Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Prinsip, Sertifikasi & Contohnya

IN THIS ARTICLE

ISO 9001 adalah standar manajemen mutu paling populer yang telah digunakan oleh berbagai industri di seluruh dunia. Standar ini dirancang untuk membantu organisasi menghasilkan produk atau layanan dengan kualitas tinggi dan konsisten, serta sesuai dengan standar internasional. ISO 9001 relevan untuk perusahaan besar maupun kecil dan dapat diterapkan di berbagai sektor, termasuk manufaktur, jasa, dan pendidikan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang apa itu ISO 9001, tujuan penerapannya, prinsip-prinsip utamanya, proses sertifikasi, keuntungan dan kerugian, serta bagaimana standar ini diterapkan di Indonesia.

Apa itu ISO 9001?

ISO 9001 adalah standar internasional yang berisi mengenai persyaratan sistem manajemen mutu. Standar tersebut membantu organisasi untuk menunjukkan kemampuan konsisten dalam menghasilkan produk atau layanan yang sesuai syarat dan peraturan.

ISO 9001 pertama kali terbit pada tahun 1987 oleh Organization for Standardization (ISO) yang merupakan badan internasional yang terdiri dari 160 perwakilan standar negara internasional yang berisi mengenai persyaratan sistem manajemen mutu.

Standar tersebut membantu organisasi untuk menunjukkan kemampuan konsisten dalam menghasilkan produk atau layanan yang sesuai syarat dan peraturan. ISO 9001 pertama kali terbit pada tahun 1987 oleh Organization for Standardization (ISO) yang merupakan badan internasional yang terdiri dari 160 perwakilan standar negara.

Adapun ISO versi 9001 dirilis pada September 2015. Standar ISO pada tipe ini menetapkan kriteria untuk sistem manajemen mutu dan menjadi satu-satunya standar yang dapat disertifikasi. Standar ini juga dapat digunakan oleh organisasi manapun, besar atau kecil, dan dari bidang aktivitas apapun.

Tujuan penerapan ISO 9001

Penerapan ISO 9001 memiliki beberapa tujuan utama, antara lain:

Memastikan pelanggan mendapatkan produk dan layanan berkualitas tinggi secara konsisten.
Meningkatkan efisiensi operasional melalui pengelolaan proses yang lebih baik.
Mengidentifikasi peluang perbaikan untuk menghadapi perubahan di lingkungan bisnis.
Mendukung perusahaan dalam mematuhi peraturan dan standar internasional.

Di Indonesia, ISO 9001 sering digunakan sebagai alat untuk meningkatkan daya saing perusahaan di pasar lokal dan global. Perusahaan yang memiliki sertifikasi ISO 9001 biasanya dianggap lebih kredibel oleh mitra bisnis dan pelanggan.

Prinsip-prinsip ISO 9001

Prinsip manajemen mutu awalnya diperkenalkan oleh W. Edwards Deming. Terdapat 14 poin Deming dalam menetapkan produktivitas dan kualitas produksi. Saat ini, standar ISO 9001 mengadopsi beberapa prinsip Deming guna meningkatkan kinerja yang meliputi:

1. Customer Focus

Fokus utama ISO 9001 adalah memastikan kepuasan pelanggan dan meningkatkan pengalaman pelanggan dalam menggunakan produk atau layanan. Contoh penerapan di Indonesia adalah survei rutin kepuasan pelanggan oleh perusahaan jasa transportasi untuk menyesuaikan layanan mereka.

2. Leadership

Pemimpin organisasi berperan penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang mendukung penerapan standar. Semua pemimpin dalam organisasi harus turut terlibat dalam pencapaian tujuan dan membantu menyelaraskan strategi bagi individu. Misalnya, perusahaan manufaktur di Cikarang menetapkan kebijakan mutu yang disosialisasikan melalui pelatihan kepada seluruh karyawan.

3. Engagement of People

Pemberdayaan dan pelibatan semua pihak dalam perusahaan menjadi salah satu kunci keberhasilan penerapan ISO 9001. Sebagai contoh, pabrik tekstil di Bandung melibatkan karyawan dalam forum diskusi untuk memberikan masukan terkait proses produksi.

4. Process Approach

Semua proses pada organisasi saling berhubungan dan kualitas akhir dari produk atau layanan tergantung pada setiap proses organisasi. Oleh karena itu, prosesnya harus diperbaiki dan dikomunikasikan dengan baik. Contohnya adalah perusahaan logistik yang mengintegrasikan sistem pengelolaan gudang dengan manajemen pengiriman barang.

5. Improvement

Guna mencapai standar, maka perusahaan harus terus meningkatkan kualitas pada proses bisnis perusahaan. Hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam menghadapi dinamika internal dan eksternal. Misalnya perusahaan manufaktur di Surabaya, menggunakan metode lean manufacturing untuk mengurangi pemborosan dalam proses produksi.

6. Evidence-based Decision Making

Dalam pengambilan keputusan, perusahaan harus mempertimbangkan segala sesuatunya berdasarkan data dan informasi sehingga lebih akurat. Contohnya adalah perusahaan retail yang menganalisis data penjualan untuk menentukan stok barang.

7. Relationship Management

Perusahaan harus fokus pada umpan balik yang diberikan oleh pelanggan dan pemasok sehingga hubungan baik dapat tercapai. Sebagai contoh, perusahaan makanan dan minuman bekerja sama dengan pemasok bahan baku untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga.

