Metode Pencatatan Akuntansi Cash Basis dan Accrual Basis: Apa Perbedaannya?

Pemilihan metode akuntansi yang tepat, baik itu berbasis kas (cash basis) atau berbasis akrual (accrual basis), memiliki dampak signifikan terhadap bagaimana sebuah bisnis mencatat, melaporkan, dan menganalisis transaksi keuangan mereka. 

Keputusan ini bukanlah hal yang sepele dalam dunia akuntansi, karena akan mempengaruhi cara bisnis mengukur pendapatan, pengeluaran, dan keuntungan. 

Pentingnya penentuan basis dalam akuntansi tidak hanya berkaitan dengan kewajiban perpajakan, tetapi juga membantu bisnis menggambarkan dengan lebih akurat kinerja finansial mereka dalam jangka panjang dan memenuhi kebutuhan laporan keuangan mereka. 

Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut tentang perbedaan antara akuntansi cash basis dan accrual basis , serta pertimbangan yang harus diperhatikan ketika memilih metode yang paling sesuai untuk bisnis Anda

Apa itu Akuntansi Cash Basis?

Akuntansi Cash Basis adalah metode akuntansi yang mengakui pendapatan dan pengeluaran hanya saat uang fisik (kas) benar-benar diterima atau dibayarkan. 

Dalam sistem ini, transaksi dicatat dalam buku akuntansi hanya jika ada aliran uang yang terjadi, baik itu penerimaan uang tunai (pendapatan) atau pembayaran uang tunai (pengeluaran).

Kapan saat yang tepat untuk menggunakan cash basis?

Saat yang tepat untuk menggunakan Cash Basis Accounting tergantung pada karakteristik dan kebutuhan keuangan bisnis Anda. Akuntansi cash basis biasanya lebih cocok untuk bisnis kecil dengan sifat berikut:

1. Bisnis dengan pendapatan rendah

Cash Basis Accounting cocok untuk bisnis dengan pendapatan yang relatif rendah. Bisnis yang menghasilkan pendapatan yang teratur dan tidak memiliki banyak transaksi kompleks cenderung mendapatkan manfaat dari pendekatan ini.

2. Sederhana dan sedikit transaksi

Jika bisnis Anda memiliki sedikit transaksi keuangan dan operasi yang sederhana, Cash Basis Accounting dapat lebih mudah diimplementasikan dan lebih hemat biaya dibandingkan dengan metode akuntansi berbasis akrual yang lebih rumit.

3. Bisnis baru

Saat Anda baru memulai bisnis, Cash Basis Accounting bisa menjadi pilihan yang baik karena lebih sederhana untuk dikelola. Setelah bisnis Anda berkembang dan menjadi lebih kompleks, Anda mungkin perlu beralih ke metode akuntansi berbasis akrual.

4. Tidak memiliki kewajiban panjang

Jika bisnis Anda tidak memiliki banyak kewajiban panjang seperti utang jangka panjang, maka Cash Basis dapat memberikan gambaran keuangan yang lebih akurat.

5. Pendapatan dan pengeluaran terjadi sama

Jika pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda terjadi secara bersamaan atau dalam periode yang sama, Cash Basis bisa menjadi pilihan yang baik karena mudah untuk mencocokkan pendapatan dan pengeluaran.

Baca juga: Account Receivable dan Account Payable: Ciri-ciri & Perbedaan

Kelebihan dan kekurangan akuntansi cash basis

Akuntansi Cash Basis memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih metode ini untuk bisnis Anda:

Kelebihan cash basis

1. Sederhana dan mudah dimengerti

Cash Basis Accounting lebih mudah dimengerti dan dikelola, terutama untuk bisnis kecil dengan sumber daya terbatas. Ini menghilangkan kompleksitas pengakuan pendapatan dan pengeluaran yang terjadi di metode berbasis akrual.

2. Cocok untuk bisnis kecil

Metode ini cocok untuk bisnis kecil dengan transaksi yang sederhana dan pendapatan yang relatif rendah. Bisnis yang baru dimulai juga dapat mendapatkan manfaat dari kesederhanaan Cash Basis Accounting.

3. Menghindari pajak yang belum dibayar

Pendapatan baru diakui ketika uang tunai diterima, sehingga bisnis dapat menghindari pembayaran pajak atas pendapatan yang belum diterima sepenuhnya.

4. Memudahkan manajemen kas

Dengan Cash Basis Accounting, Anda dapat dengan mudah melacak arus kas masuk dan keluar. Ini membantu dalam manajemen kas sehari-hari dan pengambilan keputusan berbasis kas.

Kekurangan cash basis

1. Tidak akurat untuk gambaran jangka panjang

Metode ini tidak memberikan gambaran yang akurat tentang kinerja bisnis dalam jangka panjang karena tidak mempertimbangkan pendapatan yang sudah diterima atau pengeluaran yang sudah terjadi tetapi belum dicatat.

2. Kurang informatif

Cash Basis Accounting tidak memberikan informasi tentang kewajiban yang belum dibayar atau pendapatan yang belum diterima. Hal ini dapat menghasilkan laporan keuangan yang kurang informatif.

