Apa itu ERP?

1.1 Apa itu ERP?

Definisi ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) software adalah sistem perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai fungsi dan proses bisnis dalam satu platform. ERP software bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan memungkinkan aliran data yang lancar antar departemen, seperti keuangan, produksi, inventaris, dan SDM. Melalui ERP system, perusahaan dapat mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada dan meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data yang lebih akurat dan real-time.

Tujuan ERP

Tujuan utama dari implementasi ERP adalah untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol terhadap proses bisnis di seluruh organisasi. Dengan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, sistem ERP memungkinkan data yang lebih akurat dan terkini untuk digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. ERP system juga bertujuan untuk mengotomatisasi tugas-tugas manual, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Manfaat ERP

Manfaat ERP system bagi perusahaan sangat beragam, antara lain:

• Efisiensi operasional: Otomatisasi dan integrasi antar departemen mengurangi kebutuhan akan pekerjaan manual dan mempercepat alur kerja.
• Penghematan biaya: Dengan mengurangi duplikasi data dan meningkatkan akurasi, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan pengelolaan sumber daya.
• Meningkatkan akurasi data: Data yang konsisten dan real-time memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Peningkatan layanan pelanggan: ERP dapat mempercepat pemrosesan pesanan dan mengoptimalkan manajemen inventaris, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan pelanggan.

Peran ERP dalam Transformasi Digital

Program ERP berperan penting dalam mendorong transformasi digital di perusahaan. Dengan mengintegrasikan teknologi ke dalam berbagai aspek bisnis, program ERP memungkinkan otomatisasi, pengelolaan data yang lebih baik, dan penerapan analitik canggih untuk perencanaan strategis. Misalnya, perusahaan yang mengadopsi sistem ERP dapat memanfaatkan Business Intelligence (BI) untuk memantau kinerja operasional dan membuat keputusan berbasis data yang lebih tepat.

Beberapa Data tentang ERP

• Adopsi ERP global: Menurut laporan dari Statista, pada tahun 2023, sekitar 55% perusahaan di seluruh dunia menggunakan sistem ERP untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka.
• Keuntungan bisnis: Penelitian dari Nucleus Research mengungkapkan bahwa perusahaan yang mengimplementasikan ERP dapat meningkatkan produktivitas mereka hingga 20% dan mengurangi biaya operasional sekitar 22%.
• Pangsa pasar ERP di Indonesia: Di Indonesia, sektor manufaktur dan distribusi merupakan pengguna utama ERP, dengan pertumbuhan yang diperkirakan mencapai 15% setiap tahunnya.

Contoh ERP system di Indonesia 

Banyak penyedia ERP system di Indonesia, namun sulit untuk menemukan yang dapat diandalkan. Beberapa ERP yang dapat diandalkan:

1. SAP
2. Microsoft Dynamics
3. Oracle Netsuite
4. Impact

Ada beberapa ERP lain yang sebenarnya dapat diandalkan selama Anda memilih vendor yang bisa dipercaya, antara lain: Odoo, Epicor, Acumatica.

Baca perbandingan ERP terbaik di Indonesia kami selengkapnya di sini.

1.2 Cara kerja ERP

Sistem ERP bekerja dengan mengotomatisasi proses bisnis utama, antara lain sales to cash, procure to pay, inventory management, accounting, dan produksi.

Sales to Cash

Proses dari “sales to cash” dimulai dengan pemesanan produk oleh pelanggan dan berakhir pada penerimaan pembayaran. Modul ERP mengelola seluruh siklus ini dengan mengotomatisasi pemesanan, pengiriman, faktur, dan pelacakan pembayaran. Hal ini memastikan bahwa seluruh proses berjalan lancar dan data terkait pesanan tersedia secara real-time di seluruh departemen.

Procure to Pay

“Procure to pay” merujuk pada siklus pengadaan barang dan pembayaran kepada pemasok. ERP memfasilitasi proses ini dengan mengotomatisasi pembuatan pesanan pembelian, persetujuan anggaran, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok. Hal ini mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan rantai pasokan.

