ERP adalah: Cara Kerja, Implementasi & Modul Penting

Apa itu ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah manajemen terintegrasi dari proses bisnis utama, seringkali secara real-time, yang difasilitasi oleh software dan teknologi.

ERP biasanya disebut sebagai kategori business management software dan merupakan rangkaian aplikasi terintegrasi yang dapat digunakan oleh sebuah organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menginterpretasi data dari banyak kegiatan bisnis.

Sistem ERP dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan aktivitas bisnis di berbagai departemen dan sering digunakan dalam upaya transformasi digital.

ERP vs CRM

Customer Relationship Management (CRM) adalah software yang dirancang untuk mengelola dan menganalisis interaksi dan hubungan dengan pelanggan serta calon pelanggan sepanjang siklus pelanggan.

Perbedaan antara CRM dan ERP: CRM adalah software yang digunakan oleh tim sales, sementara ERP adalah rangkaian software terintegrasi yang digunakan oleh berbagai tim dalam sebuah perusahaan, khususnya akuntansi, manajemen inventory, manajemen gudang, procurement management, customer relationship management, dan human resources (HR).

Jadi, bisa dikatakan bahwa CRM bisa menjadi bagian dari ERP namun juga bisa berdiri sendiri. 

ERP vs SCM

Supply chain management (SCM) adalah proses mengelola aliran barang dan jasa ke dan dari sebuah bisnis, termasuk setiap langkah yang terlibat dalam mengubah bahan baku dan komponen menjadi produk akhir dan mengirimkannya ke pelanggan akhir.

Perbedaan antara SCM dan ERP adalah SCM merupakan proses bisnis, sementara ERP adalah software yang mendukung otomatisasi proses bisnis (termasuk SCM).

ERP vs SAP

SAP adalah perusahaan software multinasional Jerman yang didirikan pada tahun 1972 dan mengembangkan software ERP. Banyak yang menganggap SAP ERP sebagai legacy system. Di Indonesia, SAP umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan enterprise, manufaktur, dan BUMN. 

Namun, banyak perusahaan beralih ke sistem ERP yang lebih terjangkau dan mudah digunakan sejak pandemi COVID-19 karena biaya bulanannya yang tinggi.

Pelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara legacy system dan ERP modern.

Perbedaan SAP dan ERP: SAP adalah salah satu merek ERP, sementara ERP merujuk pada sistem itu sendiri. Namun, karena kehadiran SAP yang telah lama di Indonesia (SAP sudah ada di Indonesia sejak 1997 ketika tidak ada sistem ERP lain yang ada pada saat itu), SAP telah menjadi nama yang identik dengan ERP, terutama di kalangan generasi yang lebih tua.

Sejarah ERP

1960-an: MRP

J.I. Case, produsen traktor dan mesin konstruksi, bekerja sama dengan IBM untuk mengembangkan apa yang diyakini sebagai sistem MRP (Material Requirement Planning) pertama. Meskipun mahal untuk dibuat, memerlukan tim ahli untuk maintenance, dan memerlukan banyak ruang, sistem MRP awal memungkinkan bisnis untuk melacak inventaris dan produksi.

Ini membantu produsen mengelola pengadaan bahan baku dan pengiriman produk ke pabrik sehingga mereka dapat merencanakan produksi dengan lebih baik. Meskipun adopsi sistem MRP meningkat pada tahun 1970-an, teknologi ini tetap terbatas pada perusahaan-perusahaan besar yang memiliki anggaran dan sumber daya untuk in-house development.

Akhirnya beberapa penyedia software besar, termasuk Oracle dan JD Edwards, berusaha membuat software ini aksesibel oleh lebih banyak bisnis.

1980-an: MRP II

Sistem MRP yang lebih canggih (MRP II) mendukung proses manufaktur di luar pengelolaan inventaris dan pengadaan bahan baku pertama kali muncul.

Sistem MRP II memungkinkan berbagai departemen yang terlibat dalam manufaktur untuk berkoordinasi, dan mereka memiliki kemampuan penjadwalan produksi yang lebih maju.

Tidak lama kemudian industri lain menyadari bahwa perusahaan manufaktur sedang melakukan sesuatu.

1990-an: ERP

Pada tahun 1990, perusahaan riset Gartner menciptakan istilah “Enterprise Resource Planning.” Nama baru ini mengakui bahwa banyak bisnis—tidak hanya manufaktur—kini menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasi mereka secara keseluruhan.

Itu adalah saat dimana sistem ERP mendapatkan identitasnya: database terpadu untuk informasi dari seluruh perusahaan. Sistem ERP menghadirkan fungsi bisnis lainnya, seperti accounting, sales, engineering, dan human resources (HR), untuk dijadikan sebagai sumber data akurat bagi seluruh karyawan.

Pada saat itu, semua ERP berbasis on-premise, yang berarti perusahaan-perusahaan harus memiliki hardware, server, dan staf IT yang tepat untuk melakukan maintenance. Karena biaya implementasi dan maintenance yang tinggi, hanya perusahaan-perusahaan enterprise yang memiliki akses ke sistem ERP.

Salah satu terobosan besar terjadi pada tahun 1998 ketika NetSuite memperkenalkan cloud ERP dimana perusahaan tidak lagi perlu membayar biaya implementasi dan maintenance yang tinggi, sehingga memungkinkan bisnis skala menengah menikmati manfaat sistem ERP.

2000: ERP II dan open source ERP

Sistem ERP awalnya berfokus pada otomatisasi fungsi back office yang tidak berdampak langsung pada pelanggan dan masyarakat.

Namun, fungsi front office seperti Customer Relationship Management (CRM), e-commerce dan marketing automation, serta aplikasi back-end seperti Supply Chain Management (SCM), dan Human Capital Management (HCM) dapat terintegrasi nanti, ketika internet menyederhanakan komunikasi dengan pihak eksternal.

