Barcode Inventory System: Cara Kerja & Cara Memilihnya

Kesulitan saat melacak inventaris dan rendahnya visibilitas barang adalah masalah yang sering ditemukan pada manajemen inventory perusahaan. Pengelolaan inventaris yang masih manual cenderung membutuhkan banyak waktu dan rentan akan kesalahan. Oleh karena itu, penerapan barcode pada inventaris adalah hal yang tepat. 

Barcode inventory system membantu Anda untuk melacak inventaris dengan lebih cepat dan mudah. Barang yang memiliki barcode dapat dipindai dengan perangkat seluler dan disinkronkan dengan sistem manajemen inventaris secara real-time. 

Berikut penjelasan lebih lanjut tentang barcode system, cara kerja, fungsi barcode, hingga cara menerapkannya.

Baca juga: 9 Rekomendasi Software Barcode Terbaik dan Tips Memilihnya

Definisi dan Jenis Barcode

Barcode adalah kumpulan data optik berupa garis garis vertikal hitam dan putih sederhana dengan ketebalan yang berbeda-beda.

Barcode dan barcode reader mungkin sudah sering Anda temui pada saat bertransaksi di supermarket atau toko retail. Pada dasarnya, barcode atau kode batang adalah kode yang dapat dibaca oleh mesin yang berisi informasi tentang suatu produk. 

Barcode berbentuk grafik unik berupa angka atau teks yang ketika dipindai dengan barcode scanner akan menampilkan beberapa informasi seperti harga atau berat produk. 

Terdapat 2 jenis barcode yang paling sering digunakan, yaitu:

Barcode 1D

Barcode 1D adalah barcode linier atau satu dimensi yang terdiri dari batang hitam dan putih. Jenis barcode ini biasanya ditemukan pada barang konsumsi atau tiket. Ruang antar baris tersebut memungkinkan barcode scanner untuk mendapatkan informasi produk dan melacak inventaris. 

barcode 1D dapat dipindah dengan cepat dan akurat sehingga cocok untuk bisnis yang memiliki SKU dalam jumlah besar. Contoh penggunaan barcode 1D yaitu terdapat pada makanan atau barang yang terdapat pada supermarket dan kode ISBN untuk buku. 

Barcode ini memiliki beberapa tipe, yaitu:

1. Code 39

Kode ini berisi alphanumeric dengan panjang baris berbeda-beda. Terdapat juga beberapa karakter misalnya, /,+,$. Kepadatan data jenis ini relatif rendah dan biasanya digunakan pada tanda pengenal inventaris

2. Code 128

Kode ini hampir sama dengan code 39 dengan kerapatan yang lebih tinggi. Informasi yang disimpan lebih beragam. Sistem manajemen gudang dan pengiriman adalah contoh penggunaan dari koce ini. 

3. UPC (Universal Product Code)

Jenis ini biasanya digunakan untuk melacak barang toko. Kode ini biasanya terdiri dari 12 digit angka unik. 

4. Interleaved 2 of 5 (ITF)

Kode ini terdiri dari 14 kode angka dengan set ASCII yang lengkap. Jenis kode batang ini sering dimanfaatkan untuk kebutuhan sektor industri dan laboratorium.

Barcode 2D

Barcode 2D dikenal juga sebagai barcode dua dimensi atau kode matriks. Barcode ini terdiri dari sel hitam dan putih yang tersusun dalam pola kisi. 

Barcode ini biasanya menyimpan informasi yang lebih besar dan kompleks seperti URL, file, suara, dan gambar. Barcode ini biasanya ditemukan pada proses industri seperti melacak komponen manufaktur, kartu nama, dan mengidentifikasi obat di farmasi.

Meskipun cenderung aman, barcode jenis ini terkadang sulit dibaca jika rusak atau kotor dan sulit dikenali. Berikut beberapa jenis barcode 2D:

1. QR Code

QR code adalah jenis barcode 2D yang paling umum. Data yang disimpan pada jenis ini lebih banyak dan lebih kompleks. Biasanya digunakan untuk kartu nama, iklan, dan majalah. 

2. PDF 417

Kode ini dapat menyimpan dokumen dengan ukuran yang besar seperti foto, suara, hingga sidik jari. 

3. AZTEC

Jenis scan barcode ini biasanya digunakan pada tiket transportasi. Kode ini hanya membutuhkan sedikit ruang dan mudah dicetak.

