Chapter 3: 4 Faktor Keberhasilan Transformasi Digital

Menurut sebuah studi McKinsey, lebih dari 70% dari semua transformasi digital gagal. Tingkat keberhasilan bervariasi menurut industri dan ukuran perusahaan. Industri yang paham digital (seperti teknologi tinggi, media, dan telekomunikasi) memiliki tingkat keberhasilan 24%, sedangkan perusahaan tradisional hanya memiliki tingkat keberhasilan 4-11%. Perusahaan dengan karyawan kurang dari 100 memiliki kemungkinan 2.7x lebih besar untuk melaporkan transformasi digital yang sukses dibandingkan perusahaan dengan lebih dari 50.000 karyawan.

Singkatnya, semakin banyak perusahaan Anda menggunakan teknologi, dan semakin kecil perusahaan Anda, semakin besar kemungkinan Anda akan berhasil dalam transformasi digital. Lihat di bawah untuk faktor keberhasilan transformasi digital menurut McKinsey.

Ada banyak alasan mengapa transformasi digital gagal, tetapi menurut Harvard Business Review, semuanya bermuara pada talenta.

“Satu-satunya langkah terpenting dalam transformasi digital adalah mengumpulkan tim yang tepat yang dapat bekerja sama dan seorang pemimpin yang kuat yang dapat membawa perubahan”

Ada 4 bidang utama di mana tim ini harus memiliki keterampilan dan memfokuskan upaya mereka, yaitu teknologi, data, proses, dan kemampuan perubahan organisasi.

Teknologi

Ketika teknologi menjadi lebih mudah digunakan, memahami bagaimana teknologi tertentu berkontribusi pada peluang transformasional, mengadaptasi teknologi itu dengan kebutuhan spesifik bisnis, dan mengintegrasikannya dengan sistem yang ada sangatlah kompleks. Anda membutuhkan orang-orang yang memiliki kedalaman dan keluasan teknologi, dan kemampuan untuk bekerja bahu-membahu dengan bisnis.

Beberapa masalah umum adalah:

1. Tidak memiliki teknologi yang terintegrasi
2. Memilih tim teknologi yang salah untuk pekerjaan tersebut
3. Menerapkan teknologi baru ke proses yang rusak/buruk
4. Meremehkan biaya dan kompleksitas

McKinsey menyarankan tiga hal:

1. Memiliki pemimpin yang paham digital
2. Berinvestasi dalam talenta digital
3. Tingkatkan teknologi Anda

Memiliki Pemimpin Yang Paham Digital

Sebagian besar perusahaan yang berhasil dalam transformasi digital memiliki pemimpin baru yang akrab dengan teknologi digital yang bergabung dengan tim manajemen untuk mengatasi masalah tersebut. Perusahaan yang melibatkan Chief Digital Officer memiliki kemungkinan 1,6 kali lebih besar untuk berhasil dalam transformasi digital.

Untuk memastikan transformasi digital menerima komitmen yang cukup, penting juga untuk memiliki orang-orang dalam peran khusus transformasi, seperti pemimpin inisiatif individu, manajemen program, dan kantor transformasi yang berdedikasi penuh waktu untuk upaya transformasi.

Berinvestasi Dalam Talenta Digital

Melibatkan integrator full-time sangat penting untuk menjembatani potensi kesenjangan antara bagian tradisional dan digital dari bisnis. Integrator adalah orang yang menerjemahkan dan mengintegrasikan metode dan proses digital baru ke dalam cara kerja yang ada. Karena mereka biasanya memiliki pengalaman di sisi bisnis dan juga memahami aspek teknis dan potensi bisnis dari teknologi digital, integrator dilengkapi dengan baik untuk menghubungkan bagian tradisional dan digital dari bisnis dan membantu menumbuhkan kemampuan internal yang lebih kuat di antara rekan kerja.

Melibatkan manajer inovasi teknologi full-time juga penting untuk alasan yang sama. Manajer inovasi teknologi memiliki keterampilan teknis khusus dan memimpin pekerjaan pada inovasi digital perusahaan.

Tingkatkan Teknologi Anda

Menurut survei McKinsey, ada 3 faktor keberhasilan transformasi digital:

1. Mengadopsi digital tools atau platform digital untuk membuat informasi lebih mudah diakses di seluruh organisasi (2.1x lebih mungkin untuk transformasi yang sukses)
2. Menerapkan teknologi layanan mandiri digital (self-serve) untuk digunakan oleh karyawan, mitra bisnis, atau kedua kelompok (kemungkinan 2.0x lebih besar untuk transformasi yang berhasil)
3. Ubah prosedur operasi standar untuk memasukkan teknologi baru (1.8x lebih mungkin untuk transformasi yang sukses)

Banyak pebisnis telah kehilangan kepercayaan pada kemampuan departemen TI mereka untuk mendorong perubahan besar, karena banyak fungsi TI yang hanya berfokus pada memastikan perangkat lunak dan perangkat keras berfungsi. Namun, transformasi digital harus menggabungkan departemen TI mereka, jadi membangun kembali kepercayaan sangat penting. Ini berarti bahwa teknologi harus memberikan, dan menunjukkan, nilai bisnis di setiap inovasi teknologi.

