Apa itu ERP?
Januari 12, 2023
IN THIS ARTICLE
ERP adalah sistem software terintegrasi dengan tujuan mengotomatisasi proses bisnis perusahaan dan membantu pemilik bisnis melihat gambaran besar perusahaan mereka.
Ini mungkin terdengar rumit, tetapi jika Anda ingin tahu bagaimana memilih sistem ERP yang tepat, Anda perlu pemahaman yang lebih baik tentang apa itu ERP: manfaat untuk bisnis Anda, modul ERP, dan berapa biayanya.
Itulah yang akan Anda pelajari dalam panduan ERP ini.
Chapters:
Apa itu ERP?
ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning atau (perencanaan perencanaan sumber daya perusahaan yang mendukung perusahaan dengan menyederhanakan kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan (procurement), gudang (warehouse), operasi rantai pasokan (supply chain operations), manufaktur, manajemen proyek, dan sumber daya manusia (human resources).
Sistem ERP menyediakan data yang akurat, real-time, dan transparan yang melaporkan situasi keuangan dan operasional perusahaan sehingga pemilik bisnis dapat memutuskan strategi masa depan untuk bisnis mereka.
Sistem ERP menyimpan data di lokasi terpusat. Setiap karyawan dari divisi manapun dapat melihat, menambah dan memperbaharui data sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.
ERP dapat mendukung berbagai jenis bisnis mulai dari bisnis kecil, menengah, atau besar dengan memanfaatkan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis
Perbedaan software ERP dengan sistem lainnya
Perbedaan ERP system dengan software bisnis lainnya terletak pada integrasi yang disediakan untuk semua proses bisnis yang terjadi di dalam sebuah perusahaan.
Software bisnis yang sederhana biasanya hanya memiliki satu fungsi khusus untuk diotomatisasi. Beberapa di antaranya adalah software akuntansi, HRIS, omnichannel, dan e-commerce. Perusahaan perlu melanjutkan proses selanjutnya dengan menggunakan software lain atau secara manual karena software tersebut sudah tidak dapat membantu.
Dengan implementasi ERP, setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tim di departemen yang berbeda akan langsung terintegrasi satu sama lain, sehingga kemajuan dapat dilihat secara real-time dan mampu membantu meningkatkan produktivitas mereka. Dengan begitu, kolaborasi antar departemen terbangun dan budaya perusahaan akan terbentuk menjadi lebih baik.
Pada hasilnya, sistem ERP telah menjadi alat strategis yang vital dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini.
4 Keuntungan implementasi ERP untuk perusahaan
Ada beberapa manfaat dari implementasi ERP yang dapat berupa pengurangan biaya operasional dan administrasi, peningkatan pengiriman yang lengkap dan tepat waktu, peningkatan accounting compliance, dan lain sebagainya.
Selain itu, sistem ERP menawarkan berbagai macam keuntungan yang mampu membantu perusahaan lebih jauh, antara lain:
1. Otomatisasi
ERP membantu mengotomatisasi proses yang dulunya membutuhkan pekerjaan manual yang sulit untuk meningkatkan efisiensi perusahaan tanpa mempekerjakan orang baru. Ini mengurangi kesalahan manusia dalam berbagai proses dan merampingkan sebagian besar proses. Alur kerja yang disederhanakan semakin mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi karena karyawan dapat dengan mudah fokus pada perencanaan dan implementasi strategi
2. Integrasi
Inti dari sistem ERP adalah dengan memusatkan bagaimana data dikumpulkan dan dibagikan antar departemen, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, prosedur berulang dan memastikan bahwa setiap orang bekerja dengan informasi terupdate yang sama.
3. Data
ERP menyediakan database terpusat yang akurat dan real-time yang dapat diproses menjadi laporan yang berguna untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Proses bisnis akan dirangkum dalam dashboard yang dapat digunakan sebagai insights untuk mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.
4. Keamanan
Semua aktivitas bisnis akan dicatat dalam sistem untuk meminimalkan aktivitas penipuan. Dan juga, semua data terpusat dengan aman dalam sistem dan hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang
Modul-modul ERP
ERP dirancang secara modular, di mana setiap fungsi bisnis tertentu memiliki modulnya sendiri. Desain ini memungkinkan ERP untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah seiring pertumbuhannya.
Perusahaan hanya dapat membeli modul yang relevan dengan model bisnis, operasi, dan tantangan utamanya. Lalu, dapat menambahkan modul ERP kemudian, untuk mengatasi kebutuhan atau tantangan baru saat perusahaan berkembang sambil menjaga database yang sama.