Pada tahun 2000, Gartner memperkenalkan gagasan ERP II – ERP yang terintegrasi dengan software pihak ketiga melalui internet.

Pada saat yang sama, banyak perusahaan telah menyadari manfaat sistem ERP untuk bisnis mereka, namun industri ERP dikuasai oleh SAP, Oracle, dan Microsoft Dynamics. Oleh karena itu, biaya implementasi sistem ERP tetap relatif tinggi dan banyak perusahaan kecil dan menengah tidak mampu untuk membelinya.

Pada saat itu, muncul Compiere, solusi ERP Open Source atau ERP gratis pertama yang benar-benar layak. Meskipun Compiere tidak sempurna dan tidak lagi tersedia saat ini (pada tahun 2005, Consona Corporation membeli Compiere dan menghentikan pengembangan edisi komunitas), namun melahirkan proyek ERP Open Source lainnya seperti Odoo.

2010: AI dan IoT

Pada tahun 2010-an, vendor ERP mulai menggabungkan teknologi canggih seperti Artificial Intelligence (AI) dan Internet of Things (IoT). 

AI dapat meningkatkan sistem ERP dengan menambahkan kemampuan baru, seperti analitika tingkat lanjut dan forecasting. 

Ini bermanfaat untuk perusahaan-perusahaan manufaktur besar yang memiliki banyak data untuk membuat forecasting dan rekomendasi untuk berbagai kegiatan operasional, seperti perencanaan produksi, manajemen inventory, demand forecasting, dan sales performance.

IoT dalam ERP adalah jaringan objek fisik (“things“) yang tertanam dengan sensor, software, dan teknologi lainnya, serta menghubungkannya dengan sistem ERP melalui internet.

Perangkat IoT yang terhubung dengan ERP memberikan real-time updates tentang aset, peralatan, dan produk perusahaan, membantu banyak perusahaan mendeteksi akar penyebab masalah dan menjadi lebih responsif. 

Ini bermanfaat untuk sektor kesehatan (mengontrol pasien di luar lokasi), manufaktur (mengontrol proses produksi dan kondisi mesin), pertanian (mengontrol kondisi tanaman dan hewan ternak), dan perbankan (mengurangi penipuan ATM, melacak kebiasaan pengeluaran pelanggan, otomatisasi proses).

Meskipun AI dan IoT terdengar sangat bermanfaat, hal ini sulit untuk diimplementasikan (memerlukan big data, sensor, integrasi, dll.) dan biayanya tinggi, sehingga hanya masuk akal untuk perusahaan enterprise. Di Indonesia, masalah utamanya terletak pada proses bisnis, sehingga AI dan IoT tidak banyak membantu untuk 99% bisnis.

2020: ERP Modern

ERP modern adalah istilah yang dipopulerkan oleh Netsuite. Meskipun tidak ada definisi resmi, kami merasa bahwa karakteristik yang sesuai dengan ERP modern adalah:

1. Berbasis cloud: Implementasi tidak memerlukan pembelian terpisah dari hardware dan server.
2. Mudah digunakan: User Interface (UI) yang sederhana dengan User Experience (UX) yang dioptimalkan untuk setiap pengguna.
3. Siap pakai: Fitur dasar tersedia tanpa perlu penyesuaian.
4. Scalable: Mudah menambahkan dan menyesuaikan modul untuk kebutuhan masa depan.
5. Fleksibel: Dapat diintegrasikan dengan software/hardware/platform lain dengan mudah.
6. Aplikasi mobile: Aplikasi mobile tersedia untuk sales, gudang, pimpinan, SDM, dan pengguna lainnya.

Salah satu contoh ERP modern adalah Impact ERP.

Jenis-jenis ERP

Berdasarkan kesiapan fitur:

• Siap pakai: Fitur dasar tersedia tanpa penyesuaian, keterbatasan dalam kustomisasi.
• Dapat disesuaikan (customizable): dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, fitur dasar terbatas.
• Hybrid: Fitur dasar tersedia, tetapi dapat disesuaikan.

Berdasarkan lokasi server:

• Berbasis cloud: Server berada di cloud tanpa memerlukan hardware dan server.
• On-premise: Server berada di kantor (memerlukan server, ruang server, staf IT).
• Hybrid: Beberapa data dan proses diolah di kantor, sementara yang lain di cloud (untuk alasan keamanan, kecepatan, dan mobilitas).

Berdasarkan modul:

• Umum: Modul umumnya mencakup accounting, inventory management, procurement, sales, dan manufacturing order management. Cocok digunakan oleh perusahaan distribusi, retail, dan perusahaan manufaktur sederhana.
• Spesifik berdasarkan industri: Modul dibangun khusus untuk industri tertentu dengan persyaratan tertentu, seperti minyak dan gas, pertambangan, dan layanan keuangan.

Berdasarkan ukuran perusahaan:

• Kecil: Biasanya modul umum, berbasis cloud, kustomisasi terbatas, harga terjangkau (di bawah Rp 100 juta).
• Menengah: Biasanya modul umum, mungkin berbasis cloud atau on-premise, dapat disesuaikan, tetapi rentang harganya dari Rp 100 juta hingga Rp 1 miliar tergantung pada persyaratan kustomisasi.
• Enterprise: Biasanya berfokus pada fungsi atau industri tertentu, mungkin berbasis cloud atau on-premise, sangat dapat disesuaikan, tetapi harganya biasanya di atas Rp 1 miliar.

Berdasarkan lisensi:

• Langganan: Biaya bulanan berdasarkan jumlah pengguna tergantung pada jenis lisensi.
• Perpetual: Pembayaran satu kali untuk hak penggunaan selamanya (dihitung per pengguna).
• Open source: Dibuat oleh komunitas dengan source code yang dapat diakses publik, memungkinkan pengguna melihat, mengubah, dan mendistribusikan software secara bebas (tergantung pada jenis open source). Baca juga mengapa banyak perusahaan gagal mengimplementasikan ERP open source.