Inventory Management

Manajemen inventaris dalam ERP memungkinkan perusahaan untuk memantau stok barang secara real-time, mengelola pergerakan barang, dan merencanakan pembelian ulang secara otomatis. Dengan modul ini, perusahaan dapat menghindari kelebihan stok yang menyebabkan biaya tambahan, serta kekurangan stok yang bisa merugikan penjualan.

Accounting

Modul akuntansi dalam ERP mengintegrasikan seluruh transaksi keuangan, mulai dari pembukuan, pengeluaran, hingga laporan laba rugi dan neraca. Sistem ERP memungkinkan akuntan untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis dan lebih cepat, meningkatkan transparansi dan akurasi laporan.

Production

Modul manufaktur ERP mengelola proses produksi, mulai dari perencanaan dan pengendalian produksi hingga pelacakan proses manufaktur. ERP memungkinkan perusahaan untuk merencanakan produksi secara lebih akurat berdasarkan permintaan pelanggan dan persediaan bahan baku, sehingga meminimalkan pemborosan dan memastikan pengiriman tepat waktu.

1.3 Modul utama ERP

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dirancang untuk mengintegrasikan fungsi bisnis utama dalam satu platform yang terpadu. Modul-modul inti dari sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengelola operasi mereka lebih efisien, mengoptimalkan alur kerja, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Ada banyak modul ERP, namun kami mengklasifikasikan mereka menjadi 6 kategori: sales & marketing, accounting & finance, supply chain management, manufaktur, project management, dan human resources.

1. Sales & Marketing

Modul Penjualan & Pemasaran membantu perusahaan mengelola hubungan pelanggan, menyederhanakan proses penjualan, dan meningkatkan upaya pemasaran secara keseluruhan.

• Customer Relationship Management (CRM): Mengelola data pelanggan, termasuk informasi kontak, riwayat pembelian, dan catatan komunikasi. Modul ini membantu meningkatkan keterlibatan dan retensi pelanggan dengan memungkinkan perusahaan memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan.
• Sales order management: Mengotomatiskan proses pesanan penjualan, mulai dari entri pesanan hingga pembuatan faktur dan penjadwalan pengiriman. Modul ini memastikan proses yang lancar dari pesanan pelanggan hingga pemenuhan.
• Website & marketing automation: Membantu perusahaan merencanakan, melaksanakan, dan melacak kampanye pemasaran. Ini membantu dalam pengelolaan prospek, pengelolaan kampanye, dan segmentasi pelanggan untuk meningkatkan efisiensi pemasaran.
• Pricing & promotions management: Mengelola harga produk, penawaran promosi, dan aturan diskon. Modul ini memastikan konsistensi strategi harga di seluruh saluran penjualan.
• Sales analytics: Memberikan wawasan tentang kinerja penjualan, perilaku pelanggan, dan efektivitas pemasaran. Data ini dapat digunakan untuk perencanaan strategis dan perkiraan penjualan di masa depan.

Manfaat utama modul Penjualan & Pemasaran adalah:

• Meningkatkan keterlibatan pelanggan dan konversi penjualan.
• Menyederhanakan proses pemesanan dan pemenuhan pesanan.
• Meningkatkan efektivitas kampanye pemasaran.

2. Akuntansi & Keuangan

Modul Akuntansi & Keuangan sangat penting untuk mengelola transaksi keuangan dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

• Buku Besar (General Ledger): Modul pusat untuk semua transaksi keuangan, mengelola akun-akun, dan menghasilkan laporan keuangan penting seperti neraca dan laporan laba rugi.
• Hutang Usaha (Accounts Payable): Melacak jumlah yang harus dibayar kepada pemasok, termasuk pemrosesan faktur, penjadwalan pembayaran, dan manajemen vendor.
• Piutang Usaha (Accounts Receivable): Mengelola faktur pelanggan dan melacak pembayaran, membantu perusahaan memastikan pembayaran tepat waktu dari pelanggan.
• Manajemen Kas: Memantau likuiditas perusahaan dan aliran kas. Modul ini melacak setoran, penarikan, dan memastikan bahwa kas yang cukup tersedia untuk operasi perusahaan.
• Pelaporan & Analisis Keuangan: Menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan analisis secara real-time. Membantu organisasi membuat keputusan berdasarkan data dengan memberikan wawasan tentang margin keuntungan, aliran kas, dan kesehatan keuangan secara keseluruhan.
• Manajemen Pajak: Mengotomatiskan perhitungan, pelacakan, dan pelaporan pajak, memastikan kepatuhan dengan peraturan pajak lokal.

