20 Pertanyaan untuk Ditanyakan Ketika Tim Anda Stagnan

Apakah tim Anda mengalami stagnasi, hambatan, atau merasa kurang segar? Apakah Anda terjebak dalam rutinitas yang tidak lagi efektif? 

Jangan khawatir, setiap tim membutuhkan penyegaran dari waktu ke waktu, bahkan dalam situasi yang tenang. Dan dalam kondisi yang sudah berubah, menghadapi pengaturan kerja hybrid dan kembali ke kantor, melakukan perubahan pada tim Anda mungkin lebih mudah daripada yang Anda kira.

Langkah pertama adalah merenungkan apa yang membuat tim Anda merasa tidak nyaman. Anda dapat memikirkannya dalam dua kategori besar. Pertama, apakah ada masalah yang membuat tim kehilangan fokus dan arah tujuan? 

Jika demikian, maka perubahan yang diperlukan berfokus pada penataan ulang strategi. Kemungkinan lainnya (atau mungkin keduanya) adalah tim Anda tidak lagi merasa seperti tim yang solid. Mungkin anggota tim merasa terisolasi, merasa kurang diakui, atau merasa frustrasi sehingga bahkan masalah kecil bisa memicu konflik. 

Jika ini terjadi, perubahan yang diperlukan adalah dalam menghidupkan kembali dinamika tim Anda. Berikut adalah cara untuk menavigasi kedua pendekatan ini:

Penataan ulang tim

Ada dua alasan mengapa Anda harus memprioritaskan penataan kembali daripada revitalisasi saat menghadapi disfungsi tim. Pertama, banyak masalah kepercayaan dalam tim sebenarnya berasal dari ketidaksesuaian dalam tujuan, prioritas, atau harapan, bukan semata-mata masalah antarpribadi. Dengan menjernihkan kesalahpahaman ini, Anda dapat menyelesaikan konflik yang ada.

Alasan kedua adalah penataan kembali memungkinkan Anda untuk mengaitkan perubahan dengan faktor eksternal daripada perilaku individu, yang cenderung memicu reaksi defensif. Ketika Anda melakukan penataan kembali, pendekatan Anda tidak bersifat menilai atau menyalahkan pihak tertentu, tetapi lebih tentang melihat bagaimana tim perlu beradaptasi untuk mengatasi peluang dan risiko yang muncul. 

Berikut beberapa poin penting dalam proses penataan kembali. Pilih salah satu yang paling sesuai dengan situasi tim Anda.

Reset mandat tim Anda

Pertanyaan-pertanyaan untuk refleksi ketika tim Anda berhenti berkembang.

• Tren eksternal apa yang mengharuskan kita untuk beradaptasi? Perubahan apa yang paling menonjol di lingkungan eksternal, dan bagaimana perubahan itu mengubah konteks tim Anda? Misalnya, jika Anda adalah tim content marketing, bagaimana dampak teknologi atau inovasi baru, seperti ChatGPT, dapat mengubah peran dan nilai tim kami?
• Bagaimana perubahan dalam strategi perusahaan memengaruhi peran Anda? Apakah organisasi Anda memiliki visi, strategi, atau KPI baru yang mengubah apa yang perlu disampaikan oleh tim Anda? Misalnya, jika Anda adalah tim SDM, apakah membuka kantor di Eropa memerlukan kemampuan atau aktivitas baru?
• Bagaimana nilai Anda dalam organisasi berkembang? Saat organisasi tumbuh dan berubah, peran tim dapat berkembang. Bagaimana perubahan dalam struktur organisasi Anda mengharuskan Anda untuk memfokuskan kembali? Misalnya, bagaimana Anda akan menyesuaikan penawaran jika Anda adalah tim R&D yang sekarang mendukung dua unit, bukan satu?

Reset tujuan tim Anda

Jika mandat Anda mengalami perubahan, penting untuk meninjau ulang tujuan Anda. Namun, bahkan jika mandat tetap sama, ada kemungkinan bahwa tujuan perlu diperbarui. Oleh karena itu, pertimbangkan hal ini sebagai dorongan untuk menyegarkan pandangan dan mempertimbangkan perpindahan target.