Biaya lisensi dibayarkan kepada perusahaan yang memiliki ERP, bukan implementor. Biasanya ada biaya server dan maintenance kepada implementor selain biaya lisensi. Biasanya ada biaya server dan maintenance kepada implementor selain biaya lisensi.

Fungsi ERP

1. Integrasi proses bisnis

Banyak perusahaan di Indonesia mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar tim (sales, warehouse, procurement, accounting, HR, dll.). Hal ini dapat menyebabkan kerugian finansial, pengeluaran yang tidak perlu, dan ketidakefisienan (waktu pengiriman produk, tim akuntansi sibuk melakukan rekonsiliasi, ketidaktersediaan inventaris ketika pelanggan ingin membeli produk tertentu, dll.). ERP mengurangi kebutuhan tim yang berbeda-beda untuk berkomunikasi secara manual karena data yang mereka butuhkan sudah tersedia dalam sistem.

2. Otomatisasi proses bisnis

Ada dua proses bisnis yang diotomatisasi: sales to cash dan procure to pay. Proses sales to cash adalah dari saat pelanggan melakukan pesanan, mendapatkan produk yang dikirim, mendapatkan invoice, dan membayarnya. Sementara itu, procure to pay adalah proses ketika perusahaan membeli inventaris yang akan dijual, menerima produk, mendapatkan tagihan, dan membayarnya. Setiap proses bisnis melibatkan pembuatan dokumen pesanan (sales order, delivery order, dll.) dan melewatkan dokumen tersebut ke tim lain untuk tindak lanjut. Sistem ERP mengotomatisasi proses tersebut, sehingga ketika suatu tim membuat pesanan, tim lainnya akan secara otomatis mendapatkan pemberitahuan dan dapat segera memproses pesanan. Pesanan yang biasanya mungkin memakan waktu 2 minggu dapat diselesaikan dalam 2 hari. Ini sangat penting untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak pesanan karena memengaruhi kepuasan pelanggan.

3. Laporan real time

Karena setiap proses dikelola oleh sistem ERP secara real-time, para pemimpin bisnis akan mendapatkan data secara real-time juga. Ini sangat penting karena para pemimpin bisnis dapat mengambil tindakan segera ketika ada masalah. Selain itu, dalam kasus kinerja buruk dari tim tertentu yang terjadi secara berulang (mis. tim sales), para pemimpin bisnis dapat menganalisis data untuk mengetahui alasannya dan melakukan perubahan yang diperlukan untuk memastikan hal itu tidak terjadi lagi.

4. Keamanan

Sistem ERP dilengkapi dengan pembatasan akses pengguna, sehingga hanya personil yang memenuhi syarat yang dapat melihat, membuat, mengedit, atau menghapus data sensitif tertentu. Perubahan pada data juga dicatat, sehingga karyawan yang terlibat dalam aktivitas penipuan dapat diidentifikasi dengan cepat (mis. tim sales menyembunyikan pesanan pelanggan).

5. Budaya perusahaan

Meskipun ini adalah manfaat tidak langsung dari sistem ERP, namun budaya adalah salah satu hal yang krusial. Ketika proses bisnis (dan data) menjadi lebih efisien, ini membawa transformasi dalam perusahaan, yang merupakan langkah awal untuk memiliki perusahaan yang lebih berkelanjutan dengan budaya self-improvement. Kami menganggap hal ini penting karena karyawan tidak terlalu bergantung pada pemimpin bisnis untuk setiap hal kecil, dan para pemimpin bisnis memiliki waktu untuk fokus pada kegiatan yang lebih berdampak dan long-lasting (mis. pertumbuhan perusahaan, menganalisis data untuk menemukan alasan mengapa tim tidak perform, membuat prosedur operasional standar, melakukan skill gap analysis, memperbaiki perekrutan, dll.).

Baca juga: 6 Metode Business Process Improvement (BPI) dan Tahapannya

Tantangan dalam implementasi ERP

1. Kompleksitas implementasi ERP: 75% implementasi ERP gagal karena tidak memiliki tujuan yang jelas, kurangnya perencanaan, proses bisnis yang rusak, resistensi terhadap perubahan, dan kurangnya komitmen dari para pemimpin bisnis. Meskipun beberapa dapat dicegah dengan memilih implementor ERP yang tepat, sebagian besar terjadi karena pemimpin bisnis meremehkan kompleksitas implementasi ERP dan mereka tidak siap untuk berkomitmen.
2. Implementasi ERP membutuhkan komitmen: ERP pada dasarnya ada untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis, sehingga proses bisnis yang rusak perlu diperbaiki sebelum ERP dapat berfungsi. Standard Operating Procedure (SOP) idealnya harus ada sebelum mengimplementasikan ERP, dan SOP idealnya berkembang seiring dengan meningkatnya ukuran tim dan kompleksitas proses (lebih banyak skenario bisnis yang perlu diperkenalkan). Perbaikan proses adalah upaya yang tidak pernah berakhir bagi bisnis, dan memerlukan banyak waktu dan usaha dari pemimpin bisnis, terutama karena akan ada resistensi perubahan dari karyawan. Itu sebabnya, kami biasanya tidak merekomendasikan untuk mendapatkan sistem ERP jika pemimpin bisnis tidak siap untuk berkomitmen pada transformasi (atau merasa tidak layak untuk alasan apapun).
3. Mahalnya biaya implementasi: Kami menemukan banyak perusahaan seringkali hanya ingin mencari sistem ERP yang terjangkau karena mereka berpikir mereka hanya membeli software. Untuk bisnis kecil dengan proses yang sederhana, ini mungkin berhasil karena memulai lebih baik daripada tidak memulai sama sekali. Namun, untuk bisnis menengah, ini bisa menjadi bencana, karena bisa merusak proses bisnis saat ini yang meskipun tidak efisien namun tetap berjalan. Untuk proses bisnis yang kompleks atau tidak biasa, mungkin diperlukan kustomisasi pada sistem ERP. Kustomisasi ERP memerlukan waktu lebih lama dibandingkan kustomisasi software bisnis lainnya karena ada begitu banyak ketergantungan pada modul lain (mis. penyesuaian pada varian produk akan mengakibatkan perubahan pada manajemen inventory, procurement, accounting, manufacturing order management, dll.), sehingga memerlukan perencanaan dan pengujian yang tepat untuk setiap modul. Inilah adalah kelemahan sistem ERP karena begitu mahal dan tidak terjangkau bagi sebagian besar perusahaan.