Manfaat utama modul Akuntansi & Keuangan adalah:

• Peningkatan visibilitas dan kontrol keuangan.
• Peningkatan akurasi dalam pelaporan keuangan.
• Proses kepatuhan yang lebih mudah dengan regulasi keuangan.

3. Supply Chain Management (SCM)

Modul Supply Chain Management berfokus pada perencanaan dan pelaksanaan proses rantai pasokan perusahaan, mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengiriman produk ke pelanggan.

• Sales order management: Mengelola seluruh siklus hidup pesanan, mulai dari pembuatan pesanan hingga pengiriman dan penagihan. Mengintegrasikan inventaris dan manufaktur untuk memastikan pemenuhan pesanan yang tepat waktu dan akurat.
• Inventory management: Melacak tingkat persediaan secara real-time, mengoptimalkan pengelolaan stok, dan membantu mengurangi biaya penyimpanan. Memastikan perusahaan memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa berlebihan.
• Purchase order management: Mengelola proses pembelian, mulai dari pemilihan pemasok, pembuatan pesanan pembelian, hingga manajemen hubungan pemasok. Memastikan barang dan jasa dibeli dengan harga dan waktu yang tepat.
• Vendor management: Melacak kinerja pemasok, mengelola kontrak, dan memastikan pemasok memenuhi standar kualitas dan waktu pengiriman.
• Logistik & Distribusi: Mengkoordinasikan pergerakan barang dari pemasok ke pelanggan. Mengoptimalkan rute, mengelola pengiriman, dan melacak pengiriman untuk memastikan transportasi yang efisien dan tepat waktu.
• Forecasting: Menggunakan data historis dan tren untuk memprediksi permintaan di masa depan, memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Manfaat utama modul Supply Chain Management adalah:

• Pengelolaan pengadaan dan inventaris yang lebih efisien.
• Pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan pengurangan waktu tunggu.
• Koordinasi yang lebih baik dengan pemasok dan logistik.

4. Manufacturing

Modul Manufacturing berfokus pada menyederhanakan proses produksi, mengelola sumber daya, dan memastikan kualitas produk.

• MRP (Manufacturing Requirements Planning): Membantu perusahaan merencanakan dan menjadwalkan aktivitas produksi berdasarkan permintaan, ketersediaan sumber daya, dan tingkat persediaan. Mengoptimalkan waktu produksi dan mengurangi hambatan.
• Bill of Materials (BOM): Mengelola bahan baku, komponen, dan sub-rakitan yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk. Membantu melacak biaya barang yang terjual (COGS) dan bahan yang diperlukan untuk produksi.
• MES (Manufacturing Execution System): Melacak dan mengelola pesanan kerja, mulai dari pengadaan bahan baku hingga penyelesaian produk akhir. Memastikan produksi sesuai dengan kebutuhan pelanggan dalam hal kualitas dan waktu pengiriman.
• Production Floor Management: Memberikan visibilitas secara real-time ke aktivitas lantai produksi, seperti kinerja mesin, produktivitas tenaga kerja, dan penggunaan bahan. Modul ini membantu meningkatkan efisiensi operasional.
• Quality Control: Memastikan bahwa produk yang diproduksi memenuhi standar kualitas yang ditentukan. Mengotomatiskan proses inspeksi dan pengujian, membantu perusahaan menjaga konsistensi dan kepatuhan produk.
• Equipment Maintenance: Melacak jadwal pemeliharaan mesin dan memastikan peralatan beroperasi dengan efisiensi tinggi, meminimalkan downtime dan penundaan produksi.

Manfaat utama modul Manufacturing adalah:

• Penjadwalan produksi yang lebih efisien dan penggunaan sumber daya yang optimal.
• Peningkatan kualitas produk dan konsistensi.
• Pengurangan waktu henti melalui pemeliharaan yang proaktif.