• Bagaimana Anda meneruskan hasil sebelumnya? Apa yang Anda capai di kuartal terakhir, dan bagaimana hal itu mengubah lintasan yang Anda inginkan untuk beberapa kuartal berikutnya? Jika Anda telah mencapai tujuan Anda, apakah itu cukup ambisius? Di sisi lain, jika Anda terus-menerus gagal, apakah Anda perlu menurunkan target atau berisiko membuat semua orang kehilangan semangat?
• Bagaimana faktor eksternal akan mempengaruhi tujuan Anda? Apakah ada hal eksternal yang mungkin menyarankan perubahan tujuan? Misalnya, apakah Anda perlu meredam ekspektasi sehubungan dengan penurunan ekonomi, tumpukan rantai pasokan, atau kekurangan tenaga kerja? Di sisi lain, jika tim Anda mendapat manfaat dari kemajuan teknologi baru, dapatkah Anda mencapai lebih dari yang direncanakan?
• Apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan tindakan Anda? Apakah tujuan Anda tidak jelas, atau apakah metrik Anda samar-samar? Cara tercepat Anda untuk meningkatkan penyelarasan mungkin dengan memperketat definisi atau mengubah metrik Anda, membuatnya lebih jelas apakah Anda mendapatkan daya tarik.

Reset strategi dan taktik

Setiap perubahan berdasarkan mandat atau tujuan Anda akan memerlukan pemeriksaan ulang strategi Anda. Namun, jangan hanya membatasi penyegaran strategi pada situasi di mana target telah berpindah; pertimbangkanlah bahwa adanya kemungkinan baru dapat menjadi peluang untuk melakukan reset kapan saja.

• Apakah strategi Anda selaras dengan mandat Anda? Jika mandat atau tujuan Anda telah bergeser, bagaimana strategi Anda harus berubah sebagai tanggapan? Misalnya, jika tim Anda ditugaskan untuk menambahkan layanan profesional ke penawaran perangkat lunak Anda, apa yang diperlukan untuk membuat model bisnis itu berhasil?
• Di mana Anda membutuhkan taktik yang direvisi? Jika Anda masih bekerja menuju tujuan yang ada, apa yang berhasil, dan di mana Anda dapat mengubah taktik Anda? Sebaliknya, apa yang perlu Anda tinggalkan? Di mana Anda bisa menggandakan?
• Kontingensi apa yang mungkin muncul? Bahkan jika Anda tetap berpegang pada mandat, sasaran, strategi, dan taktik yang ada, Anda dapat mengatur ulang dengan mempertimbangkan skenario baru dan menyiapkan rencana darurat Anda. Asumsi apa yang tertanam dalam rencana Anda saat ini? Apa yang akan meniadakan asumsi tersebut? Apa yang akan menjadi indikator utama bahwa ada sesuatu yang berubah?

Reset peran Anda

Kemungkinan tim Anda berada di jalur yang benar, namun belum mengoptimalkan energi dan bakat dari setiap anggota tim. Oleh karena itu, pertimbangkanlah pertanyaan-pertanyaan mengenai akuntabilitas individu.

• Apakah setiap orang membutuhkan perubahan peran? Apakah ada perubahan peran atau tanggung jawab yang akan membuat orang-orang di tim Anda lebih efektif? Apakah Anda perlu mengubah portofolio seseorang? Bisakah Anda mengguncang siapa dalam peran apa untuk keuntungan multi-keterampilan, pengembangan, atau suksesi? Siapa yang mungkin disegarkan kembali oleh tantangan baru?
• Bagaimana Anda bisa membuat akuntabilitas lebih mudah? Apakah ada peluang untuk menyempurnakan tanggung jawab orang agar lebih menarik? Apakah ada tempat di mana tanggung jawab bersama menipiskan rasa tanggung jawab orang? Bagaimana Anda dapat meningkatkan penyelarasan, efisiensi, dan efektivitas dengan menjelaskan siapa yang memiliki keputusan yang mana?

Salah satu cara paling konstruktif dalam mengatur ulang tim adalah dengan memusatkan kembali pada tujuan organisasi, kepercayaan kolega, dan kebutuhan pelanggan terhadap Anda. Membangkitkan semangat tim dan mengingatkan mereka mengenai tujuan yang diupayakan adalah langkah awal yang tepat untuk memulai proses ini.

Revitalisasi

Jenis reset kedua adalah merevitalisasi dinamika tim Anda. Apakah Anda merasa telah berubah dari tim yang solid menjadi sekadar kumpulan orang yang longgar, di mana keseluruhan tidak lebih dari jumlah dari bagian-bagiannya? Atau lebih buruk lagi, apakah tim Anda menghadapi ketidakpercayaan atau konflik tidak sehat yang membuat kerja sama tim terasa negatif? 

Dalam hal ini, pengaturan ulang diperlukan untuk lebih fokus pada apa yang perlu dilakukan oleh tim Anda dan bagaimana cara melakukannya.