Baca juga: 4 Tahap Proses ERP Implementation & Best Practice-nya

Contoh ERP

1. Impact

Impact adalah software ERP modern berbasis cloud yang dirancang siap pakai untuk perusahaan-perusahaan Indonesia. Meskipun fleksibel, dapat disesuaikan, dan dapat diperluas, Impact memiliki 4 versi yang dibangun untuk 4 bisnis berbeda: distribusi grosir, manufaktur, ritel, dan bisnis kecil. 

Versi ERP untuk bisnis kecil gratis digunakan dan hanya dapat diakses melalui ponsel tanpa biaya implementasi, yang sangat cocok untuk perusahaan yang mencoba ERP untuk pertama kalinya (atau untuk mahasiswa yang mempertimbangkan karir sebagai Business Analyst).

2. Odoo

Odoo adalah sistem ERP modern berbasis cloud dengan 2 edisi: Odoo Community dan Odoo Enterprise. Odoo Community adalah edisi open-source, sementara Odoo Enterprise adalah versi berlisensi. 

Perbedaan utama antara keduanya adalah bahwa Odoo Community tidak memiliki modul akuntansi, versi mobile, barcode, dan fitur MRP terbatas. Odoo populer di Indonesia karena harganya yang terjangkau dan fleksibel, namun memilih mitra Odoo bisa menjadi tantangan.

3. SAP

SAP telah menikmati keuntungan sebagai pelopor ERP selama bertahun-tahun di Indonesia, dengan SAP Business One menjadi yang paling populer di kalangan perusahaan-perusahaan menengah, dan SAP HANA menjadi yang paling populer di kalangan perusahaan besar. 

Ini adalah sistem ERP yang dapat diandalkan, terutama untuk perusahaan manufaktur kompleks, meskipun merupakan legacy system.

4. Oracle

Oracle, seperti SAP, sudah hadir di Indonesia sejak tahun 1990-an. Mereka populer untuk perusahaan di industri jasa. Oracle Fusion Middleware populer di kalangan perusahaan di industri jasa, dan Oracle Netsuite relatif populer di kalangan perusahaan menengah.

5. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics populer adalah ERP Microsoft yang di Indonesia biasa digunakan oleh perusahaan enterprise dalam ekosistem Microsoft (menggunakan server Microsoft dengan Microsoft Windows), terutama Dynamics NAV (Navision). 

Generasi lama Dynamics (GP, NAV, SL, dan AX) sekarang bercabang menjadi Dynamics 365 untuk memungkinkan fokus Microsoft pada suite SaaS-nya.

Harga ERP

Ada 4 komponen harga ERP:

1. Lisensi: Biaya berulang yang dibayarkan kepada perusahaan software untuk hak menggunakan software, umumnya dibebankan per user per bulan.
2. Implementasi: Biaya sekali bayar yang dibayarkan kepada vendor ERP untuk layanan mereka dalam menyiapkan, mengonfigurasi, memigrasi data, pelatihan, dan menyediakan dukungan.
3. Kustomisasi: Biaya sekali bayar yang dibayarkan kepada implementor ERP untuk layanan perencanaan, code, dan pengujian perubahan pada sistem dasar.
4. Server, maintenance, support: Biaya berulang yang dibayarkan kepada implementor ERP untuk biaya server, maintenance server, dan menyediakan dukungan pengguna (memperbaiki kesalahan, bug, troubleshooting, dll.)

Harga ERP sangat bergantung pada industri, modul, proses bisnis, kustomisasi yang diperlukan, dan faktor lainnya. Namun, sebagai aturan umum, bisnis kecil dapat membayar antara Rp 100-500 juta, bisnis menengah dari Rp 500 juta hingga Rp 1 miliar, sementara perusahaan-perusahaan enterprise mulai dari Rp 1 miliar.

Cara Kerja ERP

Modul-modul ERP 

• Sales: Digunakan oleh tim sales untuk mengelola quotations dan sales orders.
• Inventory Management System: Digunakan oleh tim gudang untuk melacak tingkat persediaan dan mengelola persediaan masuk dan keluar.
• Warehouse Management System (WMS): Digunakan oleh tim gudang untuk mengelola proses gudang (penempatan produk di rak gudang, picking, packing, dll.).
• Procurement: Digunakan oleh tim procurement untuk mengelola purchase requisition, request for quotations, quotations, proses tender, dan purchase orders.
• Accounting: Digunakan oleh tim akuntansi untuk mengelola invoice, tagihan, laporan keuangan, rekonsiliasi mutasi bank, dan jurnal penyesuaian manual.
• MRP: Digunakan oleh tim produksi di perusahaan manufaktur untuk mengelola bill of materials, manufacturing orders, material planning, quality control, dan maintenance mesin.
• Point of Sale (POS): Digunakan oleh kasir toko ritel untuk menginput pesanan dan memproses pembayaran.
• CRM: Digunakan oleh tim sales untuk mengelola pelanggan, leads, dan pipelines.
• Human Resource Information System (HRIS): Digunakan oleh tim HR dan karyawan untuk melacak kehadiran, cuti, pengeluaran, reimbursements, dan gaji.
• Human Capital Management (HCM): Digunakan oleh tim HR dan karyawan untuk mengelola onboarding karyawan, pelatihan, Key Performance Indicators (KPI), Objective and Key Results (OKR), dan appraisal.