3. Tidak cocok untuk bisnis besar atau kompleks

Bisnis besar dengan banyak transaksi atau aset yang kompleks akan kesulitan menggunakan Cash Basis karena kurangnya kemampuan untuk melacak secara akurat aset, utang, dan pendapatan yang belum direalisasi.

4. Mengabaikan waktu transaksi

Metode ini tidak memperhitungkan kapan transaksi sebenarnya terjadi atau seharusnya diakui, yang dapat memengaruhi pemahaman tentang kinerja bisnis.

5. Batasan pajak

Terkadang, ada batasan hukum terkait penggunaan Cash Basis Accounting, terutama dalam hal perpajakan. Bisnis yang melebihi batasan tertentu mungkin diharuskan menggunakan metode akuntansi berbasis akrual untuk tujuan perpajakan.

Apa itu Accrual Basis Accounting?

Akuntansi Accrual Basis  adalah metode akuntansi yang mengakui pendapatan dan pengeluaran pada saat transaksi terjadi, bukan hanya ketika uang tunai diterima atau dibayarkan. 

Dalam metode ini, pendapatan diakui saat itu terhasil, terlepas dari kapan uang tunai diterima, dan pengeluaran diakui saat kewajiban muncul, terlepas dari kapan pembayaran dilakukan. Metode ini berfokus pada pencatatan transaksi sesuai dengan prinsip penghasilan yang terhasil dan prinsip kewajiban yang muncul.

Accrual Basis Accounting umumnya digunakan oleh perusahaan besar dan organisasi yang memiliki kompleksitas transaksi yang tinggi. 

Metode ini mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang lebih ketat dan membutuhkan pemahaman yang baik tentang konsep seperti pendapatan terhasil, kewajiban yang muncul, dan penyesuaian akhir periode.

Baca juga: Mengenal Akuntansi: Prinsip Dasar, Proses, dan 8 Jenis Bidangnya

Kapan saat yang tepat untuk menggunakan accrual basis?

Penggunaan metode akuntansi berbasis akrual (Accrual Basis Accounting) lebih sesuai untuk bisnis dengan karakteristik tertentu. Berikut adalah beberapa situasi dan jenis bisnis di mana penggunaan accrual basis accounting biasanya lebih tepat:

Jenis akun pada accrual basis

Metode pencatatan akuntansi accrual basis terbagi menjadi beberapa jenis, antara lain adalah:

1. Pendapatan yang Masih Harus Dibayar (Accrued Revenues)

Pendapatan yang masih harus dibayar mengacu pada pendapatan yang telah diterima atau dihasilkan oleh suatu bisnis, tetapi pembayarannya belum diterima dalam bentuk uang tunai pada saat transaksi terjadi atau akhir periode pelaporan. 

Ini terjadi ketika barang atau layanan telah diserahkan kepada pelanggan, tetapi pembayaran belum diterima.

Contoh Pendapatan yang Masih Harus Dibayar:

Sebuah perusahaan konsultan menyelesaikan proyek konsultasi untuk klien pada akhir bulan, tetapi faktur dan pembayaran belum diterima. Pendapatan dari proyek ini akan diakui sebagai “Pendapatan yang Masih Harus Dibayar” pada akhir bulan.

2. Biaya yang Masih Harus Dibayar (Accrued Expenses)

Biaya yang masih harus dibayar mengacu pada biaya atau pengeluaran yang telah dikeluarkan atau terjadi oleh suatu bisnis, tetapi pembayarannya belum dilakukan pada saat transaksi terjadi atau akhir periode pelaporan. 

Ini terjadi ketika bisnis menerima barang atau layanan atau memanfaatkan sumber daya tertentu, tetapi faktur atau pembayaran belum diterima oleh pemasok atau penyedia layanan.

Contoh Biaya yang Masih Harus Dibayar:

Sebuah perusahaan telah menerima pengiriman barang dari pemasok pada akhir bulan, tetapi faktur dari pemasok belum diterima. Biaya untuk pengiriman barang ini akan dicatat sebagai “Biaya yang Masih Harus Dibayar” pada akhir bulan.

Kelebihan dan kekurangan akuntansi accrual basis

Akuntansi berbasis akrual (Accrual Basis Accounting) memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih metode ini untuk bisnis Anda:

Kelebihan accrual basis

1. Akurat dalam mencerminkan kinerja finansial

Accrual Basis Accounting memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kinerja keuangan suatu bisnis dalam jangka waktu tertentu karena mengakui pendapatan dan pengeluaran saat transaksi sebenarnya terjadi, bukan hanya saat uang tunai diterima atau dibayarkan.

2. Pemantauan aset dan kewajiban yang lebih baik

Metode ini memungkinkan pemantauan yang lebih baik terhadap aset dan kewajiban perusahaan, termasuk aset yang belum direalisasi dan kewajiban yang belum dibayarkan.

3. Informasi lebih informatif

Laporan keuangan yang disusun dengan metode akrual memberikan informasi yang lebih informatif dan rinci, yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

4. Konsistensi dengan prinsip akuntansi

Accrual basis accounting konsisten dengan prinsip akuntansi yang umum diterima, seperti prinsip penghasilan yang berhasil dan prinsip kewajiban yang muncul, yang merupakan pedoman penting dalam penyusunan laporan keuangan yang adil dan akurat.