Dengan demikian, pemimpin domain/area teknologi harus menjadi komunikator yang hebat, dan mereka harus memiliki kepekaan strategis untuk membuat pilihan teknologi yang menyeimbangkan inovasi dan berurusan dengan utang teknis.

Data

Sebagian besar data di beberapa perusahaan saat ini tidak memenuhi standar dasar:

1. Perusahaan mengumpulkan data internal yang tidak pernah (dan tidak akan pernah) digunakan
2. Perusahaan tidak mengumpulkan cukup data eksternal untuk membuat keputusan bisnis yang baik
3. Perusahaan tidak menganalisis data yang tersedia saat ini
4. Perbedaan data dari departemen yang berbeda tidak terintegrasi

Sebagian besar perusahaan tahu data itu penting dan mereka tahu kualitas data mereka saat ini buruk, namun mereka tidak menempatkan peran dan tanggung jawab yang tepat. Mereka sering menyalahkan departemen TI mereka atas semua kegagalan ini. Dengan gagal melakukannya, mereka menyia-nyiakan sumber daya yang sangat besar.

Agar perusahaan mendapatkan kualitas data dan analitik yang lebih baik, mereka sebaiknya:

1. Buat rencana tentang data apa yang dibutuhkan sekarang dan data apa yang akan mereka butuhkan setelah transformasi
2. Meyakinkan orang-orang di garis depan untuk bertanggung jawab atas data pelanggan dan yang membuat data
3. Tingkatkan proses kerja dan tugas yang membantu frontliner membuat data secara akurat

Di luar faktor-faktor ini, peningkatan pengambilan keputusan berbasis data dan penggunaan alat interaktif yang terlihat juga dapat melipatgandakan kemungkinan keberhasilan transformasi.

Proses

Menurut Harvard Business Review, transformasi membutuhkan:

1. Pola pikir ujung ke ujung
2. Pemikiran berulang atau cara untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
3. Koneksi aktivitas kerja yang mulus
4. Kemampuan dalam mengelola departemen untuk maju terus ke depan

Oleh karena itu, masuk akal untuk mengubah dan mengoptimalkan proses.

Namun, pemikiran hierarkis tradisional membuatnya sulit. Oleh karena itu, seringkali, transformasi direduksi menjadi serangkaian peningkatan bertahap — penting dan bermanfaat, tetapi tidak benar-benar transformatif.

Beberapa masalah umum adalah:

1. Menerapkan teknologi baru ke dalam sistem dan proses yang rusak/buruk karena keengganan orang untuk berubah
2. Tidak fleksibel tentang sistem dan proses untuk menyesuaikan diri dengan teknologi baru

Banyak perusahaan gagal dalam transformasi digital mereka karena keengganan mereka untuk mengubah prosedur operasi standar mereka agar sesuai dengan teknologi baru yang mereka adopsi.

Saat membangun talenta di area ini, carilah kemampuan untuk:

1. Sejajarkan departemen untuk meningkatkan proses yang ada dan merancang yang baru
2. Rasa strategis untuk mengetahui kapan peningkatan proses inkremental cukup dan kapan rekayasa ulang proses radikal diperlukan

Menurut McKinsey, mendefinisikan kembali peran dan tanggung jawab individu sangat penting untuk menyelaraskan tujuan mereka dengan tujuan transformasi (1.5x lebih mungkin). Dengan demikian, ini membantu memperjelas peran dan kemampuan yang dibutuhkan perusahaan.

Keberhasilan juga lebih mungkin terjadi ketika organisasi meningkatkan perencanaan tenaga kerja dan pengembangan bakat mereka seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Selama perekrutan, menggunakan pendekatan yang lebih luas juga mendukung keberhasilan. Taktik perekrutan tradisional, seperti posting pekerjaan ke publik dan rujukan dari karyawan saat ini, tidak memiliki efek yang jelas pada kesuksesan, tetapi metode yang lebih baru atau lebih tidak biasa melakukannya. Keberhasilan setidaknya dua kali lebih mungkin terjadi di organisasi yang menjalankan kampanye perekrutan inovatif.

Kemampuan Perubahan Organisasi

Kemampuan perubahan organisasi mengacu pada kemampuan untuk memperkenalkan perubahan ke perusahaan.

Beberapa masalah umum di antaranya::

1. Proses orientasi yang buruk
2. Daya tahan orang terhadap perubahan
3. Gagal menetapkan tujuan transformasi digital yang jelas
4. Miskomunikasi tujuan
5. Tidak mengoordinasikan tujuan lintas tim
6. Kurangnya komitmen
7. Tidak memiliki keterampilan yang tepat
8. Melebih-lebihkan manfaat dan meremehkan biaya

Beberapa keterampilan yang dibutuhkan adalah:

1. Kemampuan untuk mendengarkan dan berkomunikasi dengan jelas dan efektif
2. Kecerdasan emosional tingkat tinggi
3. Keterampilan organisasi yang kuat
4. Keterampilan berorientasi pada detail, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan
5. Mendelegasikan tanpa mikro-manajemen
6. Kepemimpinan, kerja tim, keberanian

Perubahan Budaya

Menurut McKinsey, transformasi digital memerlukan perubahan budaya dan perilaku seperti pengambilan risiko yang diperhitungkan, peningkatan kolaborasi, dan customer centricity. Ada dua cara untuk memberdayakan karyawan untuk menerima perubahan ini.