Reset kebiasaan komunikasi Anda

Seiring berjalannya waktu, tim bisa saja mengalami kecenderungan menjadi malas dan terjerumus dalam pola komunikasi yang melemahkan hubungan. Dengan meninjau kembali kebiasaan komunikasi, Anda dapat membantu tim untuk kembali terhubung dengan lebih baik.

• Bisakah Anda mengatur ulang saluran komunikasi Anda? Apakah Anda menggunakan mode komunikasi tertentu yang tidak dioptimalkan untuk konten? Misalnya, jika Anda menggunakan Zoom untuk memberi informasi dan mengirim email untuk berdebat, Anda melakukannya secara terbalik. Bisakah Anda menggunakan sarana komunikasi yang lebih kaya untuk konten yang lebih baru, diskusi yang kontroversial, dan peserta yang tidak dikenal? Bisakah Anda mengirim item informasi ke email?
• Apa yang menjamin komunikasi sinkron? Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata orang memiliki jam rapat lebih dari dua kali lipat dibandingkan sebelum pandemi. Jenis informasi apa yang dapat Anda bagikan secara asinkron untuk memungkinkan orang lebih mengontrol jadwal mereka?
• Bagaimana Anda bisa menerapkan periode blackout? Selain banjir pertemuan, kebanyakan orang juga dibanjiri oleh email. Bagaimana tim Anda dapat memberlakukan periode blackout di mana orang dapat mematikan notifikasi dan bekerja tanpa kewajiban komunikasi? Bagaimana Anda dapat meningkatkan peluang bagi orang untuk bekerja tanpa gangguan?

Reset meeting Anda

• Bagaimana Anda bisa mengoptimalkan meeting Anda? Rapat cenderung lebih efektif bila memiliki konten yang homogen. Bisakah Anda membersihkan struktur rapat Anda untuk memisahkan konten yang memerlukan pola pikir dan perilaku yang berbeda?
• Apakah daftar peserta perlu diubah? Salah satu cara untuk mengatur ulang percakapan adalah dengan mengubah siapa yang menjadi pihak di dalamnya. Apakah sudah waktunya untuk keluar dari beberapa rapat dan membiarkan tim Anda mengambil kendali? Akankah suara dan perspektif baru membawa konflik yang produktif?
• Apakah Anda perlu mempersiapkan diri dengan lebih baik? Rapat yang tidak efisien adalah rapat yang menyebalkan. Bagaimana Anda dapat menggunakan dokumen primer yang lebih baik untuk mempersiapkan anggota tim agar berkontribusi dengan cara yang berbasis bukti dan bijaksana.

Reset dinamika tim Anda

• Apa yang akan menjadi aturan dasar baru Anda? Mungkin Anda memiliki aturan dasar dan berhenti menghormatinya, atau Anda tidak pernah memilikinya. Perilaku apa yang telah Anda toleransi yang perlu dihentikan? Apa yang akan menjadi tambahan yang disambut baik? Meninjau kembali prinsip bagaimana anggota tim berperilaku dapat menjadi cara terbaik untuk mengatur ulang.
• Bagaimana Anda bisa menyelesaikan konflik hutang? Jika tim Anda telah menghindari percakapan yang sulit tentang prioritas dan pertukaran atau kepercayaan dan rasa tidak hormat, Anda perlu mengungkap masalahnya secara terbuka untuk melampauinya.
• Kegiatan apa yang akan menumbuhkan wawasan satu sama lain? Jika dinamika tim Anda menderita, Anda mungkin ingin meminta bantuan dari luar untuk aktivitas pengembangan tim formal. Misalnya, alat psikometrik atau pembinaan kelompok dapat memupuk kepercayaan dan mempromosikan keterusterangan.

Kesimpulan

Jika tim Anda telah mencapai banyak hal tetapi ternyata lebih sulit daripada yang seharusnya, pertanyaan berikut ini akan memulai dinamika tim yang baru, lebih sehat, dan lebih bahagia.

Selanjutnya, ketika Anda merefleksikan kembali pengaturan tim Anda, saat ini adalah waktu yang tepat untuk mempertimbangkan apakah Anda perlu mengatur ulang pendekatan Anda sendiri. Misalnya, apakah pekerjaan mulai memakan lebih banyak waktu dan energi daripada yang sehat? Apakah Anda terlalu banyak menanggung tanggung jawab dan kurang mendelekasikan tugas kepada anggota tim? 

Hal Ini juga merupakan kesempatan sempurna untuk mempertimbangkan pengaturan ulang dalam peran kepemimpinan Anda.