Di bawah ini adalah modul-modul ERP berdasarkan kategori yang sesuai dengan departemen dan fungsinya dalam perusahaan:
Modul ERP untuk sales & marketing
1. Modul sales and order management
Modul penjualan (sales) digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola order quotations, sales orders, dan faktur pelanggan.
2. Modul CRM (customer relationship management)
Modul CRM digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola hubungan dengan potential client dan memantau progres, mulai dari market research, first contact, meeting, hingga agreement signing.
3. Modul PoS (Point of Sales)
Modul POS digunakan oleh perusahaan ritel untuk kasir melakukan transaksi dengan pelanggan berupa barang atau jasa. POS dapat digunakan oleh toko, restoran, dan apotek.
4. Modul E-commerce
Modul e-commerce digunakan oleh perusahaan untuk membangun situs belanja online mereka sendiri. Perusahaan dapat dengan mudah mengelola inventaris dan penjualan mereka melalui pelaporan stok otomatis. Modul ini juga menyediakan portal pelanggan yang membantu mengatur invoices dan pengiriman.
5. Modul Omnichannel
Modul omnichannel digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan data penjualan dari marketplaces yang berbeda dan merangkum perbandingan untuk melihat channel mana yang dapat dioptimalkan/dihentikan/dilanjutkan.
Modul ini juga memungkinkan perusahaan untuk pembaruan stok produk secara otomatis dari marketplace yang berbeda setelah ada sales orders.
ERP akuntansi dan keuangan
1. Modul akuntansi
Fitur utama modul keuangan dan akuntansi adalah melacak hutang piutang dan mengelola buku besar. Modul ini juga membuat dan menyimpan dokumen keuangan penting dan mengotomatisasi tugas yang terkait dengan penagihan, pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun.
2. Business dashboard
Business dashboard di ERP menampilkan data yang berguna dari semua divisi di perusahaan untuk membantu para business leaders melihat hambatan yang terjadi dan mengembangkan perusahaan.
ERP operasional
1. Modul inventaris dan manajemen gudang
Modul inventaris (inventory) digunakan oleh tim inventory atau gudang untuk mengatur seluruh proses pergerakan persediaan (masuk, keluar, dan penyesuaian), melakukan penghitungan fisik persediaan, dan menganalisis perkiraan persediaan.
2. Modul pembelian
Modul pembelian (purchasing) digunakan oleh tim pengadaan (procurement) untuk mengelola vendor, permintaan penawaran, dan pesanan pembelian untuk memastikan pemenuhan inventaris.
3. Modul manufaktur
Modul manufaktur digunakan oleh tim produksi untuk mengelola pesanan manufaktur, merencanakan jadwal produksi, dan mengelola bill of materials (BOM).
4. Lainnya
Beberapa modul yang digunakan oleh tim produksi adalah maintenance, quality, dan field service untuk memaksimalkan operasi manufaktur.
ERP untuk human resources
1. Modul HCM inti
Modul inti HCM (Human Capital Management) terdiri dari employee, attendance, timeoff, expense, dan penggajian yang digunakan oleh semua karyawan dan tim SDM untuk mengelola, memantau, dan melaporkan seluruh data.
2. Modul talent management/human capital management
Modul HCM juga mencakup kebutuhan manajemen talenta seperti rekrutmen, onboarding, e-Learning, goals, penilaian, survei, dan offboarding.
Jenis-jenis ERP
Berdasarkan ukuran perusahaan
ERP tidak hanya ditujukan untuk satu jenis industri dengan jumlah pengguna/karyawan tertentu. Bahkan usaha kecil yang baru memulai bisa membutuhkan sistem dan menggunakan ERP sebagai solusinya.
Dengan sifatnya yang fleksibel, baik dari segi jumlah pengguna, jenis modul dan fitur, atau kemampuan untuk dikustomisasi, ERP dapat mencakup semua jenis ukuran bisnis. Ukuran bisnis dapat dilihat dari jumlah dan seberapa kompleks requirements yang dibutuhkan untuk sistem tersebut.
1. ERP untuk small businesses (Kecil)
Small businesses biasanya mencari ERP yang tidak menghabiskan banyak uang. Mereka lebih cocok dengan ERP yang menyediakan fitur-fitur utama untuk mengoptimalkan proses bisnis dan fleksibel untuk peningkatan di masa mendatang.