Definisi Barcode inventory system

Barcode inventory system adalah salah satu cara yang digunakan untuk melacak produk pada inventaris. Sistem barcode memungkinkan Anda untuk meningkatkan visibilitas barang pada gudang atau toko. 

Barcode yang telah ditempelkan pada produk dapat dipindai menggunakan smartphone atau barcode scanner. Setelah dipindai, informasi tersebut kemudian dikirim ke database sistem agar dapat dipantau. 

Dengan barcode inventaris, Anda juga dapat membuat laporan dengan cepat dan mudah, mengefisienkan aktivitas inventaris, memperbaiki inventory forecasting hingga mendapatkan informasi akurat mengenai stok inventaris sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat. 

Baca juga: 4 Manfaat Inventory Forecasting dan Penerapannya pada Bisnis

Manfaat sistem barcode dalam manejemen inventaris 

Penerapan barcode pada inventory membantu Anda untuk meningkatkan efisiensi inventaris. Berikut beberapa alasan pentingnya menerapkan sistem barcode pada bisnis:

1. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

Penggunaan barcode system pada inventory bermanfaat untuk memberikan informasi yang lebih detail mengenai produk Anda. Misalnya, informasi mengenai produk mana yang paling banyak terjual dan mana yang paling sedikit terjual. 

Informasi tersebut kemudian dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Anda dalam mengambil keputusan untuk pembelian selanjutnya. 

2. Memperbaiki inventory control

Barcode memudahkan dalam melacak inventaris dan membantu memperbaiki inventory control. Semakin baik inventory control, maka Anda dapat memesan lebih sedikit stok dan terhindar dari dead stock serta kerusakan. 

Selain itu, dengan kontrol inventaris yang baik, Anda dapat melacak stock level untuk melakukan pemesanan ulang (reordering) sebelum stok habis dan menghindari bottlenecks.   

3. Mengurangi kerugian karena pencurian dan human error

Manfaat barcode selanjutnya yaitu membantu mengurangi potensi pencurian dan human error dengan menyediakan pelacakan inventaris yang memadai. 

Adanya barcode pada setiap produk yang terintegrasi dengan sistem inventaris dapat meningkatkan visibilitas setiap produk. Selain itu, ketika memindai produk melalui POS, maka informasi mengenai apa dan kapan barang terjual akan mudah untuk diketahui. 

4. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Sistem barcode dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memastikan pengiriman pesanan lebih akurat dan lebih cepat melalui beberapa hal. 

Pertama, barcode system mengurangi error pada pemenuhan pesanan dengan mengotomatiskan proses order. Kedua, sistem ini juga meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara menyediakan data mengenai perilaku pembelian pelanggan.

Hal tersebut membantu Anda untuk memperbaiki proses yang kurang efisien sehingga dapat memenuhi ekspektasi pelanggan dengan lebih baik. 

Cara kerja barcode inventory system

Sistem barcode pada dasarnya berfungsi untuk melacak inventaris kemanapun perginya. Cara kerjanya berjalan mulai dari barang tersebut sampai pada gudang, hingga barang terjual dan sampai ke tangan konsumen. 

Berikut 12 tahapan proses barcode inventory system yang biasanya terjadi pada perusahaan:

Kelebihan dan kekurangan sistem barcode

Sistem barcode memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Berikut penjelasannya:

Kelebihan sistem barcode

Beberapa kelebihan sistem barcode yaitu:

1. Barcode membantu mengurangi human error ketika melacak produk pada inventaris. 
2. Tersedianya data real-time memungkinkan Anda untuk memaksimalkan keuntungan dan memantau proses penjualan. 
3. Barcode membantu untuk melacak dan merapikan semua data produk, seperti harga dan informasi lain dengan cepat. 
4. Sistem ini membantu proses pelatihan pekerja menjadi lebih cepat dan terjangkau karena sebagian besar orang sudah familiar. 

Kekurangan sistem barcode

Meskipun sistem barcode memiliki banyak kelebihan, sistem ini juga memiliki beberapa kekurangan seperti:

1. Dibutuhkan banyak waktu yang digunakan untuk melabeli setiap produk.
2. Karyawan harus ingat untuk memindai inventaris saat diterima, dikirim, atau dipindahkan. Jika karyawan lupa, maka akan menyebabkan banyak kebingungan. 

