan yaitu dengan cara mengimplementasikan sistem inventory. Sistem ini membantu mengotomatiskan proses pengelolaan inventory sehingga lebih efisien. 

Berikut penjelasan lengkap mengenai apa itu inventory management system, manfaat, jenis, hingga contohnya. 

Apa itu inventory?

Inventory adalah kata yang merujuk pada bahan baku yang digunakan untuk membuat produk, produk yang masih work in progress, dan produk jadi yang siap dijual. Inventory perusahaan menjadi aset penting yang menjadi sumber pendapatan perusahaan. 

Inventory adalah salah satu aset lancar pada neraca perusahaan dan menjadi penyangga antara produksi dan pemenuhan pesanan. Jika inventaris terjual, biaya penyimpanannya berpindah menjadi Harga Pokok Penjualan (HPP) pada laporan laba rugi. 

Jenis inventory

Pada dasarnya inventory utama terdiri dari 3 jenis yaitu bahan mentah atau bahan baku, barang jadi, dan work in progress. Namun, terdapat 2 jenis inventory pendukung lain yaitu stok pengaman dan barang MRO. Berikut penjelasannya masing-masing:

1. Barang jadi (Finished good)

barang jadi adalah barang yang telah melewati semua tahapan produksi dan siap untuk dijual ke pelanggan. Misalnya, roti yang ada pada etalase toko dan tas pada toko. 

2. Bahan baku (Raw materials)

Bahan baku adalah semua persediaan yang digunakan untuk memproduksi barang. Misalnya, kain, baja, atau bahan lain untuk membuat barang jadi. 

Biasanya, bahan baku ditemukan pada industri manufaktur yang membutuhkan banyak material. 

3. Work in Progress (WIP)

Work in Progress (WIP) adalah istilah inventory yang merujuk pada barang setengah jadi dan menunggu untuk diselesaikan. WIP terdiri atas bahan baku, biaya overhead, dan tenaga kerja yang dikeluarkan dalam tahap produksi. 

4. Stok pengaman

Jenis inventory ini mengacu pada persediaan yang bertujuan untuk menghadapi naik turunnya permintaan sesuai dengan perkiraan. 

5. Barang MRO

Maintenance Repairing and Operating supplies (MRO) adalah persediaan yang digunakan untuk mendukung perbaikan, pemeliharaan, dan perawatan alat-alat produksi. Misalnya, baut, pelumas, sarung tangan, dan sekrup.

Apa itu sistem inventory manajemen?

Manajemen inventory adalah proses pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan inventory perusahaan. Di dalamnya termasuk pengelolaan bahan mentah, komponen, dan barang jadi hingga pergudangan. 

Jika tidak dikelola dengan baik, inventory akan hilang, rusak, atau terlalu banyak di gudang. Oleh karena itu, manajemen inventory sangat dibutuhkan. 

Saat ini, Anda juga dapat menggunakan Management Inventory System untuk mengelola inventaris secara otomatis. Sistem ini membantu untuk melacak persediaan inventaris sehingga tidak hilang, rusak, atau overload.  

Manfaat sistem inventory manajemen

Pengelolaan inventaris perusahaan kini lebih mudah dengan adanya inventory management system. Beberapa manfaat sistem inventory manajemen yaitu:

Meningkatkan penjualan

Perusahaan yang memiliki barang dagangan yang lengkap cenderung lebih diminati pelanggan karena dinilai lebih mampu dalam memenuhi kebutuhan. Kelengkapan barang dagangan juga meningkatkan reputasi toko sehingga banyak pelanggan akan datang dan membeli produk yang dibutuhkan. 

Tingginya kepuasan pelanggan kemudian berpengaruh pada loyalitas yang dapat berdampak pada meningkatnya pendapatan perusahaan. 

Mencegah kehabisan stok

Sistem inventory manajemen membantu untuk memperkirakan kapan stok habis berdasarkan demand forecasting yang telah dimiliki sebelumnya. Jika stok menipis dengan jumlah tertentu, maka secara otomatis sistem akan melakukan restock dengan segera. 

Hal ini membantu perusahaan memenuhi semua pesanan pelanggan tanpa kehabisan stok. 

Meningkatkan pelayanan

Implementasi sistem manajemen inventory membantu untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan pengiriman produk jika diintegrasikan dengan sistem penjualan. 

Selain itu, perusahaan juga akan merespon permintaan konsumen dengan cepat karena selalu terhubung dengan stok yang tersedia. 

Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

Semakin transparan informasi mengenai inventory, maka akan semakin mudah untuk mengambil keputusan yang akurat mengenai pengelolaan persediaan.

Meningkatkan efisiensi 

Inventory Management System (IMS) membantu melacak persediaan secara real-time sehingga tidak diperlukan pekerja yang melacaknya secara manual. Hal ini menghindari resiko kehilangan stok, barang rusak atau kedaluwarsa, serta kelebihan stok. 

Baca juga: 4 Manfaat Inventory Forecasting dan Penerapannya pada Bisnis

Metode inventory management pada sistem manajemen inventory

Perusahaan dapat menggunakan berbagai metode inventory manajemen, tergantung pada tipe bisnis atau produk. Berikut 4 metode yang sering digunakan:

Just-in-Time (JIT)

Just-in-Time (JIT) adalah metode yang digunakan untuk menghemat pengeluaran dan mengurangi pemborosan dengan memproduksi barang sesuai dengan permintaan. 

Metode ini dapat mengurangi ruang penyimpanan dan biaya asuransi. Di sisi lain, JIT juga memiliki kekurangan ketika permintaan tiba-tiba naik dan perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan tersebut. 

Materials Requirement Planning (MRP)

MRP adalah metode manajemen inventory yang bergantung pada perkiraan penjualan dimana produsen harus memiliki catatan akurat tentang penjualan sehingga kebutuhan inventaris dapat sesuai. 

Ketidakmampuan untuk memperkirakan penjualan akan menyebabkan kegagalan dalam pemenuhan pesanan pelanggan.  

Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ adalah metode yang menggunakan penghitungan jumlah unit yang harus ditambahkan pada inventory perusahaan untuk mengurangi jumlah inventaris sehingga tidak overstock. Metode ini juga mempertimbangkan jumlah permintaan konsumen. 

Diasumsikan bahwa terdapat trade-off antara biaya penyimpanan persediaan dan biaya pengaturan persediaan. Selain itu, total biaya persediaan juga diminimalkan ketika biaya pengaturan dan biaya penyimpanan diminimalkan. 

Days Sales of Inventory (DSI)

Metode DSI adalah strategi manajemen inventaris yang menunjukkan waktu rata-rata dalam hari yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah persediaan, seperti mengubah work-in-progress menjadi barang siap jual. 

Metode ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan persediaan secara real-time. DSI yang lebih rendah lebih disukai karena menunjukkan durasi yang lebih singkat untuk mengubah persediaan. 

Baca juga: Inventory Turnover: Pengertian, Rumus, dan 5 Manfaat Bisnis

Contoh sistem inventory: Impact

Impact menjadi salah satu pilihan tepat untuk Anda pemilik bisnis atau UMKM kecil hingga menengah. Salah satu produk yang ditawarkan yaitu Impact Inventory Management System. Software ini membantu Anda untuk mengoptimalkan persediaan, mengotomatiskan proses fulfillment, hingga membantu meningkatkan kecepatan pengiriman barang. 

Beberapa fitur yang tersedia pada sistem inventory Impact yaitu:

1. Monitoring pergerakan inventory dengan barcode dan melakukan pembelian secara otomatis ketika persediaan hampir habis. 
2. Manajemen gudang. Anda dapat mengelola lebih dari satu gudang secara bersamaan dan memantau transfer antar gudang.  
3. Laporan otomatis. Sistem ini membantu untuk menghasilkan laporan lengkap dan real-time mengenai pergerakan inventory, perkiraan inventory, dan umur inventory. 
4. Metode penghitungan biaya yang beragam mulai dari FIFO, LIFO, AVCO, dan biaya standar. 

Selain fitur dan keuntungan tersebut, sistem ini juga terintegrasi dengan software akuntansi, sistem penjualan, dan sistem pembelian sehingga lebih efisien dan maksimal manfaatnya. 

Baca Juga: Apa itu Barcode Inventory System? Tips & 6 Tahap Penerapan

Kesimpulan

Pemborosan inventory menjadi masalah serius pada perusahaan. Hal tersebut biasanya disebabkan oleh kelebihan produksi dan sulitnya melacak inventaris. Oleh karena itu, implementasi Sistem Inventory menjadi hal yang tepat.

Inventory management system Impact menyediakan berbagai fitur yang dapat membantu mengefisienkan proses pengelolaan inventaris Anda. Beberapa fitur tersebut yaitu laporan otomatis, manajemen gudang, hingga penggunaan barcode untuk mengelola gudang dengan mudah.