2. ERP untuk medium businesses (Menengah)
Bisnis menengah mencari ERP yang bernilai baik (sepadan dengan harga dengan kemampuan kustom). Mereka lebih cocok dengan ERP yang dapat mengotomatisasi proses bisnis yang lebih detail.
3. ERP untuk enterprise (Besar)
Perusahaan besar mencari ERP yang mencakup kustomisasi yang lebih rumit dengan adanya ahli implementasi. Mereka membutuhkan ERP dengan sistem pelaporan yang lebih kompleks yang dapat mendukung keputusan strategis untuk pertumbuhan jangka panjang.
Setiap bisnis harus mempertimbangkan kebutuhan dan jenis bisnis yang dijalankan agar ERP dapat digunakan secara optimal.
Berdasarkan industri
ERP dapat digunakan untuk perusahaan dengan industri atau jenis bisnis yang berbeda. Modul yang tersedia dapat disesuaikan dengan bisnis yang dijalankan. Setiap industri memiliki pain points yang berbeda, sehingga masing-masing membutuhkan fitur dan laporan yang berbeda. Berikut contoh penerapan ERP untuk setiap industri:
1. ERP untuk industri grosir
Perusahaan distribusi memiliki masalah terkait ketidaktersediaan bahan baku dan produk, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen inventori dan gudang serta laporan pergerakan persediaan.
Baca lebih lanjut: Apa itu Wholesale Distribution? Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya
2. ERP untuk industri manufaktur
Perusahaan manufaktur memiliki permasalahan seperti keterlambatan produksi dan pengiriman, oleh karena itu diperlukan fitur jadwal produksi yang akan menghasilkan laporan produksi.
3. ERP untuk industri retail
Perusahaan retail sering kesulitan dalam hal akurasi data keuangan, sehingga diperlukan fitur jurnal otomatis yang terintegrasi dengan PoS yang akan memberikan laporan profitabilitas setiap toko.
4. ERP untuk industri services
Perusahaan jasa sering mengalami kesulitan dalam hal manajemen proyek dan anggaran yang tidak efisien, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen proyek dan anggaran untuk dapat melihat laporan analisis anggaran.
Berdasarkan hosting
ERP memiliki fleksibilitas dalam hal pemilihan server sesuai dengan pertimbangan kebutuhan dan preferensi perusahaan.
1. On-premise ERP software
Server dapat on-premise yang berarti secara fisik terletak di kantor perusahaan atau di lokasi hosting pilihan mereka.
2. Cloud ERP software
Server berbasis cloud berarti dipegang oleh pihak ketiga tanpa memerlukan perangkat keras hardware di tempat dan tim internal.
3. Hybrid ERP Software
Lalu, ada juga solusi hybrid yang melibatkan gabungan antara on-premise dan berbasis cloud.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih ERP server adalah ketersediaan infrastruktur internal, skalabilitas yang dibutuhkan untuk perkembangan, keberadaan tim IT, aturan dan regulasi tentang data dan privasi, serta anggaran.
7 Alasan Kegagalan Implementasi ERP pada Perusahaan dan Cara Menghindarinya
Ketika ERP sudah diimplementasikan, terkadang hasilnya dapat menjadi bumerang dan tidak sesuai harapan. Beberapa alasan utama implementasi ERP berujung gagal biasa disebabkan oleh hal-hal berikut:
1. Tidak menentukan tujuan dengan tepat
Salah satu alasan kegagalan implementasi ERP disebabkan oleh ekspektasi yang tidak realistis dengan pondasi awal yang tidak stabil dalam hal tujuan pemasangan ERP. Banyak perusahaan melihat pengenalan sistem ERP sebagai solusi ajaib untuk semua masalah mereka, tetapi tidak mengambil waktu yang cukup untuk menentukan secara spesifik apa yang ingin mereka capai atau bagaimana mereka akan mengukur seperti apa kesuksesan itu seharusnya.
Penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai dengan sistem ERP dan di mana letak prioritasnya
2. Kurang komunikasi
Banyak implementasi ERP mengalami komunikasi yang tidak memadai antara manajemen, tim proyek, karyawan, dan vendor perangkat lunak. Dalam proses pemasangan ERP, jangan lepas kendali dan menyerahkan semuanya ke vendor ERP tanpa ikut memonitor perkembangan implementasi ERP.
Sebaiknya, berkomunikasilah secara terbuka sejak awal kepada setiap karyawan agar siap menghadapi perubahan baru dan menjawab hal-hal yang dikhawatirkannya. Pastikan dokumentasi, tugas, dan kemajuan proyek saat ini akan mudah diakses oleh semua yang terlibat, sehingga mereka memahami jelas kemajuan implementasi sehari-hari, dan kemana arah keputusan selanjutnya.