5. Project Management

Modul Project Management dalam ERP membantu perusahaan merencanakan, mengelola, dan melaksanakan proyek-proyek besar dengan lebih efisien. Modul ini penting untuk memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.

• Perencanaan Proyek: Membantu merencanakan setiap tahap proyek, termasuk penjadwalan tugas, alokasi sumber daya, dan penentuan anggaran. Modul ini memungkinkan manajer proyek untuk menetapkan target dan prioritas yang jelas.
• Manajemen Anggaran: Mengelola anggaran proyek dengan memantau pengeluaran dan memastikan bahwa biaya proyek tetap dalam batas yang disetujui. Modul ini membantu menghindari pemborosan dan memastikan efisiensi biaya.
• Pengelolaan Waktu & Penjadwalan: Mengelola waktu dan alokasi sumber daya untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu. Modul ini memberikan visibilitas real-time ke jadwal proyek dan membantu mendeteksi potensi keterlambatan.
• Kolaborasi Tim: Memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan menyediakan platform untuk berbagi informasi proyek, berbicara dengan anggota tim lainnya, dan mengelola dokumen proyek.
• Pelaporan & Analitik Proyek: Memberikan wawasan tentang kinerja proyek, mengidentifikasi area yang perlu perhatian, dan memungkinkan manajer proyek untuk membuat keputusan berbasis data. Laporan kinerja proyek ini mencakup status tugas, pencapaian milestone, dan analisis perbandingan antara rencana dan realisasi.
• Manajemen Risiko: Mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mempengaruhi kelancaran proyek dan merencanakan tindakan pencegahan atau mitigasi. Modul ini membantu mengurangi dampak negatif dari risiko yang tak terduga.

Manfaat utama modul Project Management adalah:

• Pengelolaan proyek yang lebih efisien dan transparan.
• Peningkatan pengendalian anggaran dan waktu proyek.
• Kolaborasi tim yang lebih baik dan pengurangan potensi risiko.

6. Human Resources

Modul Human Resources membantu perusahaan mengelola informasi karyawan, mengoptimalkan proses HR, dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

• Database Karyawan: Menyimpan dan mengelola detail karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kompensasi, dan tunjangan.
• Penggajian (Payroll): Mengotomatiskan perhitungan gaji, pajak, dan potongan. Juga memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan dan pemrosesan penggajian tepat waktu.
• Rekrutmen & Onboarding: Mengelola proses perekrutan, mulai dari pengumuman pekerjaan, pelacakan kandidat, hingga penjadwalan wawancara dan orientasi karyawan baru.
• Attendance dan timesheet: Melacak jam kerja karyawan, lembur, dan saldo cuti. Mengintegrasikan dengan penggajian untuk memastikan perhitungan yang akurat.
• Performance and appraisal: Memantau kinerja karyawan melalui evaluasi, penetapan tujuan, dan umpan balik. Membantu HR dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan peluang pengembangan karir.
• eLearning: Membantu mengelola program pelatihan karyawan, melacak sertifikasi, dan menilai keterampilan karyawan untuk memastikan kepatuhan dan pertumbuhan karir.

Manfaat utama modul Human Resources adalah:

• Pengelolaan karyawan yang lebih baik dan retensi yang meningkat.
• Penggajian dan pelacakan waktu yang lebih efisien.
• Peningkatan proses rekrutmen dan retensi talenta.

1.4 Implementasi ERP

Implementasi ERP sering kali menghadapi tantangan signifikan yang dapat menyebabkan kegagalan proyek. Menurut Gartner, hingga 75% dari semua implementasi ERP gagal mencapai tujuan mereka. Memahami tantangan ini adalah langkah penting untuk menghindari kegagalan implementasi.

1. Kurangnya Dukungan dari Manajemen

Dukungan dari jajaran manajemen paling atas sangat penting untuk kelancaran implementasi. Tanpa komitmen yang kuat, proyek bisa kekurangan sumber daya dan prioritas yang dibutuhkan.
Kesalahan Umum: Manajemen hanya terlibat di awal proyek dan tidak memantau secara aktif sepanjang proses.
Best Practices: Pastikan manajemen terlibat aktif, mendukung secara finansial dan strategis, serta berperan dalam pengambilan keputusan penting.