ERP bekerja dengan mengotomatisasi dan mengintegrasikan dua proses bisnis inti: sales to cash dan procure to pay.

ERP di Perusahaan Wholesale Distribution (Grosir)

Order to cash

Order to Cash adalah proses yang melibatkan semua langkah dalam memproses pesanan pelanggan mulai dari pelanggan melakukan pemesanan hingga pembayaran diterima.

1. Sales order: Saat pelanggan melakukan pesanan, dibuat sales order dan delivery order.
2. Delivery order: Tim gudang diberitahu tentang delivery order dan mempersiapkan barang.
3. Order fulfillment: Tim gudang melakukan picking, quality control, packing, dan menyerahkannya kepada tim logistik untuk pengiriman.
4. Receipt: Saat pelanggan menerima pesanan, pelanggan menandatangani tanda terima.
5. Invoicing: Tim akuntansi diberitahu tentang receipt dan mengirimkan invoice.
6. Payment: Saat pelanggan melakukan pembayaran, tim akuntansi mencatatnya.

Proses order to cash melibatkan berbagai tim yang bekerja sama untuk memastikan pelanggan mendapatkan barangnya tepat waktu dan perusahaan mendapatkan pembayaran tepat waktu. Sangat sulit untuk mengoordinasikan tim yang berbeda tanpa sistem otomatis karena banyak hal yang bisa salah dalam operasional sehari-hari.

Tanpa sistem ERP, proses ini dapat memakan waktu 1-6 bulan, tetapi dengan sistem ERP, dapat dipersingkat menjadi kurang dari 1 bulan. Ini memberikan efisiensi besar yang memungkinkan perusahaan mengirim pesanan ke pelanggan lebih cepat (dan mereka akan lebih bahagia) dan memberikan cash flow yang lebih baik untuk bisnis.

Procure to Pay

Procure to pay (P2P) merujuk pada semua langkah yang terlibat dalam pemrosesan purchase order mulai dari pembuatan pesanan oleh tim procurement hingga tagihan dibayar.

1. Purchase requisition: Tim sales atau gudang membuat permintaan kepada tim procurement untuk membeli barang.
2. Request for quotation: Tim procurement menghubungi beberapa supplier dan membuat quotations.
3. Purchase order: Pemasok mengirim quotations, tim procurement memilih yang paling menguntungkan, dan mengirimkan purchase order kepada pemasok.
4. Receiving order: Saat PO telah dibuat, inventory receiving order kemudian dibuat, dan tim gudang mendapatkan notifikasi.
5. Billing: Supplier mengirim barang, tim gudang memverifikasi barang dengan receiving order, menandatangani receipt, dan supplier mengirimkan tagihan.
6. Payment: Tim accounting menerima tagihan, memverifikasi PO dan receipt, melakukan pembayaran, dan membuat catatan akuntansi.

Beberapa masalah umum yang terjadi ketika perusahaan tidak memiliki sistem ERP adalah:

1. Tim procurement membeli barang yang salah (baik yang slow-moving dan sulit dijual, atau barang yang sudah memenuhi gudang sehingga tidak ada ruang untuk produk yang lebih penting).
2. Tim procurement membeli barang dari supplier yang berkinerja buruk (syarat yang tidak menguntungkan atau yang mengirimkan barang dengan kualitas buruk atau yang sering terlambat).
3. Inventory planning yang buruk (terutama bagi yang memiliki beberapa gudang).
4. Operasional gudang yang tidak efisien (memerlukan lebih banyak staf gudang dan biaya operasional yang tinggi).
5. Pelanggan tidak puas (barang terlambat dikirim, salah kirim barang, barang yang dikirim berkualitas rendah, dll.)

ERP di Perusahaan Manufaktur

Proses produksi melibatkan aktivitas berikut:

1. Production planning: Proses perencanaan target produksi, sumber daya yang dibutuhkan, dan jadwal keseluruhan, beserta semua langkah yang terlibat dalam produksi dan ketergantungannya.
2. Materials Requirement Planning: Proses dan sistem perhitungan bahan dan komponen yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk.
3. Manufacturing: Proses eksekusi pesanan produksi sesuai dengan Bill of Materials (BoM).
4. Quality control: Pemeriksaan barang yang diproduksi untuk mengidentifikasi cacat.
5. Maintenance mesin: Proses memantau kinerja mesin, dan memastikan servis rutin, perbaikan, serta penggantian suku cadang yang aus.

Proses produksi melibatkan berbagai tim yang bekerja sama untuk memastikan bahan baku tersedia tepat waktu, proses produksi efisien (Harga pokok produksi yang rendah melalui pengurangan pemborosan dan biaya overhead), dan barang yang diproduksi berkualitas tinggi. 

Sangat sulit untuk mengoordinasikan tim yang berbeda tanpa sistem otomatis, karena satu kesalahan yang dilakukan oleh satu orang dapat mempengaruhi keseluruhan proses (misalnya jika manajer purchasing tidak membeli bahan mentah tepat waktu, seluruh pabrik tidak dapat memproduksi apapun).

Oleh karena itu sistem ERP manufaktur dengan modul MRP sangat penting bagi perusahaan manufaktur.

ERP di Bisnis Ritel

Dalam retail, kunci efisiensi operasional terletak di toko-toko dan supply chain (gudang dan logistik), terutama dalam ritel dengan beberapa toko. Setiap toko memiliki permintaan produk yang berbeda, dan untuk dapat memaksimalkan pendapatan, retailer perlu mengetahui produk apa yang harus tersedia (fast-moving vs slow-moving) dan berapa kuantitasnya untuk setiap toko. 