Cara pertama adalah melalui mekanisme formal, termasuk membangun praktik (seperti pembelajaran berkelanjutan atau lingkungan kerja terbuka) dan membiarkan karyawan menghasilkan ide-ide mereka sendiri (1.4x lebih mungkin untuk transformasi yang sukses).

Cara kedua adalah dengan memastikan bahwa orang-orang yang sebagai peran kunci berperan dalam memperkuat perubahan. Hal ini termasuk:

1. Pemimpin senior dan pemimpin transformasi harus mendorong karyawan untuk menantang cara kerja lama (1.5x untuk pemimpin senior dan 1.7x untuk tim transformasi)
2. Pemimpin senior dan transformasi harus mendorong karyawan untuk bereksperimen dengan ide-ide baru (misalnya, melalui prototipe cepat dan memungkinkan karyawan untuk belajar dari kegagalan mereka)
3. Pemimpin senior dan pemimpin transformasi harus memastikan kolaborasi dengan unit lain selama transformasi (masing-masing 1.6x dan 1.8x.

Komunikasi

Komunikasi yang jelas sangat penting selama transformasi digital seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Ada beberapa faktor kunci:

1. Memiliki target yang jelas untuk indikator kinerja utama organisasi dan komunikasi yang jelas tentang garis waktu transformasi (kemungkinan 2x lebih besar)
2. Komunikasikan perubahan cerita yang membantu karyawan memahami ke mana arah organisasi, mengapa berubah, dan mengapa perubahan itu penting (3x lebih mungkin). Semakin kaya ceritanya, semakin besar kemungkinan perusahaan akan sukses.
3. Pemimpin senior harus menumbuhkan rasa urgensi untuk membuat perubahan transformasi di dalam unit mereka

Harvard Business Review menemukan bahwa mereka yang tertarik pada teknologi, data, dan proses cenderung kurang merangkul sisi manusia dari perubahan. Sangat disarankan agar orang-orang yang memiliki perpaduan keterampilan bisnis dan teknologi dimasukkan ke dalam tim transformasi.

Ringkasan

Teknologi, data, proses, dan kemampuan perubahan organisasi bekerja sama. Teknologi adalah mesin transformasi digital, data adalah bahan bakar, proses adalah sistem panduan, dan kemampuan perubahan organisasi adalah landasannya. Anda membutuhkan semuanya, dan mereka harus berfungsi dengan baik bersama-sama.

Masalah di satu area akan membawa masalah ke area lain, tetapi Anda tidak bisa menyalahkan satu area atas kegagalan di area lain (walaupun mungkin benar). Solusi terbaik melibatkan empat bekerja bersama-sama.

Sulit bagi para pemimpin bisnis untuk melihat potensi penuh dari transformasi digital karena kurangnya pemahaman dari setiap area, yang merupakan salah satu faktor penyebab banyak transformasi digital yang gagal. Itulah sebabnya kami merekomendasikan memiliki bakat/keunggulan di setiap bidang.

Terakhir, pengerjaan teknologi, data, dan proses harus berjalan dalam urutan yang sesuai. Untuk sebagian besar perusahaan, kami akan merekomendasikan hal berikut:

Proses → data → Teknologi

Tidak ada gunanya mengotomatisasi proses yang rusak, jadi perbaiki proses didahulukan (sebagian besar waktu). Kemudian Anda harus jelas data apa yang perlu dianalisis, dan data apa yang tidak penting. Kemudian Anda memilih teknologi yang tepat untuk kebutuhan Anda.

Meskipun itu adalah urutan yang disarankan, Anda tetap harus fleksibel. Sering kali, teknologi yang Anda pilih tidak dapat mengikuti proses Anda atau mengumpulkan data yang Anda inginkan, dalam hal ini Anda harus bersedia melakukan sedikit penyesuaian. Hal umum juga bahwa proses yang dapat didukung oleh teknologi Anda lebih masuk akal daripada proses yang semula Anda anggap ideal. Jadi berpikir terbukalah tentang hal itu.

Pada akhirnya, transformasi digital harus difokuskan pada masalah yang paling dibutuhkan perusahaan Anda. Misalnya, jika fokus Anda adalah membenahi akuntansi, maka talenta data dan proses seharusnya memiliki keahlian akuntansi. Jika fokus Anda adalah membenahi sumber daya manusia (human resources), maka talenta data dan proses harus memiliki keahlian SDM. Yang terpenting, mereka harus sukses di masa lalu dalam menciptakan dan melaksanakan segala jenis transformasi berbasis teknologi.

Baca juga: Apa itu ERP? Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macam Modul ERP