2. Resistensi terhadap Perubahan (Change Resistance)

Implementasi ERP sering kali mengubah cara kerja yang sudah lama diterapkan, yang dapat memicu penolakan dari karyawan.
Kesalahan Umum: Kurangnya komunikasi yang jelas tentang manfaat ERP dan minimnya pelatihan yang memadai.
Best Practices: Lakukan komunikasi terbuka sejak awal, libatkan karyawan dalam proses implementasi, dan berikan pelatihan yang menyeluruh.

3. Kustomisasi Berlebihan (Over-Customization)

Sistem ERP yang dikustomisasi secara berlebihan dapat meningkatkan kompleksitas, biaya, dan risiko kegagalan proyek.
Kesalahan Umum: Mengubah sistem secara drastis tanpa mempertimbangkan standar praktik terbaik yang sudah disediakan ERP.
Best Practices: Batasi kustomisasi hanya pada kebutuhan yang benar-benar penting dan evaluasi apakah fitur standar dapat memenuhi kebutuhan bisnis.

4. Migrasi Data yang Buruk

Migrasi data yang tidak terstruktur dengan baik dapat menyebabkan ketidaksesuaian data atau hilangnya data penting dalam sistem baru.
Kesalahan Umum: Tidak melakukan pembersihan data sebelum migrasi atau pengujian migrasi yang terbatas.
Best Practices: Bersihkan data sebelum migrasi, uji proses migrasi dengan data sampel, dan lakukan validasi data pasca migrasi.

5. Kekurangan Pelatihan dan Dukungan Pengguna

Pengguna akhir yang tidak memahami sistem dapat menghambat adopsi ERP secara efektif.
Kesalahan Umum: Memberikan pelatihan terbatas hanya pada fase akhir implementasi.
Best Practices: Berikan pelatihan berkelanjutan yang disesuaikan dengan peran pengguna dan sediakan materi referensi yang dapat diakses kapan saja.

6. Pengelolaan Proyek yang Tidak Efektif

Implementasi ERP memerlukan manajemen proyek yang terencana dengan baik agar tetap sesuai jadwal dan anggaran.
Kesalahan Umum: Tidak adanya perencanaan yang jelas, kurangnya komunikasi antar tim, dan perubahan cakupan proyek di tengah jalan.
Best Practices: Bentuk tim manajemen proyek yang kompeten, tetapkan milestone yang jelas, dan lakukan evaluasi rutin terhadap kemajuan proyek.

7. Perencanaan Anggaran yang Tidak Realistis

Perencanaan anggaran yang tidak mencakup semua aspek implementasi dapat menyebabkan biaya membengkak.
Kesalahan Umum: Mengabaikan biaya tersembunyi seperti pelatihan, pemeliharaan, dan upgrade sistem.
Best Practices: Siapkan anggaran yang mencakup seluruh fase implementasi, termasuk pelatihan dan dukungan pasca-implementasi.

1.5 Kesimpulan

Langkah pertama yang paling krusial dalam implementasi ERP adalah memilih vendor yang dapat diandalkan. Vendor yang tepat tidak hanya menyediakan software, tetapi juga memahami industri Anda, proses bisnis spesifik, prinsip akuntansi yang relevan, dan software limitations yang ditawarkan. 

Pemahaman ini memungkinkan mereka memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis tanpa kustomisasi berlebihan yang berisiko. Memilih vendor yang tepat sejak awal dapat mengurangi risiko kegagalan implementasi, mencegah pembengkakan biaya, dan memastikan sistem ERP benar-benar mendukung transformasi digital perusahaan.

Mengingat tingginya tingkat kegagalan implementasi ERP yang dapat mencapai 75%, sangat penting bagi perusahaan untuk memahami proses implementasi yang terstruktur dan strategi mitigasi risiko yang efektif. 

Bab selanjutnya akan membahas secara mendalam tentang langkah-langkah implementasi ERP yang teruji, persiapan penting, serta praktik terbaik yang dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan umum dan meningkatkan peluang keberhasilan dalam menerapkan sistem ERP.

Baca bab berikutnya: Implementasi ERP