5. Cocok untuk bisnis yang kompleks

Metode ini cocok untuk bisnis yang memiliki transaksi yang kompleks, banyak pelanggan dan pemasok, serta operasi yang melibatkan pendapatan dan pengeluaran dalam periode waktu yang berbeda.

Kekurangan accrual basis

1. Kompleksitas pencatatan

Pencatatan transaksi dalam akuntansi berbasis akrual bisa lebih kompleks daripada akuntansi berbasis kas karena melibatkan pemahaman tentang prinsip akrual dan penyesuaian akhir periode.

2. Kesulitan manajemen kas

Bisnis mungkin mengalami kesulitan dalam manajemen kas sehari-hari karena pendapatan dan pengeluaran tidak selalu sejalan dengan aliran kas.

3. Kemungkinan keuntungan yang tidak tersedia

Meskipun bisnis telah mencatat pendapatan yang belum diterima, uang tunai mungkin belum diterima. Ini dapat mengakibatkan keuntungan yang belum tersedia untuk digunakan dalam operasi bisnis.

4. Pajak yang lebih tinggi

Kadang-kadang, bisnis yang menggunakan metode akrual dapat mengalami pajak yang lebih tinggi karena pendapatan diakui sebelum uang tunai diterima. Hal ini dapat mempengaruhi aliran kas perusahaan.

5. Kesulitan dalam bisnis kecil

Bisnis kecil dengan sumber daya terbatas mungkin mengalami kesulitan dalam menerapkan akuntansi berbasis akrual karena kompleksitasnya.

Tabel perbedaan cash basis dan accrual basis

Guna mempermudah pemahaman Anda mengenai perbedaan cash basis dan accrual basis, Anda dapat melihat tabel berikut:

Cash basis vs accrual basis: mana yang terbaik untuk Anda? 

Metode akuntansi terbaik untuk bisnis Anda tergantung pada beberapa faktor. Secara umum, akuntansi berbasis kas baik digunakan pada bisnis kecil dan bisnis yang tidak memiliki inventaris sebagai bagian dari operasi. 

Sebaliknya, bisnis besar dan bisnis yang berbasis inventaris sebaiknya memilih akuntansi berbasis akrual. Bisnis kecil yang diharapkan tumbuh juga mungkin ingin memulai dengan akuntansi berbasis akrual agar mereka siap untuk kebutuhan akuntansi di masa depan.

Tergantung pada jenis bisnis Anda, berapa banyak uang yang Anda hasilkan, dan jenis penjualan yang Anda lakukan. Di beberapa perusahaan, dari Dirjen Pajak juga diharuskan untuk menggunakan metode akuntansi tertentu. 

Basis kas dan basis akrual memiliki kelebihan dan kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya sehingga dapat Anda gunakan sebagai pertimbangkan sebelum menggunakannya. 

Contoh cash basis dan accrual basis

Sebuah bisnis retail yang tergolong kecil memiliki transaksi pada bulan September sebagai berikut:

• Pembelian persediaan Rp5.000.000
• Membayar beban lain lain sebesar Rp300.000
• Menerima bill untuk perawatan gedung sebesar Rp500.000
• Penjualan sebesar Rp8.000.000
• Mengirimkan invoice order kepada customer sebesar Rp2.000.000

Kesimpulan

Pemilihan antara metode akuntansi berbasis kas dan berbasis akrual adalah keputusan penting dalam dunia bisnis. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, serta implikasi fiskal yang perlu diperhatikan. 

Untuk bisnis kecil yang sederhana, berbasis kas mungkin menjadi pilihan yang lebih mudah dipahami. Namun, bisnis yang lebih besar, beroperasi dengan kompleksitas yang tinggi, atau yang memiliki ambisi pertumbuhan besar, dapat mendapatkan manfaat signifikan dari berbasis akrual.

Selain itu, untuk membantu mempermudah pemilihan metode akuntansi dan memastikan pengelolaan keuangan yang lebih efisien, teknologi hadir sebagai sekutu penting. 

Software akuntansi modern seperti Impact Accounting memberikan solusi yang dapat mengakomodasi baik berbasis kas maupun berbasis akrual, serta menyediakan berbagai fitur yang membantu dalam melacak pendapatan, pengeluaran, dan laporan keuangan yang akurat. 

Software akuntansi ini memiliki beragam fitur yang dapat meningkatkan keakuratan data keuangan, seperti:

• Otomatisasi proses bisnis dari jurnal penjualan, pembelian, inventory, payroll, hingga rekonsiliasi bank
• Mengatur anggaran, pajak, eFaktur dengan mudah dan otomatis (PPh 21, 22, 23, 25, PPN, dll.)
• Laporan keuangan secara real-time

Selain mengolah berbagai jenis laporan keuangan, kelebihan lain dari Impact Accounting yang dapat diperoleh secara komprehensif bersamaan dengan berlangganan ERP. Anda juga dapat mengajukan permintaan untuk menambahkan modul mulai dari 250K.

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!