Terdengar mudah, namun kenyataannya, pengelolaan dan perencanaan inventaris adalah mimpi buruk. Selain itu, promosi dan program loyalitas, jika dilakukan dengan benar (tetapi sayangnya seringkali tidak demikian), dapat meningkatkan pendapatan (serta membersihkan barang slow-moving untuk memberikan ruang bagi barang yang bergerak lebih cepat dengan margin yang lebih baik).

Selain itu, manajemen toko dan sumber daya manusia untuk ritel memakan waktu yang banyak, karena ada banyak masalah operasional yang tidak terduga sehari-hari.

Sebagian besar retailer hanya menggunakan software POS karena harganya terjangkau. Namun, ada beberapa hal yang hanya dapat dilakukan oleh software ERP:

1. Integrasi dengan manajemen inventory dan gudang: Data inventaris dalam software ERP bersifat real-time dan mencakup inventaris di berbagai gudang, sehingga jika suatu toko memiliki tingkat inventaris rendah untuk produk tertentu, gudang terdekat dapat diberi tahu dan melakukan restock. Manajemen gudang juga dapat memastikan persediaan dikirim sesegera mungkin. Hal ini sangat penting untuk menghindari kehilangan pendapatan toko, terutama ketika terlibat beberapa toko.
2. Integrasi dengan HRIS dan HCM: Karyawan di toko sering bekerja secara bergiliran, dan gaji mereka berdasarkan kehadiran. HRIS dan HCM membantu melacak kehadiran, gaji, dan perencanaan shift. Sebagai contoh, HRIS Impact memiliki kemampuan pelacakan lokasi dan pengenalan wajah untuk memastikan karyawan benar-benar berada di toko yang ditugaskan (banyak karyawan ritel menipu software HR dengan meminta orang lain untuk melakukan check-in).
3. Integrasi dengan akuntansi: Ratusan atau ribuan transaksi terjadi setiap hari di setiap toko ritel. Bagi retailer yang hanya menggunakan POS, tim akuntansi harus melakukan banyak rekonsiliasi. Seringkali, bisa ada lebih dari 10 staf akuntansi yang pekerjaannya hanya rekonsiliasi (dan pekerjaan mereka harus diperiksa ulang karena selalu ada human error). Dengan software ERP, entri jurnal telah direkam dengan akurat dan real-time untuk seluruh transaksi, sehingga tim akuntansi dapat fokus pada hal-hal yang lebih berdampak (seperti melakukan analisis profitabilitas, analisis arus kas, dll.).
4. Integrasi dengan marketplace dan toko online: Sejak pandemi COVID-19, banyak retailer mulai menjual produk mereka secara online, terutama melalui Tokopedia, Shopee, dan situs web mereka sendiri. Dari perspektif operasional, penjualan online berbeda dengan penjualan offline karena kecepatan pengiriman produk, waktu respon pelanggan, dan penanganan pengembalian produk sangat penting. Ini adalah hal-hal yang retailer offline sebagian besar tidak terbiasa, dan hal-hal yang tidak dirancang untuk dilakukan oleh sistem POS. Selain itu, kami telah melihat kasus penipuan untuk pesanan di mana produk habis stok di toko dan kasir berjanji akan mengirim, tetapi kasir tidak memasukkan transaksi ke dalam POS, malah menyimpan uang untuk dirinya sendiri dan membuat pesanan online untuk dikirimkan kepada pelanggan sebenarnya (karena harga umumnya lebih murah secara online dan kasir dapat menyimpan selisihnya untuk dirinya sendiri).

Implementasi ERP

Proses Implementasi ERP

• Discovery: Mendapatkan pemahaman tentang alur kerja dan masalah saat ini, serta mengidentifikasi ketidakefisienan proses.
• Planning: Menentukan persyaratan sistem, melakukan analisis kesenjangan, membentuk tim proyek, menyusun rencana proyek, dan menetapkan tanggal target.
• Design: Mendesain alur kerja baru dan lebih efisien, serta menyiapkan dokumentasi yang diperlukan.
• Development: Mengonfigurasi dan menyesuaikan (jika perlu) software untuk mendukung proses yang telah diubah, termasuk integrasi dengan software/hardware/platform lain dan instalasi hardware (untuk instalasi on-premise). Persiapan materi user training juga dilakukan seiring waktu.
• Testing: Pengujian sistem yang telah dikonfigurasi dan disesuaikan pada database tiruan oleh pihak pelaksana serta perusahaan yang menginstal sistem ERP (user acceptance testing).
• Training: Pelatihan pengguna untuk membiasakan semua tim (accounting, warehouse, sales, procurement) dengan semua proses standar.
• Go-live: Ini melibatkan persiapan server dan database, instalasi sistem ERP, migrasi data, dan peluncuran. Ini biasanya dilakukan pada malam Jumat atau akhir pekan sehingga perusahaan dapat mulai menggunakan sistem baru secara efektif pada hari Senin.
• Support: Tim support membantu pengguna 1-6 bulan setelah go-live dimana mungkin terjadi kesalahan akibat kesalahan input dari pengguna (sering terjadi), bug, skenario yang tidak dipertimbangkan, dll.

Penyebab Kegagalan Implementasi ERP

50-75% proyek implementasi ERP gagal mencapai tujuannya. Mengingat jumlah uang yang dihabiskan perusahaan untuk ERP implementation menjadi pemborosan sumber daya yang serius. Ada banyak alasan kegagalan implementasi ERP, namun 3 alasan utamanya adalah:

1. Kurangnya kejelasan tujuan bisnis
2. Kurangnya rencana proyek yang rinci
3. Kurangnya keterlibatan direksi

Kurangnya kejelasan tujuan dari sisi bisnis

Sebanyak 42% organisasi melaporkan ketidakjelasan dalam tujuan bisnis sebagai masalah selama implementasi ERP mereka.