Sertifikasi ISO 9001

ISO 9001 menjadi satu-satunya standar pada seri 9000 yang dapat disertifikasi oleh organisasi. Dengan melakukan sertifikasi, maka organisasi telah menunjukkan proses bisnisnya mengikuti pedoman standar ISO 9001, memenuhi syarat perusahaan, memenuhi syarat pelanggan dan Undang-undang, serta mampu mengelola dokumen.

Sertifikasi ISO 9001 dapat meningkatkan kredibilitas organisasi karena menghasilkan produk atau jasa yang sesuai dengan ekspektasi pelanggan. Dalam beberapa kasus, sertifikasi dilakukan karena diatur dalam undang-undang negara. Adapun proses sertifikasi mencakup penerapan syarat ISO dan menyelesaikan audit yang dilakukan untuk memastikan perusahaan telah memenuhi standar.

Dalam mempersiapkan sertifikasi sistem manajemen mutu, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:

Biaya pendaftaran ISO 9001, pengawasan, dan audit sertifikasi ulang.
Tingkat kesesuaian antara kondisi perusahaan saat ini dengan persyaratan sertifikasi.
Jumlah sumber daya yang akan organisasi libatkan dalam penerapan dan pengembangan standar.
Jumlah dukungan yang akan dibutuhkan dari konsultan dan biaya terkait.

Keuntungan dan kerugian penerapan ISO 9001

Penerapan ISO 9001 tentu membawa berbagai dampak positif pada organisasi dan pelanggan. Namun dalam penerapannya, standar ini juga memiliki beberapa kerugian. Berikut penjelasannya lebih lanjut:

Keuntungan penerapan ISO 9001

Membantu perusahaan menentukan tujuan dan peluang bisnis karena ISO menilai organisasi secara keseluruhan.
Meningkatnya kepuasan pelanggan berdampak pada bertambahnya pelanggan baru, proses bisnis baru, dan keuntungan yang lebih banyak. Guna memperbaiki hubungan baik dengan pelanggan dan memperbaiki komunikasi, Anda dapat menerapkan CRM Impact.
Proses bisnis organisasi menjadi lebih efisien karena semua proses diselaraskan dan memiliki standar sehingga biaya internal menurun. Efisiensi pada perusahaan Anda juga dapat Anda tingkatkan lebih lanjut dengan penerapan ERP Impact. Software tersebut membantu perusahaan mengotomatiskan seluruh proses bisnis mulai dari akuntansi, sumber daya manusia, hingga inventaris, sehingga jauh lebih hemat dan efisien.
Memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk berekspansi ke pasar baru karena telah memenuhi standar internasional.
Membantu mengidentifikasi dan mengatasi risiko yang terkait dengan organisasi.

Kerugian penerapan ISO 9001

Proses sertifikasi cenderung rumit karena meliputi banyak persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi.
Membutuhkan waktu lama dalam penerapannya, khususnya pada perusahaan besar. Hal tersebut karena meliputi banyak proses bisnis sehingga dibutuhkan waktu beberapa tahun.
Membutuhkan pelibatan seluruh karyawan dalam memelihara dan menerapkan standar. Guna memudahkan komunikasi dan koordinasi pada seluruh komponen perusahaan, Anda dapat menerapkan HCM Impact yang menawarkan berbagai solusi otomatis
Memerlukan akuntabilitas yang lebih besar oleh setiap karyawan agar produk atau layanan sesuai standar. Jika tidak bertanggung jawab, maka perusahaan akan kalah saing dan hasil produksi tidak memenuhi standar.
Terlalu mahal bagi perusahaan berskala kecil karena pada umumnya perusahaan kecil tidak memiliki sumber daya yang cukup dalam menerapkan standar tersebut.

Contoh industri yang menerapkan ISO 9001

Penerapan ISO 9001 dapat dilakukan di organisasi apapun, terlepas dari ukuran dan jenis industrinya. Hingga kini, telah terdapat lebih dari 1 juta organisasi dari 160 negara dunia yang telah menerapkan standar ini. Penerapannya terbukti dapat mengatur proses bisnis, meningkatkan efisiensi, hingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

Selain pada manufaktur, ISO 9001 juga dapat diterapkan pada industri jasa seperti konsultan, rumah sakit, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan sekolah. Saat ini, Anda juga dapat menjalankan proses manufaktur secara otomatis dengan ERP Manufacturing Impact.

Dengan ERP, Anda dapat memperoleh laporan kustom dengan data yang terpusat sehingga mempermudah dalam identifikasi permasalahan pada proses manufaktur.

Kesimpulan

ISO 9001 adalah alat yang efektif untuk meningkatkan mutu dan efisiensi organisasi. Dengan prinsip-prinsip seperti fokus pada pelanggan, keterlibatan karyawan, dan pendekatan berbasis proses, standar ini membantu perusahaan menghadapi tantangan bisnis yang kompleks. Di Indonesia, penerapan ISO 9001 dapat meningkatkan daya saing organisasi di pasar lokal dan global. Jika perusahaan Anda ingin meningkatkan mutu dan kepercayaan pelanggan, ISO 9001 adalah langkah yang tepat untuk diambil.

Tim Insights Impact

Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.