Hal yang harus dipertimbangkan saat memilih sistem barcode

Sebelum menerapkan sistem barcode, Anda dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut agar meminimalisir kesalahan:

1. Tetapkan tujuan Anda

Sebelum menggunakan sistem barcode, Anda harus menentukan apa saja tujuan yang ingin dicapai. Misalnya, ingin melacak stock level, mengurangi kerugian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Dengan mengetahui tujuan, Anda dapat memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan. 

2. Perhitungkan kebutuhan software dan hardware 

Penerapan sistem barcode membutuhkan software dan hardware, sehingga penting untuk menentukan berapa budget yang harus dikeluarkan. 

Beberapa hal yang mungkin Anda butuhkan yaitu handheld scanning, printer label, hingga sistem itu sendiri. 

3. Minta pendapat ahli

Jika Anda masih ragu untuk menerapkan sistem barcode sendiri, Anda dapat meminta pendapat pada ahli dengan cara berkonsultasi. 

Konsultan barcode yang berpengalaman dapat memberikan saran kepada Anda tentang berbagai hal yang Anda ingin ketahui mengenai sistem ini. 

6 tahap penerapan sistem barcode

Berikut 6 tahap yang harus Anda lakukan untuk mengimplementasikan sistem barcode:

1. Tentukan SKU Anda

Stock keeping Unit (SKU) adalah kode yang membedakan barang berdasarkan klasifikasinya. Jika Anda belum memiliki SKU, maka Anda harus membuatnya terlebih dahulu. 

Masing-masing item produk pada inventaris harus memiliki informasi seperti: dimensi produk, harga, jumlah minimal yang ada pada inventaris, dan deskripsi fisik dari item. 

2. Pilih software dan hardware yang sesuai

Barcode tidak akan berfungsi jika tidak ada sistem barcode inventory yang terhubung. Pastikan Anda memilih barcode inventory system yang dapat membuat label barcode untuk produk dan menghasilkan laporan mengenai produk secara lengkap. 

Pastikan software barcode tersebut juga terintegrasi dengan inventory management system, POS dan akuntansi untuk memaksimalkan keuntungan. 

Selain itu, Anda harus memilih hardware berupa barcode scanner yang sesuai dengan kebutuhan. Terdapat berbagai macam barcode scanner yang tersedia, mulai dari wireless barcode scanner, portable barcode scanner, fixed barcode scanner, hingga barcode scanner yang tersedia pada smartphone. 

3. Tentukan tipe barcode yang akan digunakan

Jenis barcode yang akan Anda gunakan tergantung pada sebanyak apa informasi yang ingin Anda tampilkan. JIka Anda memiliki inventaris yang kecil dan pelacakan terbatas, Barcode 1D menjadi pilihan yang tepat. 

Sementara itu, jika Anda memiliki database SKU yang beragam dan ingin melacak informasi produk secara rinci, maka barcode 2D adalah pilihan yang lebih baik. 

4. Buat barcode sesuai kebutuhan

Gunakan sistem inventory untuk membuat barcode terhubung dengan inventaris Anda. Sistem inventory barcode Impact memiliki fitur barcode generator untuk menghasilkan kode unik untuk setiap produk.  

5. Terapkan barcode pada inventaris Anda

Cetak barcode yang telah dibuat dan tempelkan pada masing-masing produk. Pastikan barcode mudah dilihat agar dapat dipindai dengan lebih cepat. 

6. Berikan pelatihan mengenai sistem barcode pada karyawan 

Setelah memutuskan untuk menerapkan sistem barcode, pastikan Anda memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat menggunakannya dengan baik. 

Ini adalah langkah penting untuk memastikan agar sistem dapat berjalan dengan efisien. 

Baca juga: Apa itu Replenishment? 2 Cara Menghitung Stok dan Proses Return

Kesimpulan

Banyaknya inventaris dan sibuknya aktivitas kirim serta terima barang seringkali menjadi permasalahan pada perusahaan. Inventaris menjadi sulit dilacak dan cenderung boros. Sistem barcode adalah pilihan tepat jika Anda ingin melacak inventaris dengan lebih efisien dan akurat.

Sistem Barcode Impact menawarkan berbagai kemudahan dengan memungkinkan Anda untuk membuat barcode sesuai kebutuhan, melacak inventaris dengan mudah, hingga melakukan reordering stok dengan lebih baik.