Saat kami menanyakan perusahaan mengapa mereka mencari sistem ERP, jawaban mereka umumnya adalah “kami hanya ingin melakukan upgrade dari Excel/accounting software.” Sebagian besar dari mereka bahkan tidak dapat menjelaskan pain points mereka sendiri, apalagi menetapkan tujuan bisnis.

Akibatnya, mereka hanya mencari software ERP yang paling terjangkau dan memilih implementor ERP yang paling terjangkau. Lalu, karena mereka tidak memiliki tujuan yang jelas, mereka akan mencoba untuk mendapatkan yang terbaik dari sistem baru mereka (misalnya, meminta kustomisasi yang tidak perlu) yang tidak menambah nilai bisnis mereka.

Hal ini sering kali menyebabkan kekacauan besar (akhirnya mereka meninggalkan sistem baru dan kembali ke sistem lama), dan semua waktu, usaha, dan uang terbuang percuma.

Bagi perusahaan-perusahaan ini, implementasi ERP hanya sebatas “membeli software lain” dan mereka tidak siap untuk mendesain ulang proses bisnis, mengubah prosedur operasional standar, melatih ulang karyawan, mengubah budaya perusahaan, dan sebagainya.

Kami berusaha menghindari perusahaan-perusahaan ini karena implementasi ERP mereka kemungkinan besar akan berakhir dengan kegagalan dan pada akhirnya, mereka akan menyalahkan implementor ERP.

Kurangnya perencanaan proyek yang rinci

Sekitar 26% dari kegagalan implementasi ERP disebabkan oleh kurangnya rencana proyek yang terperinci. Rencana proyek yang terperinci menjadi tanggung jawab implementor ERP (asalkan informasi yang diperlukan sepenuhnya disediakan oleh perusahaan). 

Oleh karena itu, memilih penyedia ERP yang tepat yang memiliki pengetahuan industri, memahami proses bisnis, praktik terbaik, dan akuntansi (karena setiap transaksi akan berdampak pada akuntansi), dan bukan hanya pengetahuan IT menjadi sangat penting.

Kurangnya keterlibatan direksi

Kurangnya keterlibatan direksi dilaporkan sebagai faktor utama dari 45% kegagalan implementasi ERP. Untuk memahami poin ini, mari kita mundur sejenak.

Tujuan dari sistem ERP adalah untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai proses dan tim untuk tujuan efisiensi. Bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP untuk pertama kalinya, ini merupakan perubahan besar.

Hal ini memerlukan identifikasi semua pain points berbeda dari semua tim yang menyebabkan inefisiensi, berdiskusi dengan tim untuk menemukan solusi praktis untuk inefisiensi tersebut, dan pada dasarnya mengubah cara mereka bekerja. 

Bagian yang sulit adalah perubahan satu tim akan memengaruhi tim lain karena prosesnya saling terkait.

Oleh karena itu, perusahaan harus siap untuk membuat perubahan besar karena ini memerlukan komitmen yang sangat besar (waktu, usaha, dan uang). Misalnya, perusahaan mungkin harus merestrukturisasi organisasi mereka, menghapus posisi yang tidak perlu, mengubah job description karyawan, mengubah tata letak gudang, mengubah proses pemilihan supplier, mengubah tujuan, KPI, dan penilaian karyawan.

Ini adalah proses transformasi digital yang pasti memerlukan keterlibatan manajemen puncak untuk mengatasi resistensi karyawan terhadap perubahan (terutama bagi mereka yang tidak open minded dan sudah lama bekerja).

Sebagian besar perusahaan sudah nyaman dengan cara mereka bekerja dan mereka mencari sistem ERP untuk membuat perusahaan mereka sedikit lebih efisien tanpa mengubah hal-hal utama.

Namun, ketika ini terjadi dalam kehidupan nyata, kadang-kadang kita berpikir bahwa akan jauh lebih baik jika mereka terus menggunakan sistem lama, karena mereka sepenuhnya melewatkan manfaat memiliki sistem ERP.

Best Practice Implementasi ERP

Kapan waktu terbaik untuk implementasi sistem ERP?

Jawaban singkatnya adalah:

1. Saat ERP dapat meningkatkan laba bersih (secara finansial, pendapatan akibat implementasi ERP menjadi lebih tinggi dibanding biaya ERP dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan), dan
2. Para direksi bisa berkomitmen dalam proses implementasinya (karena mungkin ada hal-hal lain yang lebih mendesak untuk meningkatkan net profit yang dapat difokuskan oleh para pemimpin).

Cara menentukan anggaran biaya untuk sistem ERP

1. Kenali masalah utama di setiap tim:  Berdiskusilah dengan setiap tim Anda dan cari tahu kesulitan mereka dalam mencapai target tim. Temukan solusi praktis, kategorikan ke dalam teknologi, data, proses, atau orang.
   
2. Buat impact-effort matrix: Identifikasi solusi yang memberikan dampak paling besar dengan usaha paling minimal. Ingatlah bahwa dampak dihitung berdasarkan target perusahaan, bukan target tim. Seringkali, perusahaan menyadari bahwa mereka telah menyia-nyiakan waktu pada aktivitas yang tidak sejalan dengan tujuan perusahaan. Karena itu, mereka butuh menguranginya.
   
3. Menilai manfaat secara kuantitatif: Identifikasi proses tidak efisien yang dapat diotomatisasi. Tentukan apakah otomatisasi melalui sistem ERP benar-benar diperlukan untuk mengoptimalkan proses-proses tersebut.
   
4. Lakukan break-even analysis: Hitung manfaat finansial (peningkatan pendapatan dan penghematan biaya) jika proses-proses tersebut dioptimalkan. Jika Anda belum bisa memperkirakan peningkatan pendapatan yang akan dihasilkan, fokus saja pada penghematan biaya. Cara termudah untuk melakukannya adalah menghitung total gaji bulanan tim dikali dengan persentase efisiensi yang akan dibawa oleh sistem ERP.
   