3. Tidak melakukan penyesuaian atas perubahan baru
ERP harus diperlakukan layaknya aset bagi bisnis sehingga perlu terus dilakukan penyesuaian dengan masukan pelanggan, karyawan yang menggunakan sistem, kultur perusahaan, hingga dengan perubahan zaman. Selalu lakukan evaluasi berkesinambungan dan secara berkala untuk tahu efisiensi implementasi ERP bagi bisnis.
4. Kurangnya expertise dalam tim proyek
Manajemen yang buruk dapat mempengaruhi proses implementasi ERP. Perlunya expertise atau ahli dari sisi IT dan bisnis proses untuk setiap departemen dengan tanggung jawab yang jelas. Tim perlu memiliki keterampilan yang tepat untuk pekerjaan itu, dan komitmen menyeluruh dari awal hingga akhir proses yang kolektif dan kolaboratif agar implementasi berjalan dengan lancar.
5. Proses bisnis yang tidak jelas
Pemodelan proses ke dalam sistem itu rumit, terutama jika proses bisnis cukup kompleks.
Tidak jarang di tengah jalan terlihat adanya kebutuhan lain yang harus dipenuhi dengan software tambahan agar sistem ERP bisa lebih holistik. Alhasil, organisasi yang tidak mempersiapkan skenario ini pun terkadang harus mengeluarkan biaya ekstra yang kadang tidak tersedia.
6. Meremehkan migrasi data
Seringkali, loophole pada implementasi ERP diakibatkan mengabaikan prosedur sederhana pada aplikasi yang sebenarnya krusial untuk implementasi solusi ERP. Pemindahan data yang tidak akurat akan menghambat penggunaan sistem untuk proses berikutnya.
Banyak orang yang beranggapan salah bahwa mereka akan mendapat kualitas data yang tidak terawat secara otomatis meningkat dengan baik ketika menggunakan proyek ERP. Kualitas data dalam sistem baru hanya akan sebaik kualitas data yang dimigrasikan.
Maka, untuk menghindari masalah ini, melakukan audit data secara terperinci seperti duplikasi, kesalahan ejaan, atau detail data harus diperbaiki sebelum migrasi.
7. Gagal melatih user ERP
Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata. Jika manajemen dan delegasi sudah dilakukan dengan baik, kesalahan berikutnya adalah tidak adanya pendampingan dalam pelatihan menggunakan sistem ERP yang baru saja diimplementasikan dan langsung fokus pada penyelesaian pekerjaan.
Sebaiknya, untuk menghindari kesalahan ini, lakukan sesi pelatihan khusus bagi seluruh karyawan. Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata
ERP System Major Players
Penting mengenali pemain utama ERP untuk memutuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Masing-masing memiliki target pasar, pro, kontra, serta harga yang berbeda. Berikut adalah deskripsi singkat untuk masing-masing pemain utama ERP di Indonesia.
ERP SAP
SAP Business One menargetkan penjualan produknya ke usaha kecil menengah dengan anggaran Rp 2 juta/pengguna/bulan dan biaya implementasi mulai Rp 30 juta. SAP memiliki banyak fitur dan menggunakan praktik terbaik dalam sistemnya yang membantu menjalankan bisnis. Namun hal ini seringkali membawa masalah dimana SAP dianggap rumit dan cukup mahal bagi pengguna baru.
ERP Oracle
Oracle Netsuite menargetkan produknya untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dengan harga mulai dari Rp 135 juta termasuk implementasi. Oracle menghadirkan desain yang lebih sederhana dan dashboard dengan tampilan lengkap yang memudahkan pengguna untuk melacak pekerjaannya. Kekurangannya adalah Oracle tidak mendukung on premise sehingga hanya menawarkan opsi pembayaran berlangganan per tahun.
Odoo ERP
Odoo memiliki target pasar yang komprehensif mulai dari usaha kecil, menengah, hingga besar mulai dari Rp 300 ribu per pengguna dan Rp 14 juta untuk implementasinya. Kelebihan Odoo adalah fleksibilitasnya, dapat membayar per modul, dan bisa menambahkan modul nanti. Kekurangannya adalah hasil kustom mungkin tidak memenuhi harapan, implementasi yang dilakukan sendiri atau dibantu oleh mitra tidak resmi Odoo tidak sampai selesai, dan dukungan yang terbatas.