5. Tetapkan anggaran biaya: Setelah mengetahui seberapa besar peningkatan laba bersih dengan menerapkan sistem ERP, tentukan Break Even Point (BEP). Dalam berapa bulan atau tahun Anda ingin peningkatan keuntungan bersih sepenuhnya menutupi biaya sistem ERP. Cara menghitung anggaran: kalikan peningkatan laba bersih dengan jumlah bulan untuk mencapainya.

Baca juga: Strategi Sukses Implementasi ERP di Perusahaan Anda

Cara Memilih Sistem ERP

1. Anda membeli solusi untuk masalah bisnis, bukan hanya fitur

ERP sangat berbeda dari software bisnis lainnya karena otomatisasi dan integrasilah tujuan utama ERP.

Jika integrasi tim dan otomatisasi proses tidak Anda perlukan, jangan gunakan sistem ERP. Lebih baik gunakan accounting, CRM, atau HR software secara terpisah. Harganya jauh lebih murah.

2. Kualitas konsultan ERP lebih penting dari sistem ERP itu sendiri

Sebagian besar kegagalan implementasi ERP terjadi bukan karena sistemnya, tapi karena kurangnya perencanaan dan keterlibatan direksi. Jangan memilih sistem ERP hanya berdasarkan reputasi merek atau rekomendasi sekilas.

Jika Anda mendengar pengalaman buruk seseorang terhadap sistem ERP tertentu, besar kemungkinan itu disebabkan oleh kesalahan pemilihan implementer. Hal ini sering terjadi ketika bekerja sama dengan freelancer atau konsultan IT yang tidak memiliki pemahaman mendalam tentang akuntansi dan proses bisnis.

3. Mulai dengan sistem ERP dengan harga terjangkau

Seringkali, biaya aktual implementasi sistem ERP melebihi perkiraan awal, sehingga lebih baik memulai dengan sistem yang harganya setengah dari anggaran Anda. Memulai dengan vendor ERP Odoo atau ERP lokal adalah langkah awal yang baik.

Pilih software ERP yang lebih mahal hanya jika Anda tau bahwa semua ERP yang terjangkau tidak cocok untuk perusahaan Anda. Umumnya, jika ada fitur penting yang tidak tersedia di ERP yang terjangkau, maka biaya custom akan lebih mahal dibandingkan dengan software ERP yang mahal namun sudah ada fiturnya.

4. Jangan lakukan custom terlalu dini

Jika Anda mengimplementasi sistem ERP untuk pertama kalinya, kami selalu merekomendasikan untuk mengimplementasi sistem tanpa custom di awal.

Hal ini penting karena biasanya di tengah proses implementasi, perusahaan sering menyadari bahwa mereka perlu mengubah proses bisnis yang ada. Ketika hal ini terjadi, sering kali kekhawatiran mereka sebelumnya telah teratasi sehingga tidak perlu melakukan penyesuaian, atau mereka menyadari ada fitur yang lebih penting untuk disesuaikan.

Cara Memilih Vendor ERP yang Tepat

Kami sering mendengar cerita dimana perusahaan berusaha menghemat biaya dengan merekrut software developers atau freelancers. Sebagian besarnya gagal mengimplementasi ERP, karena, freelancers menghilang dengan error yang belum diperbaiki; software developers internal tidak memahami apa yang harus dibangun, sementara perusahaan menyalahkan kemampuan mereka.

Akhirnya, perusahaan-perusahaan tersebut harus memulai lagi implementasi ERP namun dengan vendor ERP profesional. Proses ini membutuhkan waktu bertahun-tahun lebih lama dan banyak uang yang terbuang percuma.

Untuk memilih vendor ERP yang tepat, Anda dapat mempertimbangkan 5 langkah ini:

 1. Hubungi 3-5 vendor ERP

Mulailah dengan sistem ERP yang paling terjangkau seperti Odoo atau Impact. Kenali siapa mereka (kunjungi situs webnya) dan hubungi untuk mempelajari lebih lanjut tentang software ERP yang ditawarkan.

Fitur yang Anda cari mungkin sudah mereka miliki tanpa harus membayar biaya kustom.

2. Evaluasi pemahaman vendor

Nilai apakah mereka memahami poin-poin masalah perusahaan dan dapat meyakinkan Anda bahwa mereka mampu menyelesaikannya. Vendor ERP yang baik mampu memberitahu Anda solusi secara tepat dari sudut pandang software, proses bisnis, dan akuntansi.

Anda sebaiknya menghindari vendor yang mengatakan bahwa ERPnya dapat melakukan apapun yang Anda butuhkan tanpa menjelaskan bagaimana caranya. Seringkali, mereka sendiri tidak benar-benar mengerti apa yang Anda bicarakan.

3. Minta referensi klien pada industri yang sama atau mirip

Cara ini merupakan penilaian awal yang baik walaupun tidak menjamin kesuksesan di masa depan. Klien terdahulu yang serupa dapat memiliki pain points yang berbeda, dan Anda tidak benar-benar tahu apakah implementasinya berhasil atau gagal. Tapi tidak ada salahnya menanyakan.

4. Lihat profil karyawan vendor ERP di LinkedIn

Memahami bagaimana perusahaan konsultan merekrut karyawannya, seringkali bisa memberitahu Anda seberapa besar mereka menghargai kesuksesan kliennya.

5. Percayai insting Anda

Lebih baik memilih vendor ERP yang lebih mahal tetapi lebih mungkin membawa kesuksesan implementasi ERP, daripada memilih opsi yang lebih murah tetapi berakhir dalam kekacauan dan Anda akhirnya membayar 2-3 kali lipat harganya.

Baca juga: Rekomendasi 10 Vendor ERP Terbaik untuk Bisnis di Indonesia