Impact ERP
Impact memiliki target pasar perusahaan kecil-menengah dengan harga mulai dari Rp 99 juta (satu kali pembayaran) dan Rp 50 juta untuk implementasi. Keunggulan ImpactERP meliputi fitur siap pakai namun dapat dikostumisasi, sudah dioptimalkan untuk perusahaan Indonesia (e-Faktur, PPh, dll), dan adanya konsultan & dukungan khusus. Kekurangan dari ImpactERP adalah biayanya lebih mahal untuk modul & kustom tambahan, juga membutuhkan lebih banyak waktu bagi tim developer untuk mengerjakan permintaan kustom.
We have made a comprehensive comparison between the major players, you can download it for free.
Konsultan IT atau perusahaan software house
Konsultan IT/perusahaan software house merupakan salah satu pilihan untuk mengembangkan sistem ERP. Mereka menargetkan perusahaan yang ingin membuat sistem ERP dengan banyak persyaratan tetapi tidak memiliki sumber daya internal. Harga yang ditawarkan bervariasi tergantung pada reputasi perusahaan dan kebutuhan klien. Keuntungan bekerja dengan pihak ketiga adalah hemat waktu, hemat biaya, dan fleksibel. Kekurangannya adalah pemahaman proses bisnis yang terbatas sehingga hanya menghasilkan sistem sesuai permintaan tetapi tidak memberikan dukungan dalam proses implementasi.
ERP freelancers
Freelancer juga menjadi pilihan bagi perusahaan yang memiliki budget terbatas namun ingin mentransformasi bisnisnya. Harga freelancer bervariasi sesuai dengan keahlian yang mereka miliki dan permintaan dari klien. Keunggulannya adalah fleksibilitas waktu dan harga serta banyak pilihan talenta sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan. Namun, kekurangannya adalah pengawasan yang kurang, kualitas kerja yang tidak dapat diprediksi, dan tidak memberikan dukungan untuk proses implementasi dan pelatihan.
Tim internal perusahaan
Perusahaan yang memutuskan untuk membangun sistem ERP sendiri perlu menyiapkan anggaran sesuai dengan kebutuhan. Keuntungannya adalah ketersediaan karyawan yang terjamin, pemahaman bisnis yang lebih baik, kontrol penuh atas tim, dan komunikasi langsung. Namun, risiko yang harus dipertimbangkan adalah biaya tinggi dan keterbatasan keterampilan, sehingga perlu merekrut karyawan baru.
Harga ERP
Komponen ERP
Biaya dalam sistem ERP ditentukan oleh kebutuhan dari perusahaan. Bisa berdasarkan jumlah pengguna, jumlah modul, total waktu implementasi dan dukungan, kebutuhan pelatihan, dan anggaran perusahaan.
Komponen yang terdapat dalam harga ERP antara lain lisensi dan server yang dibayarkan berulang sedangkan implementasi dan pemeliharaannya hanya satu kali pembayaran.
Untuk bisnis kecil biasanya berkisar antara 2-5 juta rupiah untuk lisensi dan 50-100 juta rupiah untuk biaya implementasi. Bisnis menengah di kisaran 5-20 juta rupiah untuk lisensi dan biaya implementasi mulai dari 100 juta rupiah. Perusahaan besar mulai dari 20 juta untuk lisensi dan mulai dari 200 juta rupiah.
Lisensi ERP
Komponen lisensi dalam ERP berarti perusahaan membayar lisensi untuk modul yang akan dipasang di ERP dan sejumlah lisensi pengguna yang akan menggunakan ERP.
Biaya implementasi ERP
Biaya implementasi dibayarkan untuk melaksanakan proses implementasi ERP yang telah selesai atau dikembangkan kepada pelanggan. Perusahaan akan dibantu oleh tenaga ahli teknis yang akan membantu pada tahap implementasi untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan serta dapat membantu proses bisnis yang ada.
Biaya implementasi sangat bervariasi tergantung pada lamanya proses implementasi dan jasa konsultan yang dibutuhkan.
Server ERP
Server berbayar akan tergantung pada jenisnya. Perusahaan membayar sesuai dengan kapasitas server dan database yang dibutuhkan untuk penggunaan ERP dengan jumlah pengguna tertentu.
Pemeliharaan ERP
Pemeliharaan biasanya dibayar per bulan untuk sistem yang digunakan. Jika terjadi update pada saat proses pengembangan sistem oleh tim developer, maka sistem yang dimiliki oleh klien secara otomatis akan mendapatkan update tersebut. Jika ada kesalahan, developer akan membantu menyelesaikan masalah tersebut